В практике кадрового делопроизводства часто возникают ситуации, когда сотрудник, изначально переведенный на другую должность временно, остается на ней на постоянной основе; Это может произойти по соглашению сторон, при истечении срока замещения отсутствующего работника или по иным причинам. Ключевым вопросом для специалиста по кадрам в этот момент становится правильное документальное оформление и внесение соответствующих записей в трудовую книжку.

В данной статье мы подробно разберем алгоритм действий работодателя, требования законодательства (в частности, Приказа Минтруда России № 320н) и особенности заполнения как бумажных, так и электронных трудовых книжек.

Нормативная база и общие принципы

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ и пункту 10 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утвержденного Приказом Минтруда России от № 320н), в трудовую книжку вносятся сведения только о постоянных переводах работника. Записи о временных переводах в трудовую книжку не вносятся.

Из этого следует важный вывод: если временный перевод стал постоянным, в трудовую книжку вносится одна итоговая запись о постоянном переводе. Отдельной записи о том, что перевод был временным, делать не нужно, так как ранее она не вносилась.

Алгоритм оформления документов

Прежде чем делать запись в трудовой книжке, необходимо правильно оформить кадровые документы. Процесс состоит из следующих этапов:

1. Соглашение сторон или заявление. Необходимо зафиксировать волеизъявление сторон (работодателя и работника) о том, что временный характер работы меняется на постоянный. Это может быть дополнительное соглашение к трудовому договору или заявление работника с резолюцией руководителя.
2. Издание приказа. Работодатель издает приказ (распоряжение) о признании временного перевода постоянным.
   • Форма приказа произвольная.
   • В тексте приказа обязательно указываются реквизиты предыдущего документа, на основании которого осуществлялся временный перевод.
   • Указывается причина изменения статуса перевода (например, «по соглашению сторон» или «в связи с истечением срока замещения»).
   • Фиксируется дата, с которой перевод считается постоянным (обычно это дата начала временного перевода).
3. Ознакомление. Работник должен быть ознакомлен с приказом под роспись.

Правила внесения записи в бумажную трудовую книжку

Запись вносится в раздел «Сведения о работе». Важно помнить, что мы фиксируем факт постоянного перевода, который юридически оформляется сейчас, но его действие часто распространяется на прошлый период.

Порядок заполнения граф:

• Графа 1 (№ записи): Ставится порядковый номер записи в данном разделе.
• Графа 2 (Дата): Вносится дата фактического начала работы в новой должности (дата начала временного перевода). Именно с этой даты перевод считается постоянным.
• Графа 3 (Сведения о приеме на работу, переводе…): Делается запись следующего содержания:
  
  «Переведен на должность [название должности] [название отдела/структурного подразделения]».
  
  Указывать в этой графе фразу «временный перевод стал постоянным» не требуется, достаточно констатации факта перевода на должность.
• Графа 4 (Документ-основание): Указываются дата и номер приказа о признании временного перевода постоянным (того самого, который издается текущей датой).
  
  Важно: Хотя в графе 2 стоит дата из прошлого, в графе 4 указывается реквизит текущего приказа, который узаконил постоянство перевода.

Образец записи

Представим ситуацию: Иванов И.И. был временно переведен на должность менеджера (приказ № 5-к). стороны договорились сделать этот перевод постоянным, издан приказ № 45-к.

Примечание: В графе 2 указана дата начала фактической работы , а в графе 4, реквизиты приказа, который оформил постоянство перевода (от ).

Отражение в электронной трудовой книжке (ЕФС-1)

С переходом на электронные трудовые книжки и форму ЕФС-1, правила остаются логически теми же, но меняются технические детали подачи сведений в Социальный фонд России (СФР).

В случае признания временного перевода постоянным, работодатель обязан представить форму ЕФС-1 (подраздел 1.1 «Прием, перевод, увольнение»).

Правила заполнения формы ЕФС-1:

• Код мероприятия: Указывается код перевода (ПРВ).
• Дата события: В поле «Дата» указывается дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом (аналогично графе 2 бумажной книжки).
• Должность: Указывается новая должность, на которую работник переведен постоянно.
• Основание: В соответствующих полях указываются реквизиты приказа о признании перевода постоянным.

Отчет необходимо сдать не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о признании перевода постоянным.

Частые ошибки и важные нюансы

Чтобы избежать проблем при проверках и вопросов от пенсионного фонда, избегайте следующих ошибок:

1. Запись о временном переводе. Никогда не вносите в трудовую книжку запись о временном переводе в момент его начала. В книжке фиксируются только постоянные изменения. Если вы ошибочно внесли запись «переведен временно», ее придется признавать недействительной.
2. Неверная дата в графе 2. Часто кадровики ставят текущую дату (дату оформления постоянства) в графу 2. Это ошибка. Дата в графе 2 должна совпадать с датой начала фактической работы на новой должности (датой начала временного перевода), чтобы непрерывность стажа и правильность исчисления пенсии не были нарушены.
3. Отсутствие приказа-основания. Без приказа, который связывает временный период с постоянным статусом, запись в трудовой книжке будет считаться необоснованной.

Процедура оформления временного перевода, ставшего постоянным, требует внимательности к датам. Главное правило: в трудовой книжке (как бумажной, так и электронной) отражается только факт постоянного перевода. Датой перевода считается день начала фактической работы на новой должности, а основанием — приказ, изданный в момент принятия решения о постоянстве перевода. Соблюдение этих правил гарантирует корректность трудового стажа сотрудника и соответствие требованиям законодательства РФ.