Смерть сотрудника — трагическое событие‚ требующее от работодателя не только человеческого сочувствия‚ но и строгого соблюдения законодательных норм․ Одной из ключевых задач в такой ситуации является правильное оформление и выдача трудовой книжки умершего работника его родственникам․ В этой статье мы подробно разберём‚ как правильно составить заявление на выдачу трудовой книжки по смерти сотрудника‚ какие документы нужны‚ как оформить выдачу и какие ошибки следует избегать․
Почему важно оформить выдачу трудовой книжки?
Трудовая книжка — это официальный документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника․ После его смерти она становится важным юридическим инструментом для родственников‚ которые могут использовать её для:
- Получения страховых выплат (в т․ч․ по программе обязательного пенсионного страхования);
- Оформления пособия на погребение;
- Подтверждения стажа для назначения пенсии по потере кормильца;
- Разрешения наследственных споров․
Согласно п․ 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв․ Постановлением Правительства РФ от № 225)‚ трудовая книжка‚ не полученная работником при увольнении‚ в случае его смерти выдается его родственнику по письменному заявлению․
Кто имеет право получить трудовую книжку?
Право на получение трудовой книжки умершего сотрудника имеют только его близкие родственники‚ к которым относятся:
- супруг(а);
- дети (включая усыновлённых);
- родители;
- братья и сёстры;
- внуки;
- дедушки и бабушки․
Важно: другие лица (например‚ друзья‚ коллеги‚ дальние родственники) не имеют права требовать выдачу трудовой книжки‚ даже если они заботились об умершем․
Как подтвердить родство?
Родственник‚ обращающийся за трудовой книжкой‚ обязан предоставить:
- паспорт;
- документ‚ подтверждающий родство (свидетельство о рождении‚ о браке‚ о смерти сотрудника‚ свидетельство об усыновлении и т․п․)․
Работодатель вправе запросить копии этих документов и приложить их к делу умершего сотрудника․
Как составить заявление на выдачу трудовой книжки?
Законодательство РФ не устанавливает строгой формы заявления․ Оно может быть написано от руки или напечатано на компьютере — главное‚ чтобы содержание было понятным и соответствовало требованиям․
Обязательные элементы заявления:
- Наименование организации (полное название работодателя);
- ФИО и должность руководителя;
- ФИО‚ адрес и контактные данные заявителя (родственника);
- ФИО умершего сотрудника‚ дата его рождения и смерти;
- Указание на основание обращения — смерть сотрудника;
- Прошение о выдаче трудовой книжки;
- Способ получения: лично или по почте;
- Дата и подпись заявителя․
Образец заявления на выдачу трудовой книжки по смерти сотрудника
<h4>Заявление</h4>
<p>Руководителю ООО «ПрофКадр»<br>
от Ивановой Марии Сергеевны<br>
проживающей по адресу: г․ Москва‚ ул․ Ленина‚ д․ 15‚ кв․ 42<br>
телефон: +7 (916) -23-45-67</p>
<p>Заявление</p>
<p>Прошу выдать мне трудовую книжку моего отца, Иванова Сергея Петровича‚ умершего 15 марта 2026 года‚ в связи со смертью․ Трудовая книжка серия ТК-12 № 789012‚ выданная ООО «ПрофКадр» в 2018 году․</p>
<p>Трудовую книжку прошу выдать лично мне при предъявлении паспорта и свидетельства о смерти․</p>
<p>Приложение: копия паспорта‚ копия свидетельства о смерти‚ копия свидетельства о рождении․</p>
<p>Дата: <br>
Подпись: _______________ /Иванова М․С․/</p>Как оформить выдачу трудовой книжки работодателю?
После получения заявления работодатель должен выполнить следующие действия:
Внести запись в трудовую книжку
В графе «Основание прекращения трудового договора» делается запись:
«Трудовой договор прекращён в связи со смертью работника»
Указывается дата смерти (на основании свидетельства о смерти) и номер/дата соответствующего приказа․
Внести запись в книгу учёта движения трудовых книжек
В графах книги учёта указываются:
- ФИО умершего;
- дата прекращения трудового договора (дата смерти);
- ФИО получателя (родственника);
- дата выдачи;
- основание выдачи, «по заявлению родственника»;
- подпись получателя․
Выдать трудовую книжку
Выдача возможна двумя способами:
- Лично — под расписку в книге учёта и в специальном бланке расписки․
- По почте — ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении (только при наличии письменного заявления родственника с указанием адреса)․
Образец расписки о получении трудовой книжки
<h4>Расписка</h4>
<p>Я‚ Иванова Мария Сергеевна‚ паспорт: 45 08 123456‚ выдан ОВД г․ Москвы‚ ‚ зарегистрирована по адресу: г․ Москва‚ ул․ Ленина‚ д․ 15‚ кв․ 42‚ получила от ООО «ПрофКадр» трудовую книжку‚ принадлежавшую моему отцу — Иванову Сергею Петровичу‚ умершему 15 марта 2026 года․</p>
<p>Трудовая книжка: серия ТК-12‚ № 789012․</p>
<p>Выдана в связи со смертью работника на основании заявления от и приказа № 88 от ․</p>
<p>Дата: <br>
Подпись: _______________ /Иванова М․С․/</p>Что делать‚ если родственник не обращается?
Если родственники не обращаются за трудовой книжкой в течение длительного времени (например‚ более 6 месяцев)‚ работодатель обязан:
- сохранить трудовую книжку в архиве;
- внести в книгу учёта отметку: «Трудовая книжка не получена родственниками»;
- сообщить в территориальный орган Пенсионного фонда РФ (ПФР) о наличии неполученной трудовой книжки — это важно для учёта стажа умершего․
Трудовая книжка хранится в архиве организации в течение 75 лет (согласно Перечню типовых управленческих архивных документов)․
Важные нюансы и ошибки
❌ Ошибки‚ которых следует избегать:
- Выдача трудовой книжки без заявления — это нарушение закона․
- Выдача книжки не родственнику (даже если он «всё устроил») — грубое нарушение․
- Отказ в выдаче книжки из-за «неподходящего» способа подачи заявления — незаконно․ Заявление можно подать лично‚ по почте‚ через представителя (с нотариальной доверенностью)․
- Не внесение записи о смерти в трудовую книжку — нарушение Правил ведения трудовых книжек․
✅ Рекомендации работодателю:
- Создайте внутренний регламент по работе с трудовыми книжками в случае смерти сотрудника․
- Обучите кадровиков правилам выдачи книжек в таких случаях․
- Храните все документы (заявления‚ расписки‚ копии свидетельств) в личном деле умершего сотрудника․
- Не забывайте о компенсации за неиспользованный отпуск — она выплачивается родственникам‚ но только после предоставления ими документов․
Выдача трудовой книжки по смерти сотрудника — это не просто формальность‚ а важный шаг в обеспечении прав наследников и сохранении юридической чистоты кадрового учёта․ Соблюдение всех процедур защищает как работодателя от претензий‚ так и родственников, от лишних бюрократических препятствий․
Помните: никаких заявлений от родственников — никакой выдачи! Даже если вы хорошо знали умершего сотрудника‚ закон требует строгого соблюдения процедуры․ Составьте заявление правильно‚ оформите расписку‚ внесите запись — и вы выполните свой долг перед человеком и его семьёй․
Если у вас остались вопросы — обратитесь к специалисту по трудовому праву или в трудовую инспекцию․ Лучше перестраховаться‚ чем нарушить закон․
Дата публикации: 22 мая 2026 года