Смерть работника – тяжелый момент как для семьи, так и для работодателя․ Одним из обязательных действий после констатации факта смерти является выдача трудовой книжки умершего․ Согласно действующему законодательству РФ (Постановление Правительства РФ № 225 от «О правилах ведения и хранения трудовых книжек», а также Трудовому кодексу РФ), трудовую книжку может получить только сам работник или его законные представители – ближайшие родственники․

Для того чтобы оформить выдачу документа, родственнику необходимо подать заявление в отдел кадров (или в бухгалтерию) организации․ Ниже подробно рассмотрены:

• правовые основания выдачи трудовой книжки умершему;
• кто имеет право на получение документа;
• какие документы необходимо приложить к заявлению;
• образец заявления и расписки;
• пошаговая процедура выдачи (на руки и по почте);
• часто задаваемые вопросы․

Правовые основы

Согласно пункту 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утверждённым постановлением Правительства РФ № 225 от ) трудовую книжку умершего работника могут получить его законные представители – супруг(а), родители, дети, внуки, а также другие родственники, подтверждённые документами, подтверждающими родство․

Трудовой кодекс РФ (ст․ 177) предусматривает, что в случае смерти работника его трудовые права (в т․ч․ право на получение трудовой книжки) переходят к наследникам․ Поэтому работодателю необходимо оформить выдачу книги в соответствии с письменным заявлением наследника․

Кто имеет право получить трудовую книжку?

Важно: Если у умершего нет прямых наследников, трудовую книжку может получить лицо, получившее наследство по завещанию, либо наследник по закону, подтверждённый нотариальной выпиской․

Какие документы необходимо приложить к заявлению?

• Копия свидетельства о смерти (оригинал может быть оставлен в отделе кадров, копию – в заявлении)․
• Копия паспорта заявителя (родственника)․
• Документ, подтверждающий родство:
  • свидетельство о браке (для супруга/супруги);
  • свидетельство о рождении (для детей, родителей, внуков);
  • нотариальная выписка из реестра наследников (если родство не очевидно)․
• Копия трудовой книжки умершего (если она находится у родственников, но требуется её подтверждение)․
• При желании получить книжку по почте – копия документа, подтверждающего адрес (например, справка с места жительства или договор аренды)․

Образец заявления

В ______________________ (наименование организации)
От ______________________ (Ф․И․О․ заявителя)
Адрес: ______________________
Телефон: ______________________
Электронная почта: ______________________

Заявление

Я, ______________________ (Ф․И․О․ заявителя), паспорт: серия ____ № ________, выдан ______________ (кем и когда), 
зарегистрированный(ая) по адресу: ______________________,
в качестве ______________________ (указать степень родства) умершего ______________________ (Ф․И․О․ умершего),
дата рождения: _______________, дата смерти: _______________,
прошу выдать мне трудовую книжку умершего сотрудника, серия ____ № ________, находящуюся в отделе кадров вашей организации․

Приложения:
Копия свидетельства о смерти;
Копия паспорта заявителя;
Документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке, свидетельство о рождении, нотариальная выписка);
(по желанию) копия справки о месте жительства (для получения по почте)․


Подпись: ______________________
 

Образец расписки (при получении книги лично)

Расписка

Я, ______________________ (Ф․И․О․ получателя), паспорт: серия ____ № ________, выдан ______________,
получил(а) в отделе кадров ______________________ (наименование организации) трудовую книжку умершего сотрудника
______________________ (Ф․И․О․ умершего), серия ____ № ________, г․

Подтверждаю, что документ получен в полном и надлежащем виде․

Подпись: ______________________
 

Пошаговая процедура выдачи

При личном обращении

1. Подготовка документов․ Сбор копий свидетельства о смерти, паспорта, подтверждения родства․
2. Подача заявления․ Заявитель приходит в отдел кадров, передаёт заявление и документы․
3. Проверка правомочности․ Кадровик сверяет данные с трудовой книжкой и реестром наследников․
4. Подписание расписки․ После проверки сотрудник отдела кадров выдаёт книжку и просит подписать расписку․
5. Внесение записи в журнал учета трудовых книжек․ В журнал фиксируется: Ф․И․О․ умершего, дата выдачи, Ф․И․О․ получателя, подпись․

При отправке по почте

1. Заявитель направляет заявление с указанием способа получения «по почте» и прилагает копию документа, подтверждающего адрес․
2. Работодатель оформляет письмо‑отправление (рекомендованным письмом с объявленной ценой)․
3. К письму прикладывается копия расписки, подписанная сотрудником отдела кадров․
4. Отправка осуществляется в течение 5 рабочих дней с момента получения заявления․
5. Получатель подписывает акт получения у почтового отделения и возвращает скан копии работодателю (по желанию)․

Часто задаваемые вопросы

Кто может получить трудовую книжку, если родственников несколько?

По закону предпочтение отдается ближайшему родственнику (супруг/супруга, дети, родители)․ Если несколько лиц одинаковой степени родства, решение принимает работодатель, учитывая порядок обращения и наличие полномочий (например, доверенность)․

Что делать, если родственников нет?

В этом случае трудовую книжку может получить наследник, указанный в завещании, либо наследник по закону (определяется нотариальной выпиской)․ Если наследников нет, книга хранится у работодателя до появления законного представителя․

Нужно ли вносить запись в трудовую книжку о смерти?

Да․ В соответствии с пунктом 38 Положения о ведении трудовых книжек, в запись «Умер» вносятся дата смерти и причина (смерть)․ Эта запись делается до выдачи книжки․

Можно ли получить копию трудовой книжки вместо оригинала?

Оригинал обязателен для выдачи наследнику, так как в нём содержатся сведения о трудовом стаже, которые могут потребоваться при оформлении пенсии․ Копию можно запросить в отдельном заявлении, но она не заменяет оригинал․

Как оформить выдачу, если умерший работал в нескольких организациях?

Каждая организация выдаёт свою часть трудовой книжки․ Если в книжке есть записи из разных работодателей, каждый из них обязан оформить выдачу своей части․ При необходимости можно собрать все части в один документ в отделе кадров․

Практические рекомендации работодателю

• Разработайте внутренний регламент выдачи трудовых книжек умерших сотрудников (шаблоны заявлений, расписки, журнал учёта)․
• Обучите персонал отдела кадров правилам работы с документами умерших работников․
• Сохраняйте копии всех заявлений и расписок в отдельном деле «Умершие сотрудники» в течение 5 лет (по требованиям Трудового кодекса)․
• При необходимости предоставляйте консультацию родственникам о порядке получения трудовой книжки и возможных налоговых/пенсионных вопросов․
• Учитывайте сроки: в большинстве организаций книжка должна быть выдана в течение 10 рабочих дней после получения полного пакета документов․

Оформление заявления от родственника умершего сотрудника о выдаче его трудовой книжки – важный процесс, который защищает интересы как наследников, так и работодателя․ Правильное оформление заявления, наличие всех необходимых подтверждающих документов и соблюдение установленного порядка позволяют быстро и без конфликтов передать трудовую книжку законному представителю умершего․

При соблюдении рекомендаций, изложенных в этой статье, вы избежите юридических рисков, ускорите процесс выдачи документа и поможете семье умершего сотрудника решить вопросы, связанные с пенсионным стажем и другими социальными выплатами․

Дата актуализации статьи: