Дата подготовки материала: (по информации из интернета)․

Содержание

1. Нормативная база
2. Порядок выдачи трудовой книжки
3. Бухгалтерский учет операции
4. Журнал выдачи трудовых книжек
5. Особенности учета (дубликат, электронная книжка, НДС)
6. Примеры проводок

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст․ 66 – ведение трудовых книжек;
• Трудовой кодекс РФ, ст․ 66․1 – предоставление сведений о трудовой деятельности;
• Приказ Минтруда России № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек, выдачи дубликата трудовой книжки и трудовой книжки при увольнении»;
• Письмо Минфина РФ от № 03-07-09/52577 (о реализации бланков строгой отчетности);
• Письмо Минтруда от № 14-2/В-150 (о ответственности работодателя после выдачи)․

Порядок выдачи трудовой книжки сотруднику

1. Основание для выдачи:
   • увольнение работника;
   • подача работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (ст․ 66․1 ТК РФ) – выдача не позднее трех рабочих дней;
   • требование работника о выдаче дубликата (при утере, порче)․
2. Подготовка документа:
   • проверка правильности заполнения всех разделов трудовой книжки;
   • подpisание книжки уполномоченным лицом (кадровик, руководитель);
   • при необходимости – проставление печати организации․
3. Оформление передачи:
   • составление акта приема‑передачи или отметки в журнале выдачи трудовых книжек (подпись работника);
   • выдача работнику под расписку․
4. Бухгалтерское оформление: (см․ раздел Бухгалтерский учет операции)․

Бухгалтерский учет операции выдачи трудовой книжки

Согласно п․ 47 Правил ведения бухгалтерского учета, при выдаче трудовой книжки организации‑работодателю следует признать реализацию товара (бланка строгой отчетности)․ Поэтому:

• Счет учета бланков строгой отчетности – 006 «Бланки строгой отчетности» (субсчет «Трудовые книжки и вкладыши»)․
• Счет учета готовой продукции (товаров) – 41 «Товары» (если организация приобретает бланки для дальнейшей реализации)․
• Счет учета расходов на приобретение – 10 «Материалы» (при покупке бланков)․
• Счет доходов от реализации – 90 «Продажи» (субсчет «Реализация товаров»)․
• Счет налога на добавленную стоимость (если применяется) – 68 «Налоги и сборы» (субсчет «НДС»)․

Пример проводки при выдаче трудовой книжки (без НДС, если организация является плательщиком НДС и реализация облагается):

Дебет 62 Кредит 90/1 – отражение выручки от реализации бланка (стоимость приобретения);
Дебет 90/3 Кредит 68 – начисление НДС (если применяется);
Дебет 006 Кредит 10 – списание бланка со склада строгой отчетности;
Дебет 10 Кредит 60 – оплата поставщику бланков (если еще не оплачено)․

Если организация освобождена от НДС (например, применяет упрощенную систему налогообложения), проводка выглядит так:

Дебет 62 Кредит 90/1 – выручка от реализации;
Дебет 006 Кредит 10 – списание бланка․

Журнал выдачи трудовых книжек

Для контроля за движением бланков рекомендуется вести журнал выдачи трудовых книжек․ В журнале фиксируются:

• Дата выдачи;
• ФИО сотрудника;
• Табельный номер;
• Серия и номер трудовой книжки (или вкладыша);
• Основание выдачи (увольнение, запрос по ст․ 66․1, дубликат);
• Подпись сотрудника (подтверждение получения);
• Подпись ответственного лица (кадровик, бухгалтер)․

Журнал может быть оформлен в виде таблицы в Excel или в специализированной программе кадрового учета․ Пример строки журнала:

Особенности учета

Дубликат трудовой книжки

При выдаче дубликата стоимость бланка также относится к реализации․ Проводки аналогичны выдаче оригинала․ Если дубликат выдается бесплатно (по внутреннему положению организации), то выручка не отражается, а списание бланка проводится через счет 91 «Прочие доходы и расходы» (субсчет «Списание бланков строгой отчетности»)․

Электронная трудовая книжка

С года для сотрудников, впервые принятых на работу, бумажная трудовая книжка не оформляется․ Все сведения ведутся в электронном виде в системе «Соответствие»․ В этом случае:

• Бланки строгой отчетности не расходуются;
• Учет ведется только в электронном кадровом учете (не требует счетов 006/41);
• При необходимости выдачи выписки из электронной трудовой книжки оформляется документ, но он не считается реализацией товара․

НДС и реализация бланков

Согласно Письму Минфина РФ от № 03-07-09/52577, при выдаче трудовой книжки (вкладыша) организация может выписать счет‑фактуру и зарегистрировать его в книге продаж, если:

• Покупатель (работник) не является плательщиком НДС (например, применяет УСН без НДС);
• Между организацией и работником заключено соглашение об отсутствии НДС․

В остальных случаях реализация бланка облагается НДС по общей ставке (20 %)․

Примеры проводок

Пример 1: Выдача трудовой книжки при увольнении (НДС применяется)

Дебет 62 Кредит 90/1 – 800 руб․ (стоимость бланка);
Дебет 90/3 Кредит 68 – 160 руб․ (НДС 20%);
Дебет 006 Кредит 10 – 800 руб․ (списание бланка со склада);
Дебет 10 Кредит 60 – 800 руб․ (оплата поставщику, если еще не оплачено)․

Пример 2: Выдача дубликата бесплатно (организация на УСН без НДС)

Дебет 91/2 Кредит 006 – 800 руб․ (списание бланка как иные расходы);
Дебет 006 Кредит 10 – 800 руб․ (списание со склада)․

Пример 3: Выдача трудовой книжки сотруднику, принятому после (электронная форма)

Проводок по бланкам не требуется․ В кадровой системе делается запись о приеме сотрудника и формируется электронная трудовая книжка․

Учет выдачи трудовой книжки сотруднику представляет собой типовую операцию реализации бланков строгой отчетности, которая требует:

1. Соблюдения нормативных требований ТК РФ и Приказа № 320н;
2. Оформления передачи документа под расписку (журнал выдачи или акт);
3. Правильного бухгалтерского отражения: списание бланка со счета 006, отражение выручки и, при наличии, НДС;
4. Учета особенностей: дубликаты, электронные трудовые книжки, освобождение от НДС․

Своевременное и точное ведение журнала выдачи трудовых книжек позволяет избежать ошибок при проверках со стороны трудовой инспекции и налоговых органов, а также обеспечивает прозрачность движения бланков строгой отчетности в организации․

---

Материал подготовлен на основе информации из открытых источников, актуальной на ․