Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности гражданина. Вопрос о том, когда и как работодатель обязан передать её сотруднику, часто вызывает сомнения у кадровиков и самих работников. В статье рассмотрим нормативную базу, сроки, порядок выдачи, а также особенности в случае электронных трудовых книжек.

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 67.1 «Трудовая книжка» определяет, что оригинал бумажной трудовой книжки хранится у работодателя, пока работник находится в трудовых отношениях.
• Постановление Правительства РФ от № 25181-6 (письмо Роструда) уточняет порядок выдачи трудовой книжки по заявлению работника.
• Приказ Минтруда России от № 1н регламентирует сроки выдачи – не позднее трёх рабочих дней со дня получения заявления.

Когда трудовая книжка должна быть выдана «на руки»?

1. При увольнении (по инициативе работника или работодателя). Трудовая книжка обязана быть передана работнику в день увольнения, если он находится на рабочем месте.
2. По запросу работника в течение трудовых отношений (например, для предоставления в органы обязательного социального страхования).
3. При переходе на электронную трудовую книжку – работник может потребовать бумажный оригинал в течение трёх дней после подачи заявления.

Как оформить выдачу трудовой книжки?

Заявление работника

Работник пишет заявление в свободной форме, указывая цель получения книжки. Пример заявления:

Заявление
 
 Я, Иванов Иван Иванович,
 паспорт: 45 01 123456, выдан г. УФМС России по г. Москве,
 прошу выдать мне оригинал трудовой книжки (№ 123456) на руки
 для предоставления в орган обязательного социального страхования.
 
 «__» __________ 2026 г. ______________________
 (подпись)

Приём заявления

• Заявление принимается в отдел кадров или в бухгалтерию.
• Сотрудник фиксирует дату получения заявления в журнале входящей корреспонденции.

Подготовка копии и расписка

Перед выдачей оригинала работодатель делает ксерокопию трудовой книжки (для собственного архива) и просит сотрудника подписать расписку о получении:

Расписка
 
 Я, Иванов И.И., получил(а) оригинал трудовой книжки № 123456
 от ООО «Ромашка» г.
 
 «__» __________ 2026 г. ______________________
 (подпись)

Сроки выдачи

Согласно приказу Минтруда, работодатель обязан выдать трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней со дня получения заявления. Если заявление подано в последний день недели, срок считается с первого рабочего дня следующей недели.

Особые случаи

Работник находится в отпуске

Если увольнение совпадает с отпуском, книжку необходимо выдать в последний рабоч день до начала отпуска или по возвращении работника, но не позднее трёх рабочих дней после окончания отпуска.

Отказ работника от получения книжки

Если работник отказывается принимать книжку, работодатель фиксирует отказ в письменной форме (протокол) и сохраняет оригинал у себя. При этом в протоколе указываются причины отказа и подписи обеих сторон.

Переход на электронную трудовую книжку

• Работник может запросить бумажный оригинал в течение трёх дней после активации электронного варианта.
• Электронная книжка хранится в системе «Госуслуги», но оригинал остаётся в архиве работодателя до момента получения работником.

Что делать, если работодатель не выдал книжку?

1. Обратиться к руководителю отдела кадров с требованием выдать документ.
2. Если ответ отрицательный – написать официальное жалобное письмо в адрес руководства организации.
3. При отсутствии реакции – подать жалобу в Государственную инспекцию труда или в суд (ст. 394 ТК РФ).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Вопрос: Обязан ли работодатель выдавать книжку, если я ушёл в декретный отпуск?
  Ответ: Да. Книжка выдаётся в день увольнения или по заявлению в течение трёх рабочих дней, независимо от статуса отпуска.
• Вопрос: Можно ли получить только копию трудовой книжки?
  Ответ: Копию можно получить в любой момент, но оригинал выдаётся только в случаях, предусмотренных законом (увольнение, запрос работника).
• Вопрос: Что делать, если я потерял книжку после её получения?
  Ответ: Необходимо немедленно сообщить об этом работодателю и в отдел кадров оформить акт о потере. Затем оформить новую книжку.

Трудовая книжка – документ, который по закону хранится у работодателя, но обязана быть передана работнику в определённых случаях. Основные правила таковы:

• Выдача обязательна при увольнении – в день увольнения.
• По запросу работника в течение трудовых отношений – в течение трёх рабочих дней после подачи заявления.
• Необходимо оформить заявление, сделать копию и получить расписку о получении.
• В случае отказа работодателя работник имеет право обратиться в инспекцию труда или суд.

Соблюдение этих требований защищает интересы обеих сторон и гарантирует корректное оформление трудовых отношений.

---

Дата актуализации информации: