Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала полноценной заменой бумажного формата. В связи с этим у работодателей появились новые обязанности: не только своевременно сдавать отчетность в Социальный фонд России (СФР), но и выдавать сотрудникам сведения об их трудовой деятельности. В этой статье мы подробно разберем, в каких случаях работодатель обязан предоставлять выписку, в какие сроки это нужно делать и по какой форме оформлять документ.
Что такое выписка из ЭТК и чем она отличается от сведений из СФР
Выписка из электронной трудовой книжки — это документ, содержащий информацию о трудовой деятельности конкретного сотрудника. Важно понимать разницу между источниками получения этих данных:
- Форма СТД-Р — это выписка, которую выдает работодатель. Она содержит сведения о работе сотрудника только у данного конкретного работодателя.
- Форма СТД-СФР — это выписка, которую работник получает самостоятельно в Социальном фонде России, через портал Госуслуг или в МФЦ. Она содержит общую информацию обо всем трудовом стаже из лицевого счета работника.
Работодатель не имеет доступа к общему стажу сотрудника в СФР. Если компании нужна полная информация о стаже работника из других мест, работодатель может получить ее только одним способом — запросить у самого сотрудника.
В каких случаях работодатель обязан выдать выписку
Согласно действующему законодательству, работодатель обязан предоставить сотруднику сведения по форме СТД-Р в следующих случаях:
- При увольнении работника. В этом случае выдача выписки обязательна. Если трудовая книжка сотрудника ведется в бумажном виде, работодатель все равно должен выдать ему сведения по форме СТД-Р на руки.
- По заявлению работника. Если сотрудник, ведущий ЭТК, в период работы в компании захочет получить выписку, работодатель не вправе ему отказать.
Сроки предоставления документа
Сроки выдачи выписки строго регламентированы:
- При увольнении: документ выдается в день увольнения (в последний рабочий день сотрудника).
- По заявлению работника: работодатель обязан оформить и выдать форму СТД-Р не позднее 3 рабочих дней после получения соответствующего заявления от сотрудника.
Форма и правила оформления СТД-Р
Для оформления выписки из электронной трудовой книжки работодателями используется единая унифицированная форма СТД-Р. Правила ее заполнения и внешний вид утверждены Приказом Минтруда России от № 713н.
Как сформировать выписку
Сформировать документ можно несколькими способами:
- В бухгалтерских и кадровых программах (например, Контур.Экстерн, СБИС, 1С и др.), где форма заполняется автоматически на основе ранее сданных отчетов ЕФС-1.
- Вручную, скачав актуальный бланк формы СТД-Р и заполнив его на компьютере или от руки.
Как выдавать выписку
Законодательство допускает несколько способов предоставления документа работнику:
- На бумажном носителе. Документ распечатывается, подписывается руководителем или уполномоченным лицом и заверяется печатью организации (при наличии).
- В электронном виде. Выписка направляется работнику по электронной почте или через систему электронного документооборота. В этом случае документ должен быть обязательно подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя.
Что делать, если работник просит сведения об общем стаже
Часто сотрудники просят работодателя предоставить им полную выписку из ЭТК, включая работу у предыдущих работодателей. Как уже упоминалось, у компании нет таких данных. В этом случае работодателю следует разъяснить сотруднику, где он может получить полный документ:
- Через портал Госуслуг. Это самый быстрый способ. Схема действий проста: раздел «Документы» → «Работа и пенсия» → «Электронная трудовая книжка» → кнопка «Заказать». Готовая выписка (в форматах PDF и XML) поступит в Личный кабинет в течение дня.
- На сайте Социального фонда России. Электронную выписку также можно заказать в личном кабинете на сайте СФР.
- Офлайн в СФР или МФЦ. Работник может лично обратиться в любое отделение Социального фонда или Многофункциональный центр по месту нахождения.
Важно отметить, что выписка, полученная сотрудником самостоятельно через Госуслуги или СФР, подписывается электронной подписью сотрудника СФР и юридически равнозначна бумажному документу.
Краткий алгоритм действий для работодателя
Чтобы не совершить ошибок при выдаче выписки из ЭТК, следуйте простому алгоритму:
- Получите заявление от работника (или зафиксируйте факт его увольнения).
- Убедитесь, что все данные о трудовой деятельности сотрудника сданы в СФР в составе отчета ЕФС-1.
- Сформируйте документ по форме СТД-Р.
- Проверьте корректность заполнения всех граф.
- Выдайте документ сотруднику на бумаге (с подписью и печатью) или отправьте в электронном виде (подписав УКЭП) не позднее 3 рабочих дней с момента заявления (или в день увольнения).
Выдача выписки из электронной трудовой книжки по форме СТД-Р — это прямая обязанность работодателя. Процедура не является сложной, однако требует соблюдения сроков и правильного оформления документа согласно Приказу Минтруда № 713н. Если сотруднику нужны сведения о стаже у других работодателей, грамотно перенаправьте его в СФР, МФЦ или на портал Госуслуг — это сэкономит время обеим сторонам и исключит нарушение законодательства.