В 2024‑2026 г. электронная трудовая книжка (ЭТК) стала обязательным способом ведения трудовой истории. Для работодателя важно знать‚ как правильно оформить и выдать выписку из ЭТК‚ чтобы не нарушить закон и не вызвать недовольство сотрудника.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ‚ хранящийся в системе Социального фонда России (СФР). Она содержит все сведения о трудовом стаже‚ начислениях‚ отчислениях‚ премиях и иных событиях‚ которые в прежние годы фиксировались в бумажной трудовой книжке.

Выписка из ЭТК имеет юридическую силу‚ равную бумажной‚ если она подписана электронной подписью сотрудника и заверена печатью работодателя.

Законодательные основы

• Приказ Минтруда РФ от № 713н – утверждает форму СТД‑Р‚ которая используется для оформления выписки.
• Трудовой кодекс РФ – § 106‚ § 107 (право на получение выписки).
• Федеральный закон «О персональных данных» – § 10 (обеспечение конфиденциальности).

Кому и как оформляется выписка

Выписка из ЭТК выдается:

• Сотруднику‚ который просит её в письменной форме.
• При расторжении трудового договора – в день увольнения.
• При переводе сотрудника в другой отдел/производство – по запросу.

Срок выдачи – не более трёх рабочих дней с момента получения заявления.

Форма выписки – СТД‑Р

Форма СТД‑Р (Сформировать выписку из трудовой книжки) выглядит так:

После заполнения формы она подписывается печатью работодателя и подписью начальника отдела кадров (или другого уполномоченного лица).

Как оформить выписку через портал Госуслуг

1. Войдите в личный кабинет на gosuslugi.ru.
2. Перейдите в раздел Услуги → Пенсии и пособия → Выписка из электронной трудовой книжки.
3. Нажмите «Получить выписку» и следуйте инструкциям по подтверждению личности.
4. После обработки вы получите электронный документ‚ подписанный электронной подписью сотрудника.

Как оформить выписку через СФР

1. Перейдите на сайт sfr.ru или воспользуйтесь мобильным приложением.
2. Выберите раздел «Электронная трудовая книжка» → «Заказать выписку».
3. Заполните форму‚ указав ФИО сотрудника и дату начала работы.
4. Подтвердите запрос через электронную подпись (если требуется).
5. СФР выдаст выписку в течение 1–2 рабочих дней.

Как оформить бумажную копию

Если сотрудник предпочитает бумажную копию‚ работодателю необходимо:

• Выдать печатную версию выписки в день увольнения.
• Печать должна быть официальной‚ подпись руководителя – внизу документа.
• Сохранить копию в кадровом архиве минимум 3 года.

Пошаговый чек‑лист для работодателя

1. Получить письменное заявление от сотрудника.
2. Сформировать форму СТД‑Р в соответствии с приказом Минтруда.
3. Подписать и печатать документ.
4. Отправить в СФР/Госуслуги (если требуется электронная версия).
5. Выдать сотруднику копию в течение 3 рабочих дней.
6. Сохранить копию в кадровом архиве на срок 3 года.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли получить выписку без обращения к работодателю? Да‚ через портал Госуслуг‚ СФР‚ МФЦ или Контур.Экстерн.
• Что делать‚ если сотрудник не имеет доступа к порталу? Обратиться в МФЦ‚ СФР или воспользоваться услугами «Е‑Офис 24».
• Нужно ли хранить бумажную копию выписки? Да‚ в соответствии с Трудовым кодексом – минимум 3 года.
• Можно ли получить выписку в электронном виде через «Контур.Экстерн»? Да‚ если ваша компания подключена к системе «Контур.Экстерн».
• Какие данные включаются в выписку? Трудовой стаж‚ начисления‚ отчисления‚ премии‚ даты начала и окончания работы.

Полезные ссылки и контакты

• Портал Госуслуг
• Социальный фонд России (СФР)
• Многофункциональные центры (МФЦ)
• Контур.Экстерн
• Е‑Офис 24
• Рамблер – сервисы для работы с документами
• Бестселлер Ozon – поиск форм и образцов
• Государственная инспекция труда
• Магаданская область – региональные сервисы

Следуя этим рекомендациям‚ вы сможете быстро и корректно выдать сотруднику выписку из электронной трудовой книжки‚ соблюдая все требования законодательства и обеспечивая прозрачность кадровых процессов.