Увольнение, это не только прекращение трудовых отношений‚ но и процесс оформления множества документов. Одним из ключевых документов‚ подтверждающих трудовой стаж и профессиональный путь сотрудника‚ является выписка из трудовой книжки или форма СТД-Р (сведения о трудовой деятельности). В условиях перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) правила выдачи и оформления этих документов претерпели изменения. В данной статье мы подробно разберем‚ что такое выписка‚ когда она выдается‚ как ее получить и какие сроки установлены законодательством РФ на 2026 год.
Что такое выписка из трудовой книжки и форма СТД-Р?
Традиционно под выпиской понималась копия страниц бумажной трудовой книжки‚ заверенная работодателем. Однако с внедрением электронных трудовых книжек‚ основным документом стала форма СТД-Р.
Этот документ содержит:
- Наименование работодателя;
- Даты приема и увольнения;
- Должность и структурное подразделение;
- Основание для увольнения (статья ТК РФ);
- Информацию о переводах и переименовании организации.
Важно: Если у сотрудника велась бумажная трудовая книжка‚ выписка делается из нее. Если трудовая деятельность велась только в электронном виде (или сотрудник перешел на ЭТК)‚ то выдается именно форма СТД-Р.
Сроки выдачи документов при увольнении
Законодательство РФ строго регламентирует сроки выдачи документов. Здесь важно различать два сценария:
В день увольнения (последний рабочий день)
Согласно ст. 84.1 ТК РФ и приказу Минтруда № 320н‚ работодатель обязан выдать работнику в последний день работы:
- Оригинал бумажной трудовой книжки (если она велась и не была сдана в архив ранее).
- Форму СТД-Р (сведения о трудовой деятельности) — вне зависимости от формата ведения книжки.
- Расчетный листок и иные документы‚ связанные с работой (по запросу).
Для получения трудовой книжки или СТД-Р в день увольнения писать отдельное заявление не нужно. Это обязанность работодателя.
После увольнения (по запросу бывшего сотрудника)
Если сотрудник не получил документы в день увольнения или ему потребовалась дополнительная выписка (например‚ копия приказа‚ расширенная выписка из ЭТК за более длительный период или дубликат СТД-Р)‚ процедура меняется.
Согласно ст. 66.1 и ст. 84.1 ТК РФ‚ по письменному обращению работника работодатель обязан выдать заверенные копии документов или выписку не позднее трех рабочих дней со дня обращения.
Порядок выдачи выписки: Пошаговая инструкция
Процесс получения выписки зависит от того‚ находится сотрудник еще в штате или уже уволен.
Для действующих сотрудников (в день увольнения):
- Кадровая служба вносит запись об увольнении в трудовую книжку (бумажную) и формирует отчет ЕФС-1 (раздел 1.1) в Социальный фонд России (СФР).
- На основании данных ЕФС-1 формируется форма СТД-Р.
- Документ подписывается работодателем. Если выписка выдается в электронном виде‚ она заверяется квалифицированной электронной подписью (КЭП).
- Сотрудник получает документ на руки или на электронную почту.
Для бывших сотрудников (после увольнения):
- Сотрудник пишет письменное заявление на имя бывшего работодателя с просьбой выдать выписку или копию трудовой книжки/СТД-Р.
- Заявление можно передать лично‚ отправить почтой (заказным письмом с уведомлением) или через электронные каналы связи‚ если такая возможность предусмотрена локальными актами компании.
- Работодатель в течение 3 рабочих дней готовит документ.
- Если оригинал бумажной трудовой книжки остался у работодателя (сотрудник не забрал его)‚ он может быть выдан только на основании письменного заявления и может быть отправлен почтой по адресу‚ указанному сотрудником.
Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек. Данные в ЭТК появляются после сдачи работодателем отчетности (форма ЕФС-1).
Ключевые моменты:
- Данные в ЭТК о приеме и увольнении становятся доступны сотруднику практически сразу после обработки отчета СФР.
- Сотрудник может самостоятельно получить выписку из своей ЭТК через портал Госуслуги или в личном кабинете на сайте СФР в любое время‚ без обращения к работодателю.
- Работодатель обязан выдать бумажный или электронный СТД-Р при увольнении‚ даже если сотрудник уже имеет доступ к данным онлайн.
Как заверяется выписка?
Правильное заверение документа критически важно для его юридической силы:
- Бумажный вариант: На каждой странице выписки (или на обороте последнего листа) ставится надпись «Копия верна»‚ должность лица‚ заверившего копию‚ его подпись‚ расшифровка подписи и дата заверения. Также ставится печать организации (если она используется).
- Электронный вариант: Документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП) уполномоченного лица работодателя. Простая скан-копия без ЭЦП может быть не принята государственными органами или банками.
Что делать‚ если работодатель отказывает или задерживает выдачу?
Отказ в выдаче трудовой книжки или выписки из нее‚ а также нарушение трехдневного срока является нарушением трудового законодательства. В этом случае работник вправе:
- Обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) с жалобой.
- Подать иск в суд о выдаче документов и компенсации морального вреда.
- Потребовать возмещения ущерба‚ если из-за отсутствия трудовой книжки работник не смог устроиться на новую работу.
Выписка из трудовой книжки или форма СТД-Р — это документ первостепенной важности для подтверждения стажа‚ получения пособий по безработице и оформления пенсии. Работодатели должны помнить о строгой обязанности выдавать эти документы в день увольнения‚ а сотрудникам следует проверять корректность внесенных записей перед тем‚ как расписаться в книге учета движения трудовых книжек. Соблюдение правил оформления и сроков protects права обеих сторон трудового договора.
Помните: актуальную информацию о своем стаже всегда можно проверить через портал Госуслуг‚ но официальный документ от работодателя часто требуется для предоставления в новые организации.