Дата актуализации: 23 мая 2026 г. 09:54:52 (по официальному времени).
В статье рассмотрены основные положения Инструкции, утверждённой постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (редакция от 31 октября 2016 г.), а также изменения, внесённые в 2021‑2026 ггг.

Общие сведения

Трудовая книжка – документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника, его квалификации, стаже и условиях труда. Ведение и хранение трудовых книжек регулируется:

• Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»;
• Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (редакция от 31 октября 2016 г.).

Правовая основа Инструкции № 69

Инструкция разработана в соответствии с пунктом 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Её цель – унифицировать порядок внесения записей, обеспечить их юридическую достоверность и облегчить проверку со стороны органов надзора.

Содержание Инструкции № 69

Документ состоит из нескольких разделов, каждый из которых детализирует отдельный аспект заполнения:

1. Общие требования к оформлению записей (цвет чернил, шрифт, подписи).
2. Порядок внесения записей о приёме на работу (пункт 1‑1, 1‑2 и т.д.).
3. Оформление перевода, командировки, изменения условий труда.
4. Записи об отпусках, командировках, обучении.
5. Порядок оформления увольнения (пункт 2‑1, 2‑2 и пр.).
6. Требования к записям о повышении квалификации, профессиональном образовании.
7. Особенности заполнения новых форм трудовой книжки, введённых в 2021 г.
8. Порядок внесения исправлений и аннулирования записей.
9. Приложения с образцами записей и контрольными листами.

Порядок заполнения трудовой книжки

Подготовительные действия

• Убедиться, что бланк книжки соответствует утверждённому образцу (форма № 1, 2, 3 в зависимости от категории работника).
• Проверить наличие всех обязательных страниц (страница с личными данными, разделы «Записи о трудовой деятельности», «Записи о повышении квалификации» и т.д.).
• Установить, что в книжке нет следов исправлений, вычёркиваний, пятен от чернил.

Основные правила оформления записей

Согласно Инструкции:

• Записи вносятся только чернилами (чёрный, синий или фиолетовый). Использование карандаша запрещено.
• Шрифт – печатными буквами (не курсивом, не прописными/строчными чередованиями).
• Текст пишется разборчиво, без пропусков строк. При необходимости использовать строчные пробелы для выравнивания.
• Подпись работодателя (или уполномоченного лица) ставится печатными буквами рядом с записью.
• Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Запись заверяется печатью организации (если это предусмотрено локальными нормативными актами).

Пример заполнения записи о приёме на работу

Приём на работу
Наименование организации: ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567
Должность: инженер‑технолог
Трудовой договор № 12/2026 от 
Ставка: 1,0
Подпись (Ф.И.О.) ______________________
Печать

Запись об увольнении

Увольнение
Основание: расторжение трудового договора по соглашению сторон
Дата последнего рабочего дня: 
Подпись (Ф.И.О.) ______________________
Печать

Требования к записям о повышении квалификации и обучении

В разделе «Записи о повышении квалификации» фиксируются:

• Наименование курса/программы.
• Организатор (учебное заведение, центр повышения квалификации).
• Дата начала и окончания.
• Полученный документ (сертификат, диплом).
• Подпись руководителя организации‑заказчика.

Нововведения 2021‑2026 гг.

Новая форма трудовой книжки (введена с )

• Увеличено количество страниц для записей о профессиональном обучении.
• Добавлен QR‑код, позволяющий быстро проверить подлинность записей в электронных реестрах.
• Сохранён принцип использования только черных, синих или фиолетовых чернил.

Упрощённый порядок внесения записей (проект 2024‑2025)

В 2024 г. Минтруд предложил проект упрощения, который был частично принят в 2025 г.:

• Разрешено использовать электронную подпись работодателя при заполнении бумажной книжки (при наличии печати).
• Сокращён перечень обязательных реквизитов в записях о переводе (только дата, новое подразделение, должность).

Последние изменения (инструкция от , актуализирована в 2026 г.)

В 2026 г. в Инструкцию внесены уточнения по:

• Обязательности указания полного наименования организации (сокращения допускаются только в скобках).
• Запрещено использовать короткие даты (например, «15.03»); необходимо указывать полный год.
• В случае многократных переводов в одной организации запись делается в отдельной строке, а не в виде перечня;

Типичные ошибки и рекомендации по их устранению

1. Использование карандаша или чернил другого цвета.
   Решение: переписать запись в новой строке, старую зачеркнуть двойной линией и подписать «Исправление».
2. Отсутствие подписи работодателя.
   Решение: добавить подпись в том же месте, где указана дата, с указанием Ф.И.О. и должности.
3. Неправильный формат даты.
   Решение: исправить запись, указав полную дату (ДД.ММ.ГГГГ).
4. Пропуск обязательных реквизитов (например, номер договора).
   Решение: дополнить запись в отдельной строке, указав недостающие данные.
5. Стирание или вычёркивание записей без надлежащего оформления.
   Решение: оформить исправление согласно пункту 5 Инструкции – двойная линия, подпись и указание причины исправления.

Приложения и образцы

В официальной Инструкции прилагаются образцы записей, которые рекомендуется использовать в качестве шаблонов:

• Образец записи о приёме (раздел 1‑1).
• Образец записи о переводе (раздел 1‑3).
• Образец записи об отпуске (раздел 3‑2).
• Образец записи о повышении квалификации (раздел 4‑1).
• Образец записи об увольнении (раздел 2‑1).

Все образцы доступны для скачивания на официальном портале Минтруда России и в системе КонсультантПлюс.

Инструкция № 69 — фундаментальный документ, который гарантирует единообразие и юридическую надёжность записей в трудовых книжках. Соблюдение её требований позволяет:

• Избежать проблем при проверках со стороны инспекции труда;
• Обеспечить корректный расчёт трудового стажа и пенсионных прав работника;
• Сократить риск оспаривания условий трудового договора в суде;

Регулярное ознакомление руководителей подразделений и кадровых специалистов с актуальной редакцией Инструкции (включая изменения 2021‑2026 гг.) является обязательным условием эффективного кадрового администрирования;

Полезные ссылки:

• Постановление Минтруда РФ от  № 69 (полный текст)
• Правила ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 225)
• Обзор новых правил 2021 г.