Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работы. При необходимости предоставить сведения о работе в банк, консульство, суд или при оформлении пенсии часто требуется не сама книжка, а её заверенная выписка или копия. С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), что вносит важные коррективы в процесс получения и заверения документов.

В этой статье подробно разберем:

• Что такое выписка из трудовой книжки и чем она отличается от копии.
• Кто и где имеет право заверить выписку.
• Как оформить и заверить выписку из бумажной трудовой книжки.
• Как получить и заверить выписку из электронной трудовой книжки (ЭТК).li>
• Пошаговые инструкции и актуальные образцы.

Что такое выписка из трудовой книжки?

Выписка из трудовой книжки — это документ, содержащий полные или выборочные сведения о трудовой деятельности работника, извлеченные из его основной трудовой книжки (бумажной или электронной).

Ключевые отличия от копии:

• Копия — дословное воспроизведение всех страниц трудовой книжки.
• Выписка — документ, содержащий только нужные записи (например, только о последнем месте работы или за определённый период), оформленный на отдельном листе (обычно на фирменном бланке работодателя или по форме СТД-Р для ЭТК).

Выписка чаще всего запрашивается для конкретных целей, например, для подтверждения стажа при оформлении пенсии или для визы.

Кто имеет право заверить выписку?

Согласно части 1 статьи 62 Трудового кодекса РФ, работник имеет право на получение заверенной копии трудовой книжки или выписки из неё. Заверение производится:

Работодателем (для бумажной трудовой книжки)

• Лицом, уполномоченным приказом (распоряжением) работодателя на ведение, хранение и выдачу трудовых книжек (обычно это специалист отдела кадров).
• На каждой странице выписки или копии ставится подпись уполномоченного лица, расшифровка (ФИО) и печать организации (обычно штамп «Копия верна»).

Пенсионным фондом России (ПФР) или МФЦ (для электронной трудовой книжки)

Если ваша трудовая книжка ведётся в электронном виде (с 2020 года это право работника, а с 2026 года — основной формат), выписка формируется и заверяется автоматически:

• Выписка оформляется по установленной форме СТД-Р (для работодателя) или СТД-СФР (справка из ПФР).
• Электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) организации или ПФР. Дополнительное заверение печатью не требуется.
• Такой документ имеет юридическую силу наравне с бумажным, заверенным работодателем.

Как заверить выписку из бумажной трудовой книжки: пошаговая инструкция

Если у вас бумажная трудовая книжка и вы хотите получить её заверенную выписку у текущего или бывшего работодателя:

1. Напишите заявление. Обратитесь к работодателю (или в отдел кадров) с письменным заявлением на имя руководителя. Образец заявления см. ниже.
2. Укажите в заявлении:
   • Для каких целей нужна выписка (например, «для предоставления в банк для оформления ипотеки»).
   • Требуемый период (например, «за весь период работы» или «с по «).
3. Ожидайте ответа. По закону работодатель обязан выдать документ в течение 3 рабочих дней с даты подачи заявления.
4. Получите документ. Вам выдадут выписку, оформленную на отдельном листе (часто на фирменном бланке).
5. Проверьте заверение. На выписке должно быть:
   • Подпись уполномоченного лица (начальника отдела кадров или иного ответственного).
   • Расшифровка подписи (ФИО).
   • Печать организации (обычно круглая с наименованием и ИНН).
   • Дата выдачи.

Как получить и заверить выписку из электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 1 января 2026 года все новые трудовые книжки ведётся в электронном виде. Если у вас уже есть ЭТК, процесс получения выписки упрощён и не требует визита к работодателю.

Через личный кабинет на портале Госуслуг

1. Авторизуйтесь на портале Госуслуги под своей учётной записью (должна быть подтверждённой).
2. В поиске найдите раздел «Электронная трудовая книжка» или перейдите в сервис «Сведения о трудовой деятельности».
3. Нажмите кнопку «Заказать справку (выписку)».
4. Выберите тип справки (например, «Справка о трудовой деятельности по форме СТД-СФР»).
5. Укажите период, если требуется выборочная выписка.
6. Подтвердите заявку. Способ получения: в электронном виде (на почту или в ЛК) или бумажный экземпляр (через МФЦ).
7. Сформированный документ будет подписан УКЭП ПФР и готов к использованию.

Через клиентскую службу ПФР или МФЦ

Если у вас нет доступа к Госуслугам:

• Обратитесь с паспортом в любую клиентскую службу ПФР или МФЦ.
• Заявите о желании получить бумажную выписку из электронной трудовой книжки (форма СТД-СФР).
• Сотрудник подготовит и заверенный печатью ПФР документ.

Требования к оформлению и заверению: частые ошибки

Чтобы выписка или копия были приняты без вопросов, избегайте этих ошибок:

• Незаверенные страницы. Если вы делаете копию всей книжки, каждая страница должна быть заверена подписью и печатью.
• Плохое качество копии. Все надписи, штампы, подписи должны быть чётко читаемы.
• Отсутствие данных заверяющего. Подпись должна быть с расшифровкой (ФИО) и указанием должности.
• Неактуальная печать. Печать должна быть действующей на момент заверения.
• Запрос «копии трудовой книжки» вместо «выписки». Уточняйте у принимающей стороны, какой именно документ им нужен — полная копия или выборочная выписка.

Процедура заверения выписки из трудовой книжки в 2026 году зависит от формата вашего документа:

• Бумажная трудовая книжка — заверение работодателем (или нотариусом, если вы не работаете).
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — автоматическое заверение УКЭП ПФР или работодателя через Госуслуги, МФЦ или личный кабинет. Дополнительные подписи не нужны.

Помните, что по ст. 62 ТК РФ работодатель обязан выдать вам документ без задержек. В случае отказа или затягивания вы можете подать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд. Штраф для работодателя по ст. 5.27 КоАП РФ может достичь 50 000 рублей.

Всегда уточняйте у организации, куда предоставляете документ, точные требования к его форме. Это сэкономит время и избавит от необходимости делать документ повторно.