Награждения сотрудников – важный элемент трудовой политики любой организации. Они фиксируются не только в приказах и благодарностях‚ но и в официальных документах‚ которые могут потребоваться при оформлении трудовой деятельности‚ расчёте пенсии или подтверждении стажа. В этой статье подробно разберём‚ как правильно оформить выписку из трудовой книжки о награждении‚ какие правила действуют в 2026 году и где её можно получить.

Что такое выписка из электронной трудовой книжки (ЭТК) о награждении?

В Электронной трудовой книжке (ЭТК) хранятся сведения о:

• приёме и увольнении;
• изменениях должностей;
• переводах;
• полученных поощрениях и награждениях.

Раздел «Сведения о награждении» в ЭТК не включается в отчёт ЕФС‑1 (раздел IV Постановления ПФР № 245п от ). Поэтому информация о награждениях в выписке из ЭТК отображается отдельно‚ а не как часть отчёта.

Как выглядит запись о награждении в ЭТК?

В выписке из ЭТК в графах указаны:

1. Дата внесения записи – когда была произведена запись о награждении.
2. Кто и за что наградил сотрудника (например‚ «Приказ № 15 от » или «Указ Президента РФ»).
3. Основание награждения – приказ‚ указ‚ сертификат и т.п.
4. Номер и серия вкладыша (если выдавался вкладыш в бумажной форме).

Эти сведения позволяют работодателю‚ пенсионному фонду и другим инстанциям подтвердить‚ что сотрудник действительно получил государственное или корпоративное поощрение.

Как правильно оформить запись о награждении в трудовой книжке?

Постановления ПФР и ТК РФ требуют‚ чтобы сведения о награждениях вносились в раздел «Сведения о награждении». Ниже – пошаговая инструкция.

Шаги по внесению записи

1. Подготовка документа – приказ‚ указ или иной документ‚ подписанный руководителем‚ в котором указано‚ что сотрудник награждён (например‚ благодарностью‚ медалью‚ орденом).
2. Заполнение графа 2 – указывается дата внесения записи.
3. Заполнение графа 3 – указывается‚ кто и за что наградил сотрудника (ФИО руководителя‚ должность‚ наименование организации).
4. Заполнение графа 4 – указывается основание: номер и дата приказа‚ указ Президента‚ решение коллегии и т.п.
5. Указание серии и номера вкладыша (если он выдан). На бумажной форме вкладыш ставится штампом «Выдан вкладыш»‚ где указываются серия и номер.

Важно помнить‚ что внесение записей о работе в раздел «Сведения о награждении» без надлежащего основания считается нарушением Правил и требует последующего исправления.

Образцы записей

Типичный образец записи в ЭТК выглядит так:

Графа 2: 
Графа 3: Приказ № 15 от – директор Иванов И.И.
Графа 4: Заказ на награждение благодарностью за 10‑летний стаж работы

В бумажной форме такой же набор данных заносится в соответствующие графы трудовой книжки.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки о награждении?

Выписка может быть получена несколькими способами:

• Онлайн – через личный кабинет на портале Госуслуги. Там можно запросить полную выписку или отдельный документ о награждении.
• В бумажном виде – в ближайшей клиентской службе Пенсионного фонда России (ПФР) или в МФЦ.
• Электронная отправка – по e‑mail‚ если вы указали соответствующий запрос в системе.

Для получения выписки необходимо:

1. Войти в личный кабинет на портале Госуслуги.
2. Выбрать раздел «Трудовая книжка» → «Выписка из электронной трудовой книжки».
3. Указать период и тип информации (например‚ «Сведения о награждении»).
4. Подтвердить запрос и выбрать способ получения (печать‚ PDF‚ e‑mail).

Что входит в выписку о награждении?

В выписке отражаются только те сведения‚ которые относятся к разделу «Сведения о награждении». Ниже – список основных полей:

• Дата внесения записи.
• ФИО сотрудника.
• Должность сотрудника на момент награждения.
• Наименование документа‚ на основании которого произведено награждение.
• Наименование награды (медаль‚ орден‚ благодарность и т.д.).
• Кто и за что наградил (ФИО руководителя‚ должность).
• Номер и серия вкладыша (если он был выдан).

Эти данные позволяют:

• Подтвердить стаж работы для расчёта пенсии.
• Уплатить дополнительные выплаты (например‚ надбавки за награды).
• Включить информацию в трудовую биографию при оформлении новых сотрудников.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли заверять запись о награждении?

Заверчать запись необязательно‚ если она внесена в электронную форму согласно установленным правилам. Однако в бумажной форме рекомендуется ставить штамп «Выдан вкладыш» и подпись ответственного лица.

Что делать‚ если в ЭТК нет раздела «Сведения о награждении»?

Согласно Постановлению ПФР № 245п от ‚ такой раздел в отчёте ЕФС‑1 не учитывается‚ но он обязателен для заполнения в самой ЭТК. При отсутствии раздела необходимо запросить у работодателя уточнение и внести запись вручную.

Как оформить запись‚ если сотрудник получил несколько наград?

Каждая награда оформляется отдельной записью. В графе 3 указываются все лица‚ которые подписали соответствующие документы‚ а в графе 4 – ссылки на каждый документ.

Можно ли получить выписку‚ если я потерял бумажную трудовую книжку?

Да. Поскольку с 2020 года в России действует обязательная ЭТК‚ достаточно запросить выписку онлайн через Госуслуги. При необходимости можно распечатать её в PDF‑формате.

Выписка из трудовой книжки о награждении – важный документ‚ который фиксирует все официальные награды и поощрения сотрудника. Правильное оформление записи в ЭТК гарантирует соответствие требованиям трудового законодательства‚ упрощает расчёт пенсионного стажа и позволяет быстро получить подтверждающие документы в любой момент.

Если вы хотите получить выписку‚ следуйте простой инструкции:

1. Войдите в личный кабинет на Госуслуги.
2. Выберите запрос «Выписка из электронной трудовой книжки».
3. Укажите нужный период и тип информации («Сведения о награждении»).
4. Получите документ в электронном виде или распечатайте его.

Помните‚ что правильно оформленная запись о награждении – залог юридической чистоты вашего трудового стажа и прозрачности ваших достижений.

Автор статьи: консультант по трудовому праву‚ 2026 год.