В условиях современной геополитической реальности всё чаще российские работодатели сталкиваются с ситуацией, когда соискатель или сотрудник предоставляет украинскую трудовую книжку — документ, выданный в соответствии с законодательством Украины. Это может происходить по разным причинам: переезд граждан Украины на постоянное место жительства в Россию, работа по договору с украинской компанией, временная миграция или получение статуса беженца/временного убежища. Важно понимать, как правильно оформить такие документы в рамках российского трудового законодательства.

Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (ст. 66 ТК РФ), трудовая книжка — это основной документ, удостоверяющий трудовой стаж работника. Однако в России действует только российский образец трудовой книжки, утверждённый Постановлением Правительства РФ от № 622.

Украинская трудовая книжка не имеет юридической силы в России как основной документ о трудовой деятельности. Это означает, что:

• Работодатель не обязан принимать её как замену российской трудовой книжке;
• Информация из украинской книжки может быть использована только как дополнительный документ для подтверждения трудового стажа;
• Для оформления трудовых отношений в России работник обязан получить российскую трудовую книжку.

Что делать работнику с украинской трудовой книжкой?

Если гражданин Украины приходит на работу в Россию и имеет украинскую трудовую книжку, ему необходимо:

1. Подать заявление о выдаче российской трудовой книжки — работодатель обязан выдать её в течение 5 рабочих дней с момента заключения трудового договора (ст. 66 ТК РФ).
2. Предоставить украинскую трудовую книжку для копирования данных — работодатель может сделать копии записей о трудовой деятельности, заверенные печатью и подписью ответственного лица. Это необходимо для последующего подтверждения стажа при назначении пенсии.
3. Приложить нотариально заверенный перевод — если записи в украинской книжке сделаны на украинском языке, рекомендуется предоставить перевод на русский, заверенный нотариусом. Это упростит проверку данных Пенсионным фондом РФ.

Важно!

Если работник ранее уже имел российскую трудовую книжку (например, при работе в России до переезда на Украину), он должен предоставить именно её. В этом случае украинская книжка не требуется.

Как учитывать трудовой стаж, полученный на Украине?

Трудовой стаж, приобретённый на территории Украины, может быть зачтён при назначении пенсии в России, но только при соблюдении ряда условий:

• Работник должен быть гражданином России или иметь статус постоянного жителя РФ;
• Периоды работы на Украине должны быть подтверждены официальными документами (выписки из архивов, справки с мест работы, заверенные копии трудовых книжек);
• Документы должны быть переведены на русский язык и нотариально заверены;
• Для подтверждения стажа необходимо обратиться в Пенсионный фонд РФ с пакетом документов, включая украинскую трудовую книжку и её перевод.

С 2020 года Россия и Украина не имеют двустороннего соглашения о социальном обеспечении, поэтому учёт стажа осуществляется в рамках внутреннего законодательства РФ и на основании международных норм, если они применимы.

Практические рекомендации для работодателей

Работодателям, принимающим на работу граждан Украины с украинской трудовой книжкой, следует:

1. Не отказывать в трудоустройстве только потому, что у соискателя нет российской трудовой книжки — это нарушение трудового законодательства (ст. 64 ТК РФ).
2. Выдать российскую трудовую книжку в установленные сроки, даже если работник предоставил украинскую.
3. Сделать копии всех записей из украинской книжки и приложить их к личному делу работника, это поможет в будущем при подтверждении стажа.
4. Не вносить записи из украинской книжки в российскую — это запрещено законом. Российская трудовая книжка заполняется только с момента трудоустройства в РФ.
5. Информировать работника о необходимости обращения в Пенсионный фонд для учёта стажа на Украине.

Что делать, если украинская трудовая книжка утеряна?

Если работник потерял украинскую трудовую книжку, он может:

• Обратиться в архивы Украины (например, в местный центр занятости или архив Министерства социальной политики Украины) для получения справки о трудовой деятельности;
• Получить дубликат трудовой книжки в Украине — это возможно, но требует времени и документов;
• В России, предоставить другие документы, подтверждающие трудовой стаж: трудовые договоры, выписки из лицевых счётов, справки с бывших мест работы, выписки из Пенсионного фонда Украины (если есть доступ).

В случае отсутствия документов, стаж может быть подтверждён через свидетельские показания, но только при наличии других подтверждающих документов (например, выплаты заработной платы, налоговые выписки).

Если у работника есть украинская трудовая книжка, это не препятствие для трудоустройства в России, но требует соблюдения определённых правил:

• Украинская трудовая книжка, не замена российской.
• Работодатель обязан выдать российскую трудовую книжку.
• Информация из украинской книжки — только для подтверждения стажа, не для заполнения российской.
• Для пенсии — нужны переводы, нотариальные заверения и обращение в ПФР.
• Отказ в трудоустройстве из-за отсутствия российской книжки — незаконен.

Правильное оформление таких случаев позволяет избежать юридических рисков, обеспечивает защиту прав работника и упрощает процесс назначения пенсии в будущем. Помните: человеческий фактор важнее бюрократии — сотрудничество и понимание помогут преодолеть любые различия в документах.

Совет профессионала:

Если вы, работодатель, рекомендуем создать отдельный архивный пакет для каждого сотрудника с украинской трудовой книжкой: копии, переводы, заявления, подтверждения. Это сэкономит вам и сотруднику годы и нервы в будущем.