В последние годы в России происходит переход от бумажных форм ведения трудовой деятельности к электронным аналогам․ Многие работники и работодатели задаются вопросом: может ли Пенсионный фонд России (ПФР) забрать (взыскать) оригинальную трудовую книжку и как правильно оформить эту процедуру? В статье подробно разберём, какие правила действуют, какие документы требуются и что делать, если утеряна бумажная форма․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной записи о трудовой деятельности работника․ Она содержит всю необходимую информацию: сведения о местах работы, должностях, сроках труда, данных о страховых взносах и т․д․ Основные особенности:
- Ведётся в системе ПФР через личный кабинет или через специализированного оператора․
- Сохраняет всю информацию, которая ранее фиксировалась в бумажной форме․
- Не требует физического хранения и подлежит защите от потери․
1․1 Как подать сведения о трудовой книжке в ПФР?
Для внесения данных в электронную форму работодатель может:
- Загрузить сведения через кабинет страхователя на официальном портале ПФР (pfr․gov․ru)․
- Обратиться к специализированному оператору связи․
- Связаться с клиентской службой территориального органа ПФР․
После подачи данных система автоматически формирует выписку, которую можно просмотреть в разделе «История обращений» или отправить на электронную почту;
Забирает ли ПФР трудовую книжку?
Ответ однозначный: ПФР не «забирает» оригинальную трудовую книжку в смысле изъятия её из владения работника․ Однако есть несколько нюансов, которые важно понимать․
2․1 Почему возникает путаница?
С 2021 года для новых сотрудников вводятся только электронные записи․ Это приводит к вопросам о необходимости сохранения бумажной формы․ Некоторые полагают, что ПФР может потребовать передать оригинал, однако законодательно такой правовой акт отсутствует․
2․2 Что говорит закон?
Согласно ст․ 62 и 66․1 Трудового кодекса РФ, работодатель имеет право вместо бумажной формы выдать работнику справку о трудовой деятельности (форма СТД‑Р) или вернуть книжку с отметками о трудоустройстве․ При этом:
- Работодатель не обязан выдавать оригинальную трудовую книжку, если она уже не используется․
- Переход на электронную форму не влечёт обязательного сдачи бумажной книги․
2․3 Возможные сценарии «забора»
В практике встречаются случаи, когда:
- Работник теряет оригинальную книжку․
- Работодатель не может предоставить документ из‑за ошибок в учёте․
- ПФР запрашивает уточнение информации и просит предоставить бумажный экземпляр для сверки․
В последнем случае «забор» означает лишь запрос документа, а не принудительное изъятие․
Как оформить замену или дубликат трудовой книжки?
Если оригинальная бумажная трудовая книжка утеряна или повреждена, необходимо оформить её замену․ По правилам:
- Работник подаёт письменное заявление с указанием причины потери․
- Работодатель оформляет новый экземпляр на основании заявления․
- В новом документе фиксируются все сведения, ранее содержащиеся в старой книжке․
Важно помнить, что после перехода на электронную форму новый бумажный экземпляр может быть оформлен только в случае необходимости (например, при работе с организациями, требующими бумажного документа)․
3․1 Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Для получения официального документа:
- Войдите в личный кабинет на сайте ПФР․
- Перейдите в раздел Электронная трудовая книжка․
- Выберите Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности․
- Сформированная выписка доступна онлайн и может быть отправлена на e‑mail․
Частые вопросы
4․1 Можно ли перейти с электронной на бумажную форму?
По текущим нормам, после перехода на электронную форму вернуться к бумажной нельзя․ Все новые записи фиксируются только в электронном виде․
4․2 Нужно ли выдавать работнику трудовую книжку для сверки данных с ПФР?
Нет, выдавать оригинальную книжку не обязательно․ При необходимости сверки ПФР может запросить выписку из электронной базы․
4․3 Что делать, если работодатель отказывается оформить новый экземпляр?
Работник имеет право обратиться в Роструд или в прокуратуру с жалобой․ Документы, подтверждающие потерю, должны быть приложены к обращению․
Таким образом, ПФР не «забирает» трудовую книжку в прямом смысле слова․ Он лишь:
- Ведёт электронный учёт трудовой деятельности․
- Запрашивает у работодателя сведения для сверки․
- Предлагает получить выписку через личный кабинет․
Работодатель и работник должны следовать установленным процедурам: при потере оригинала оформлять дубликат, а при переходе на электронную форму использовать сервис Заказать справку на портале ПФР․ Соблюдение этих правил позволит избежать недоразумений и обеспечить корректное документальное оформление трудовой деятельности․