Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность, стаж и квалификацию сотрудника. В традиционном виде она представляет собой бумажный журнал, в который работодатель вносит сведения о местах работы, должностях, сроках и причинах увольнения. С 2022 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), однако необходимость в копии (бумажной или электронной) сохраняется.
Почему иногда требуется именно копия, а не оригинал?
Оригинальная трудовая книжка остаётся собственностью работника, но в ряде ситуаций её передача невозможна (например, она находится у работодателя). Копия позволяет предоставить требуемую информацию без риска потери оригинала.
Ситуации, в которых может потребоваться копия трудовой книжки
-
Трудоустройство на новую работу
Новый работодатель часто запрашивает подтверждение стажа и квалификации. Если оригинал находится у предыдущего работодателя, предоставляется копия, заверенная печатью и подписью.
-
Оформление государственных пособий и выплат
Для получения пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, выплаты по безработице и др. требуется подтверждение трудового стажа. Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, считается официальным документом.
-
Получение кредита или ипотеки
Банки могут запросить подтверждение стабильного дохода и трудового стажа. Копия трудовой книжки (или выписка из ЭТК) служит одним из подтверждающих документов.
-
Оформление визы и миграционных документов
Для получения рабочей визы, вида на жительство или гражданства в некоторых странах требуется подтверждение трудовой истории в России.
-
Судебные разбирательства и споры с работодателем
При возникновении трудовых споров (незаконное увольнение, невыплата заработной платы, оспаривание стажа) суд требует документальное подтверждение. Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, часто используется в качестве доказательства.
-
Переоформление или восстановление утерянной/повреждённой трудовой книжки
Если оригинал утерян или повреждён, работодатель обязан выдать копию, а затем оформить новую книжку.
-
Проверка работодателем сведений в СФР (Социальный фонд России)
Работодатель может запросить у сотрудника копию трудовой книжки, чтобы сверить данные, переданные в электронный реестр.
-
Оформление добровольного пенсионного страхования
Страховые компании требуют подтверждение трудового стажа для расчёта страховых взносов и будущих выплат.
-
Участие в конкурсах, грантах и программах профессионального развития
Некоторые программы требуют подтверждения опыта работы, что удобно предоставить в виде копии трудовой книжки.
Как правильно оформить копию трудовой книжки
Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан выдать копию трудовой книжки по требованию работника. Ниже – пошаговая инструкция:
- Подготовка запроса. Работник пишет заявление (можно в свободной форме) с указанием цели получения копии.
- Проверка оригинала. Работодатель сравнивает оригинал (если он находится у него) с запросом.
- Сделать копию. Копию делают на копировальном аппарате, при необходимости – в цвете (для лучшей читаемости).
- Заверение копии. На копию ставится подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать организации. При отсутствии печати допускается заверение подписью и указанием даты.
- Передача копии. Копию передают работнику лично или отправляют заказным письмом;
Особенности заверения в электронном виде
Если используется Электронная трудовая книжка (ЭТК), копию можно получить в виде PDF‑файла, подписанного квалифицированной электронной подписью (КЭП) работодателя. Такая копия имеет ту же юридическую силу, что и бумажный вариант.
Что делать, если работодатель отказывается выдать копию?
Отказ работодателя нарушает Трудовой кодекс. Возможные действия:
- Обратиться к руководителю или в отдел кадров с повторным запросом.
- Подать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ) по месту нахождения организации.
- Обратиться в суд с иском о принуждении к выдаче копии и возмещении морального вреда.
Копия трудовой книжки – важный документ, который может понадобиться в самых разных жизненных ситуациях: от поиска новой работы до получения кредита и участия в судебных разбирательствах. Несмотря на рост популярности электронных форм, закон требует, чтобы работодатель по требованию сотрудника выдавал копию, независимо от того, хранится ли оригинал в бумажном виде или в системе ЭТК. Знание правил оформления и правовых оснований поможет быстро и без проблем получить необходимый документ.
Дата актуализации: