Зачем нужна заверенная копия трудовой книжки? При трудоустройстве по совместительству (частичной занятости) работодатель часто требует предоставить не оригинал‚ а заверенную копию трудовой книжки. Это позволяет проверить сведения о предыдущих местах работы‚ не рискуя потерять оригинальный документ.
Что такое заверенная копия трудовой книжки?
Заверенная копия – это точное воспроизведение страниц трудовой книжки‚ на которой указаны все записи о трудовой деятельности‚ а также подпись и печать лица‚ заверяющего документ (нотариуса‚ сотрудника МФЦ‚ руководителя организации).
Когда требуется заверенная копия?
- При приёме на работу по совместительству (частичная занятость‚ подработки‚ временные проекты).
- При переводе сотрудника внутри организации‚ если оригинал находится у другого подразделения.
- При предоставлении документов в органы соцзащиты‚ пенсионный фонд‚ суд.
Правовая база
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66) и Федеральному закону «Об удостоверении фактов» (№ 115‑ФЗ)‚ копия документа считается заверенной‚ если она подтверждена подписью и печатью уполномоченного лица‚ а также отмечена отметкой «Копия верна оригиналу».
Куда обращаться за заверением
- Нотариальная контора – самый надёжный способ. Нотариус проверяет оригинал и ставит печать.
- Многофункциональный центр (МФЦ) – в рамках государственных услуг можно заверить копию бесплатно (при наличии паспорта).
- Отдел кадров текущего работодателя – в некоторых компаниях есть право заверять копии внутренних документов.
- Управление делами граждан (УДГ) в муниципалитете – иногда предоставляют услуги заверения по месту жительства.
Необходимый набор документов
Для получения заверенной копии трудовой книжки подготовьте:
- Оригинал трудовой книжки.
- Паспорт гражданина РФ (или иной документ‚ удостоверяющий личность).
- Заявление (в некоторых учреждениях) о желании получить заверенную копию.
- Оплата услуги (если заверение в нотариальной конторе; в МФЦ – бесплатно).
Пошаговая инструкция
Шаг 1. Подготовка оригинала
Убедитесь‚ что в трудовой книжке нет пустых страниц‚ а все записи полностью читаемы. При необходимости попросите работодателя исправить ошибки до заверения.
Шаг 2; Выбор места заверения
Определитесь‚ где удобнее: в МФЦ (бесплатно‚ но может потребоваться запись) или в нотариальной конторе (быстрее‚ но платно).
Шаг 3. Заполнение заявления
В МФЦ обычно требуется заполнить форму «Заявление о заверении копии документа». В нотариальной конторе заявление заполняет нотариус.
Шаг 4. Предоставление оригинала и копий
Сделайте чистую копию всех страниц трудовой книжки (обычно в черно‑белом формате). Передайте оригинал и копии сотруднику‚ который будет их заверять.
Шаг 5. Проверка и подпись
Уполномоченное лицо сравнивает оригинал с копией‚ ставит отметку «Копия верна оригиналу»‚ подписывает и ставит печать.
Шаг 6. Получение заверенной копии
Получив заверенную копию‚ проверьте наличие подписи‚ печати и отметки о соответствии оригиналу. Оригинал трудовой книжки возвращается вам в неизменном виде.
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие подписи или печати – без этих элементов копия считается не заверенной.
- Неполные копии – копировать нужно все заполненные страницы‚ включая пустые листы между записями.
- Повреждённый оригинал – если в книжке есть разорванные страницы‚ её могут отказать в заверении.
- Неправильный документ удостоверяющий личность – в МФЦ принимают только паспорт РФ или заграничный паспорт.
Сроки и стоимость
| Место заверения | Срок выполнения | Стоимость |
|---|---|---|
| МФЦ | От 1 до 3 рабочих дней (при записи) | Бесплатно |
| Нотариальная контора | В тот же день (при наличии свободного окна) | От 300 до 800 рублей за одну копию |
| Отдел кадров предприятия | В течение 1 рабочего дня | Бесплатно (внутреннее правило) |
Что делать после получения заверенной копии
- Сохраните оригинал трудовой книжки в безопасном месте.
- Передайте заверенную копию работодателю по совместительству.
- Сделайте собственную цифровую копию (скан) для личного архива.
- При необходимости‚ храните копию в течение всего периода совместительства.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли заверить только часть трудовой книжки?
Да‚ если работодатель просит только записи за определённый период‚ можно заверить соответствующие страницы. Однако большинство работодателей требуют полную копию.
Нужна ли заверенная копия‚ если я уже работаю в этой же организации?
Если вы переводитесь внутри той же организации‚ обычно достаточно внутреннего подтверждения от отдела кадров. Но при оформлении совместительства в другой юридической форме (например‚ в дочерней компании) копия может потребоваться.
Можно ли заверить копию онлайн?
В России пока нет официального сервиса для дистанционного заверения копий трудовых книжек. Некоторые нотариальные сервисы предлагают электронную нотариальную запись‚ но оригинал всё равно должен быть представлен лично.
Что делать‚ если в трудовой книжке есть ошибки?
Обратитесь к бывшему работодателю с просьбой исправить ошибку. После исправления можно получить заверенную копию уже с корректными данными.
Заверенная копия трудовой книжки – важный документ‚ который подтверждает ваш трудовой стаж и позволяет работодателю по совместительству убедиться в законности ваших предыдущих записей. Оформление копии несложно: достаточно подготовить оригинал‚ выбрать удобное место заверения и предоставить необходимые документы. Соблюдая указанные шаги‚ вы быстро получите корректный документ и сможете без задержек приступить к работе по совместительству;
Если у вас остались вопросы‚ рекомендуется обратиться в ближайший МФЦ или к нотариусу – они помогут уточнить детали и оформить копию в соответствии с законодательством.