После увольнения сотрудника работодатель обязан в установленные сроки вручить ему трудовую книжку — основной документ, подтверждающий трудовой стаж․ Однако не всегда сотрудник может забрать книжку в день увольнения: он может отсутствовать, отказаться от получения или не явиться по иным причинам․ В таких случаях работодатель обязан направить работнику официальное уведомление о необходимости забрать трудовую книжку․ Это не просто формальность — это юридически значимое действие, защищающее как работника, так и работодателя от возможных споров и штрафов․

Согласно статье 84․1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в последний день работы․ Если этого не произошло по вине работника (например, он не явился), работодатель должен:

• направить работнику письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой;
• предложить альтернативу — отправку книжки по почте с согласия сотрудника․

Если работодатель не предпримет этих действий, он может быть привлечен к ответственности:

• По статье 5․27 КоАП РФ — за нарушение трудового законодательства: штраф до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для должностного лица․
• По статье 234 ТК РФ, работник вправе требовать компенсации за время вынужденного простоя (до среднего заработка за каждый день задержки)․

Таким образом, уведомление — это не просто вежливое напоминание, а юридически обязательный шаг, защищающий работодателя от претензий и финансовых потерь․

Как правильно составить уведомление?

Законодательством не установлена строгая форма уведомления, поэтому его можно составить в произвольной форме․ Однако для юридической надежности и ясности рекомендуется придерживаться следующей структуры:

Обязательные элементы уведомления:

1. Реквизиты организации — наименование, адрес, контактные данные․
2. Дата и номер уведомления — для учета и отслеживания․
3. ФИО работника — полностью, как в трудовом договоре․
4. Должность и номер трудового договора (при наличии)․
5. Дата увольнения, точная дата прекращения трудовых отношений․
6. Суть уведомления — сообщение о том, что трудовая книжка готова к выдаче, но не была вручена в день увольнения․
7. Приглашение явиться за книжкой — указание адреса, времени и контакта ответственного лица (например, кадровика)․
8. Предложение отправить книжку по почте — с просьбой дать письменное согласие и указать точный адрес для отправки․
9. Срок для ответа — рекомендуется указать разумный срок (например, 3–5 рабочих дней)․
10. Последствия неявки — предупреждение о возможной компенсации за задержку․
11. Подпись руководителя и печать организации (если есть)․

Образец уведомления (текст для копирования)

ООО «Пример»

ИНН 7701234567, ОГРН 1234567890123

г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 10, тел․ +7 (495) -23-45-67



УВЕДОМЛЕНИЕ

№ 05/2026 от 23 мая 2026 г․



Иванову Ивану Ивановичу

(должность: бухгалтер)



В соответствии со статьей 84․1 Трудового кодекса Российской Федерации, в день увольнения, 20 мая 2026 года, Вам была готова к выдаче трудовая книжка․ Однако в указанный день Вы не явились за ней․



Настоящим уведомляем Вас, что Ваша трудовая книжка хранится в отделе кадров ООО «Пример» и готова к выдаче по адресу: г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 10, каб․ 305, в рабочие дни с 9:00 до 17:00 (перерыв с 13:00 до 14:00)․



Вы также имеете право запросить отправку трудовой книжки по почте․ Для этого необходимо предоставить письменное согласие с указанием полного адреса для отправки (включая индекс)․



Просим Вас явиться за трудовой книжкой или направить согласие на почтовую отправку до 30 мая 2026 года․ В случае отсутствия ответа или неявки в указанный срок, трудовая книжка будет храниться на складе организации, а ответственность за задержку выдачи несёт работодатель в соответствии с законодательством РФ․



С уважением,



Руководитель отдела кадров

_________________ /С․В․ Петрова/

(подпись, расшифровка)



Печать

Как направить уведомление?

Уведомление должно быть направлено официально и с подтверждением получения․ Рекомендуемые способы:

• Личная вручение под подпись — самый надежный способ․ Работник расписывается в получении уведомления․
• Почтовое отправление с описью вложения и уведомлением о вручении — если сотрудник не может явиться лично․ В описи указывается: «Уведомление о необходимости получения трудовой книжки»․
• Электронная почта, допустимо только при наличии письменного согласия работника на электронное взаимодействие (ст․ 67․1 ТК РФ)․

Важно! Не отправляйте уведомление просто по электронной почте без подтверждения получения — это не будет считаться надлежащим уведомлением в суде․

Что делать, если работник не отвечает?

Если после уведомления работник не явился и не ответил в установленный срок:

1. Продолжайте хранить трудовую книжку в специальном месте (архив, сейф, журнал учета)․
2. Составьте акт о невозможности вручения (с участием двух свидетелей)․
3. Сохраняйте все копии уведомлений, почтовые квитанции, акты — это будет доказательством вашей добросовестности․
4. При обращении работника в будущем — выдайте книжку немедленно, без задержек․

Если работник впоследствии обратится в суд с требованием компенсации за задержку, вы сможете доказать, что все необходимые действия были предприняты․

Отправка трудовой книжки по почте

Если работник согласен на почтовую отправку, вы обязаны:

• Получить его письменное согласие с указанием точного адреса (включая индекс)․
• Отправить книжку заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении․
• Сохранить копию согласия, опись и почтовую квитанцию не менее 5 лет․

Запрещено отправлять трудовую книжку обычной почтой, курьером без описи или через третьих лиц — это нарушение закона․

Частые ошибки работодателей

• Не направляют уведомление вообще — риск штрафа и компенсации․
• Отправляют уведомление по смс или WhatsApp — не имеет юридической силы․
• Не фиксируют факт отправки — нет доказательств в суде․
• Считают, что «он сам должен был прийти» — закон не требует этого, если работодатель не уведомил․
• Хранят книжку без учета, ведите журнал учета трудовых книжек (форма № Т-49)․

Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку после увольнения — это не бюрократическая формальность, а обязательный элемент правильного кадрового документооборота․ Его грамотное составление и направление защищают работодателя от финансовых рисков, судебных исков и штрафов, а также обеспечивают соблюдение прав работника на своевременное получение важнейшего документа․

Рекомендация: Внедрите в вашу кадровую практику шаблон уведомления, утвержденный внутренним приказом․ Обучите сотрудников кадровой службы правилам вручения и учета трудовых книжек․ Это сэкономит время, деньги и нервы в будущем․

Помните: ваша ответственность заканчивается только тогда, когда трудовая книжка находится в руках работника или отправлена по его согласию с подтверждением получения․