Трудовая книжка – традиционный документ, в котором фиксируется трудовая деятельность граждан. С 10 июня 2026 года в Украине все бумажные трудовые книжки должны быть оцифрованы, а значит, многие работники задумываются, как заменить её на современный аналог. Ниже подробно рассматриваем варианты замены, процедуры оформления и особенности переходного периода.
Почему возникает необходимость замены
• Цифровизация – переход к электронному реестру застрахованных лиц делает бумажный документ избыточным.
• Удобство – электронный трудовой договор доступен в любой момент через личный кабинет ПФУ.
• Безопасность – отсутствие риска потери, порчи или кражи оригинала.
Что происходит с бумажной книжкой
С 10 июня 2026 года все бумажные трудовые книжки должны быть внесены в электронный реестр. После этого они перестают быть юридически значимыми, если только работодатель не предоставит их цифровую копию.
Как заменить трудовую книжку: основные способы
Существует несколько вариантов замены, каждый из которых подходит под разные ситуации.
Оформление электронного трудового договора
Электронный трудовой договор – это официальный документ, который заменяет бумажную книжку. Оформление происходит в следующем порядке:
- Войдите в личный кабинет на официальном сайте ПФУ (https://pfu;gov.ua).
- Перейдите в раздел «Трудовая деятельность» → «Электронный трудовой договор».
- Заполните форму, указав сведения о работодателе, месте работы, датах начала и окончания трудовых отношений.
- Подпишите договор электронно с помощью квалифицированной подписи (КЭП) или через подтверждение по SMS.
- После подписания система автоматически внесёт данные в электронный реестр.
Получение электронного эквивалента из ПФУ
Если у вас уже есть запись в электронном реестре, но нет официального документа, можно запросить выписку из реестра:
- В личном кабинете ПФУ выберите пункт «Моя информация» → «Трудовая деятельность».
- Скачайте готовый документ в формате PDF.
- Эту выписку можно использовать в качестве официального подтверждения трудового стажа.
Оформление в кадровом отделе организации
Для тех, кто работает в государственном или частном секторе, кадровый отдел может оформить замену:
- Подача заявления о замене бумажной книжки на электронную.
- Передача сканов необходимых документов (паспорт, код ИПН, трудовой договор).
- Кадровый отдел формирует электронный документ и отправляет его в ПФУ.
- После подтверждения в ПФУ вы получаете уведомление о завершении процедуры.
Замена при смене работодателя
Если вы меняете место работы, электронный трудовой договор автоматически переносится в новый реестр; При этом:
- Важно уведомить нового работодателя о наличии электронного документа.
- Новый работодатель может запросить выписку из реестра для подтверждения опыта.
Что делать, если электронный документ недоступен
В случае технических проблем или отсутствия доступа к личному кабинету ПФУ:
- Обратитесь в отдел кадров вашего предприятия – они помогут оформить бумажную копию и передать её в ПФУ.
- Подайте запрос в ПФУ через службу поддержки (e‑mail или телефон).
- В крайнем случае, можно оформить временную справку о трудовой деятельности, которая будет заменена на электронный документ позже.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать старую бумажную книжку после 10 июня 2026? – Нет, после указанной даты бумажные книжки перестают быть юридически значимыми.
- Стоит ли оформлять электронный документ, если я уже оцифровал трудовую деятельность? – Да, оформление гарантирует официальное подтверждение и избавит от риска потери данных.
- Как узнать, что мой трудовой стаж учтён в электронном реестре? – В личном кабинете ПФУ в разделе «Трудовая деятельность» отображается суммарный стаж.
- Можно ли оформить электронный трудовой договор без квалифицированной подписи? – Да, в большинстве случаев достаточно подтверждения по SMS, однако для некоторых организаций требуется КЭП.
Замена бумажной трудовой книжки на электронный аналог – это простой и логичный шаг в рамках цифровой трансформации украинской системы труда; Главное – своевременно оформить электронный трудовой договор через личный кабинет ПФУ или через кадровый отдел, чтобы избежать потери страхового стажа и пенсионных выплат. При следовании описанным выше рекомендациям процесс замены пройдет без особых трудностей, а ваш трудовый стаж будет надёжно зафиксирован в электронном виде.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы, рекомендуем обратиться в службу поддержки ПФУ или к своему кадровому отделу.