Трудовая книжка – это важный документ, подтверждающий трудовую биографию работника. При её порче, будь то из‑за воды, огня, стирания или другого повреждения, необходимо быстро и правильно оформить замену. Ниже приведена подробная инструкция, основанная на действующем законодательстве и практике российских работодателей.
С 1 января 2023 г. в России действует новый образец трудовых книжек. Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) уже начался с 2020 г., но бумажные экземпляры остаются обязательными до полного перехода. Поэтому важно знать, как реагировать, если листы трудовой книжки испорчены.
Причины порчи трудовых книжек
- Влага, вода, дождь, проливание жидкости.
- Пожар, дым, огненные потоки.
- Стирание, вытирание ручкой, случайное стирание.
- Неправильное хранение (влажное место, прямой солнечный свет).
- Внутренние ошибки (неправильный штамп, неправильный формат).
Права и обязанности работодателя и работника
Общие положения
Работодатель обязан вести трудовую книжку, а работник – хранить её в надлежащем состоянии. При порче документа обе стороны обязаны принять меры по его восстановлению или замене.
Случай испорченного ьного листа
ьный лист содержит фамилию, имя, отчество, дату рождения и номер. Если он испорчен, но остальные страницы читаемы, то:
- ьный лист признаётся недействительным.
- Необходимо оформить новый ьный лист и перенести все записи, кроме недействительной.
- Работник не обязан платить за новый экземпляр; расходы несёт работодатель.
Случай испорченных страниц
Если повреждены страницы с записью о приёме, переводе, увольнении:
- Порча считается полной, если информация не читается.
- Требуется выдача дубликата с переносом всех записей.
- Испорченный экземпляр уничтожается по актам списания.
Порядок действий при порче
Шаг 1: Оценка повреждений
Сотрудник или работодатель проверяют, какие страницы испорчены. Если только ьный лист – достаточно заменить его. Если повреждены несколько страниц – требуется дубликат.
Шаг 2: Составление акта списания
В соответствии с приказом о списании испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, оформляется акта списания:
- Указывается дата списания.
- Перечисляются испорченные страницы.
- Подписывают руководитель организации и работник.
- Сохраняется копия акта для кадрового учёта.
Шаг 3: Выдача дубликата
Если работник не работает, дубликат выдаёт тот работодатель, который оставлял последнюю запись. В дубликат переносятся все записи из оригинала, кроме недействительной. Если работник продолжает трудиться, дубликат выдаётся в том же месте работы.
Шаг 4: Уничтожение испорченного экземпляра
После выдачи дубликата испорченный экземпляр уничтожается. При этом:
- Составляется акт об уничтожении.
- Указывается, что уничтожение произведено по закону.
- Работник не несёт ответственности за испорченный экземпляр.
Пошаговая инструкция
Если работник не работает
- Проверка последней записи в трудовой книжке.
- Составление акта списания испорченных листов.
- Выдача дубликата работодателем, где была последняя запись.
- Уничтожение испорченного экземпляра по акту.
Если работник работает
- Составление акта списания.
- Выдача дубликата в том же месте работы.
- Уничтожение испорченного экземпляра.
- Проверка, что все записи перенесены корректно.
Переход на электронные трудовые книжки
С 2020 г. в России осуществляется переход на ЭТК. Это снижает риск физической порчи, но пока бумажные экземпляры обязательны, необходимо соблюдать правила выше. В будущем, когда ЭТК станет единственным форматом, процедура замены будет упрощена до обновления данных в системе.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли восстановить поврежденный лист?
В большинстве случаев восстановление невозможно, если информация не читается. В случае частичного повреждения можно скопировать данные в новый лист, но это требует согласования с работодателем.
Нужно ли платить за новый экземпляр?
Нет. Работодатель обязан оформить новый экземпляр без удержания с работника. Однако в некоторых случаях работодатель может взыскать с кадрового специалиста расходы, если порча произошла по его вине.
Что делать с неизрасходованными бланками старого образца?
Неиспользованные бланки старого образца можно хранить в архиве, но при необходимости их можно списать по актам списания и заменить новыми. При переходе на новый образец рекомендуется использовать только актуальные бланки.
Порча трудовой книжки – это не конец карьеры, а просто необходимость оформить замену. Важно действовать быстро, соблюдать законодательные требования и вести правильный кадровый учёт. Следуя приведённой инструкции, вы сможете без лишних затрат и задержек восстановить документ, подтверждающий трудовую историю.