Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника и его стаж. В 2026 году в России сохраняется как бумажный, так и электронный формат. Поменять трудовую книжку можно в нескольких случаях: при смене фамилии, при переходе на новый формат (электронную трудовую книжку, ЭТК), при утрате или повреждении оригинала, а также при необходимости обновления документа в соответствии с новыми требованиями законодательства.

Когда нужно менять трудовую книжку?

• Смена фамилии, имени, отчества (например, после замужества).
• Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК).
• Утрата, повреждение или уничтожение оригинала.
• Обновление формата в связи с изменением требований к оформлению (например, новые требования к обложке).
• Переход на новую бумажную трудовую книжку, если она не соответствует требованиям ГОСТ.

Что понадобится для замены?

1. Заявление о смене трудовой книжки (форма «Заявление о смене трудовой книжки»).
2. Копия паспорта (с указанием новой фамилии, если меняется).
3. Свидетельство о браке (если меняется фамилия).
4. Документ, подтверждающий утрату/повреждение оригинала (например, заявление о потерянной книжке).
5. Приказ работодателя о смене трудовой книжки (если это инициатива работодателя).
6. Платёжный документ (если требуется оплата за изготовление новой книжки).

Пошаговый процесс замены трудовой книжки

Смена фамилии в трудовой книжке

1. Сотрудник подает заявление о смене фамилии в отдел кадров.
2. Отдел кадров оформляет приказ о смене фамилии (приказ Минтруда № 320н).
3. На ьном листе книжки старая фамилия зачеркивается одной линией, рядом пишется новая фамилия.
4. Внутренняя сторона обложки получает запись о смене фамилии.
5. Проверка работника: запись должна быть читаемой и не перекрываться печатью.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

1. Работодатель принимает решение о переходе на ЭТК (обязателен с 2020 г., но работник может выбрать оставить бумажную).
2. Сотрудник подписывает договор о переходе на ЭТК.
3. В отделе кадров вносится запись о переходе в бумажной книжке: «Переход на электронную трудовую книжку».
4. Печать ЭТК выдается сотруднику в электронном виде (через портал «Е-офис» или «Мой персонал»).
5. Бумажная книжка хранится в архиве, но не используется для дальнейших записей.

Замена утраченной/повреждённой трудовой книжки

1. Сотрудник подает заявление о потере/повреждении.
2. Отдел кадров оформляет приказ о выдаче дубликата.
3. Дубликат создаётся по образцу, но с отметкой «Дубликат» на ьном листе.
4. Внутренние записи сохраняются: в дубликате вносится копия всех предыдущих записей.
5. При необходимости можно получить копию всех записей в виде печатной версии.

Обновление бумажной трудовой книжки согласно новым требованиям

1. Проверка текущего вида книжки на соответствие ГОСТу (проверка обложки, формата, печати).
2. Если книжка не соответствует требованиям, сотрудник получает новую бумажную книжку от предприятия.
3. Все предыдущие записи перенесены в новую книжку (через копирование или перенесение в электронный формат).
4. Сотрудник подписывает заявление о смене книжки.
5. Отдел кадров оформляет приказ о выдаче новой книжки.

Как оформить запись о переходе на ЭТК в 2025–2026 годах

• Внутренний приказ о переходе (приказ Минтруда № 320н, пункт 35).
• Запись в бумажной книжке: «Переход на электронную трудовую книжку» с датой и подписью руководителя.
• Печать ЭТК выдается сотруднику в электронном виде.
• Сохранение бумажной книжки в архиве (не используеться для дальнейших записей).

Частые ошибки при смене трудовой книжки

• Неправильное зачеркивание старой фамилии (должна быть ровная линия).
• Отсутствие подписи руководителя в приказе о смене.
• Неучет всех предыдущих записей при выдаче дубликата.
• Неправильное оформление ЭТК (не соблюдение формата, не указание даты перехода).
• Отказ от подписания договора о переходе на ЭТК без объяснения причин.

Поменять трудовую книжку – это не просто заменить документ. Это юридически значимая процедура, требующая соблюдения всех норм Трудового кодекса РФ и приказов Минтруда. Важно:

• Соблюдать порядок оформления заявлений и приказов.
• Проверять, что все записи читаемы и не перекрыты печатями.
• Сохранять оригиналы всех документов (заявления, приказов, договоров).
• В случае перехода на ЭТК убедиться, что сотрудник получил электронный документ и знает, как им пользоваться.
• При утрате книжки своевременно оформить дубликат, чтобы не потерять стаж.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете без проблем обновить трудовую книжку, соблюдая все требования законодательства и обеспечив корректность трудовой истории сотрудника.