В России трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий факт трудоустройства, а также сведения о должностях, сроках работы и причинах увольнения.
Генеральный директор, как руководитель юридического лица, также обязан иметь запись в трудовой книжке. Ниже приведены подробные инструкции, юридические основания, образцы и рекомендации по оформлению.

Когда необходимо вносить запись?

• При приёме на работу в качестве генерального директора (первый раз).
• При переводе сотрудника на должность генерального директора.
• При переизбрании или продлении полномочий генерального директора.
• При увольнении (выходе) с должности.
• При приёме на работу в качестве генерального директора по совместительству.

В соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек 2022, запись о назначении/избрании руководителя в трудовую книжку оформляется так же, как и запись о приёме любого другого работника.

Юридические основания

Основные нормативные акты:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 15, 16, 18).
• Положение о трудовой книжке (Федеральный закон от № 147-ФЗ).
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек 2022.

В соответствии с пунктом 3.1.2 «Запись о назначении/избрании руководителя»:

• В графе 3 указывается должность: «генеральный директор».
• В графе 4 – дата и номер протокола (приказ, решение общего собрания, протокол совета директоров) о назначении.
• В графе 5 – дата вступления в должность.
• В графе 6 – дата увольнения (если применимо).

Как оформить запись?

Оформление для новой организации

Если компания была создана недавно, то запись в трудовой книжке выглядит так:

Графа 3: Генеральный директор
Графа 4: № 12 (протокол общего собрания учредителей)
Графа 5: 
Графа 6: (пусто, если не увольнялся)

В случае, если генеральный директор был выбран на общем собрании, в графе 4 указывается номер протокола собрания. Если же назначение было принято приказом самого руководителя, то в графе 4 указывается номер приказа.

Оформление при переводе

При переводе сотрудника на должность генерального директора в графе 4 указываеться дата и номер приказа о переводе, а в графе 5 – дата вступления в должность. Пример:

Графа 3: Генеральный директор
Графа 4: № 5 (приказ о переводе)
Графа 5: 
Графа 6: (пусто)

Переизбрание и продление полномочий

При многократном переизбрании или продлении полномочий запись в трудовой книжке не требуется, если нет изменения должности. Однако рекомендуется добавить запись о продлении в графе 4 с указанием протокола совета директоров и даты вступления в новый срок.

Увольнение

При увольнении генерального директора в графе 6 указывается дата увольнения, а в графе 4 – номер приказа об увольнении. Пример:

Графа 3: Генеральный директор
Графа 4: № 8 (приказ об увольнении)
Графа 5: 
Графа 6: 

Приём на работу по совместительству

Если генеральный директор работает по совместительству, запись оформляется так же, как при приёме любого другого работника, но в графе 3 указывается «генеральный директор (по совместительству)».

Образцы записей

• Образец 1 – Приём на работу:

Графа 3: Генеральный директор
Графа 4: № 12 (протокол общего собрания учредителей)
Графа 5: 
Графа 6: (пусто)
 

• Образец 2 – Перевод:

Графа 3: Генеральный директор
Графа 4: № 5 (приказ о переводе)
Графа 5: 
Графа 6: (пусто)
 

• Образец 3 – Увольнение:

Графа 3: Генеральный директор
Графа 4: № 8 (приказ об увольнении)
Графа 5: 
Графа 6: 
 

Практические рекомендации

1. Всегда сохраняйте копию протокола, приказа или решения, на основании которого вносится запись.
2. Печатка и подпись руководителя обязательны.
3. Если вы используете электронную трудовую книжку, убедитесь, что запись подтверждена электронной подписью.
4. При переизбрании руководителя не вносите лишние записи, если должность не менялась.
5. При приёме по совместительству обязательно укажите в графе 3 «по совместительству».
6. Проверяйте, что дата вступления в должность совпадает с датой начала работы, если это применимо.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли исключить данные бывшего директора из ЕГРЮЛ?
  
  Ответ: В соответствии с КонсультантПлюс (2025) бывший директор может потребовать исключения своих данных, если в реестре нет сведений о новом руководителе. Однако это требует согласия всех участников и обновления ЕГРЮЛ.
• Что делать, если у директора несколько раз переизбирался?
  
  Ответ: В трудовой книжке не требуется отдельные записи при каждом переизбрании, если должность не менялась. При необходимости можно добавить запись о продлении полномочий.
• Как оформить запись для генерального директора-учредителя?
  
  Ответ: В графе 3 указывается «генеральный директор», в графе 4 – номер протокола учредительного собрания, в графе 5 – дата вступления в должность.

Запись в трудовой книжке генерального директора – важный юридический акт, который подтверждает его статус и обеспечивает правовую защиту как для самого руководителя, так и для организации. Соблюдение всех требований законодательства, правильное оформление записей и хранение документов помогут избежать конфликтов и юридических рисков в будущем.

Дата публикации: 23 05 2026.