Электронная трудовая книжка (ЭТК) – официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности гражданина в электронном виде.
Запись из ЭТК – это официальное подтверждение конкретного события (приём на работу, перевод, повышение, увольнение и т.п.), которое может понадобиться работнику или работодателю в разных ситуациях.

Правовая основа

С 1 января 2020 года все работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 65‑67) и постановлением Правительства РФ от  № 1695 «Об организации электронного документооборота в сфере труда».
При этом, если работник был трудоустроен до 1 января 2021 года и отказался от перехода на ЭТК, работодатель обязан вести и бумажную трудовую книжку.

Когда требуется запись из ЭТК?

• При трудоустройстве нового сотрудника (для подтверждения даты начала работы и должности).
• При переводе, повышении, изменении условий труда.
• При увольнении (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя).
• Для получения справки о трудовой деятельности (выписка из ЭТК) в Пенсионный фонд, суд, банк и др.
• При подаче заявления о переходе с бумажной ТК на электронную (и наоборот).

Кто может запросить запись?

Запись может запросить:

1. Сам работник – в любой момент через Портал государственных услуг или в системе «Е‑Офис 24».
2. Работодатель – в рамках кадрового делопроизводства (например, при подготовке к проверке).
3. Контролирующие органы (инспекция труда, суд, органы соцзащиты) – по требованию.

Как оформить запись в ЭТК (пошаговый алгоритм)

Действия работника

1. Подать заявление в письменной форме о желании перейти на электронную трудовую книжку (или об отказе от ЭТК). В заявлении указываются ФИО, должность, дата подачи.
2. Получить копию заявления с подписью руководителя.
3. В случае отказа от бумажной ТК – получить от работодателя бумажную ТК с записью о переходе на ЭТК.

Действия работодателя

1. В течение пяти рабочих дней (в некоторых случаях – до следующего рабочего дня) внести запись в Систему электронного документооборота (СЭД) о переходе сотрудника на ЭТК.
2. В бумажной трудовой книжке сделать запись о выборе ЭТК: «Работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки и выбрал электронную трудовую книжку. Дата – …» и поставить подписи обеих сторон.
3. Выдать работнику бумажную трудовую книжку (если она была выдана ранее) с указанной записью.
4. Подтвердить запись в ЭТК электронной подписью (ЭП) руководителя или уполномоченного лица.

Как получить выписку из ЭТК

Для получения выписки необходимо:

1. Авторизоваться в Личном кабинете на портале госуслуг.
2. Перейти в раздел «Услуги → Работа и занятость → Трудовое право → Выписка из электронной трудовой книжки».
3. Нажать кнопку «Получить выписку» и выбрать формат (PDF, XML).
4. Скачать документ – он будет подписан квалифицированной электронной подписью и имеет юридическую силу.

Образец записи о переходе на электронную трудовую книжку

Запись в бумажной ТК делается в свободной форме, но рекомендуется использовать следующий образец:

Запись о переходе на электронную трудовую книжку
Сотрудник: Иванов Иван Иванович, паспорт: 45 01 123456, выдан ОУФМС России по г. Москве г.
Сделано заявление о переходе на электронную трудовую книжку от «__» _______ 2025 г.
В бумажной трудовой книжке сделана запись: «Отказ от ведения бумажной трудовой книжки, переход на электронную трудовую книжку». 
Подписи: ______________________ (работник) ______________________ (работодатель)

Частые ошибки при оформлении записи

• Отсутствие подписи работника – запись считается недействительной.
• Неправильная дата подачи заявления – может вызвать вопросы у СФР и Пенсионного фонда.
• Не внесена запись в электронную систему в установленный срок (5 дней) – работодатель может получить штраф.
• Отсутствие ссылки на нормативный документ (постановление № 1695) в служебной записке.
• Неправильный формат выписки – при предъявлении в банк или суд требуется PDF с ЭП.

Вопросы и ответы (FAQ)

Можно ли изменить запись в ЭТК?

Да, но только в случае ошибки. Работодатель вносит исправление в СЭД, а в бумажной ТК делает корректирующую запись с указанием причины и даты.

Сколько времени занимает получение выписки?

В большинстве случаев выписка формируется мгновенно после подтверждения запроса в личном кабинете.

Нужна ли бумажная копия записи?

Для большинства государственных и банковских процедур достаточно электронной выписки с ЭП. Бумажную копию могут потребовать только в случае технической невозможности работы с электронными документами.

Можно ли отказаться от ЭТК после её получения?

Да, работник может подать заявление об отказе от ЭТК и возврате к бумажной версии. Работодатель в течение 5 дней вносит запись о возврате и выдаёт бумажную ТК.

Запись из электронной трудовой книжки – важный элемент современного кадрового делопроизводства. Правильное оформление записи и своевременное получение выписки позволяют избежать проблем с Пенсионным фондом, контролирующими органами и финансовыми учреждениями. Следуйте установленному алгоритму, используйте образцы документов и проверяйте корректность внесённых данных – и ваш трудовой стаж будет надёжно защищён.

Дата актуализации статьи:  г.