Трудовая книжка, это главный документ работника, который подтверждает его трудовой стаж и опыт. Согласно законодательству РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него более пяти дней. Однако при оформлении сотрудников на особых режимах работы, например, при неполном рабочем дне или неделе, у кадровиков часто возникают вопросы. Нужно ли делать запись в трудовой книжке о неполном рабочем времени и как правильно ее оформить?
Что такое неполное рабочее время?
Прежде чем разобраться с правилами внесения записей, важно четко понимать терминологию. Неполное рабочее время, это режим труда, при котором сотрудник работает меньше установленной нормы (менее 40 часов в неделю для стандартной пятидневки). При этом оплата труда производится пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного объема работ.
Важно не путать неполное рабочее время с сокращенным рабочим временем. Сокращенное время устанавливается законом для определенных категорий (несовершеннолетние, инвалиды, вредные условия труда), и при нем сохраняется полная оплата труда. А неполное рабочее время — это всегда частичная оплата.
Обязательна ли запись в трудовой книжке?
Самое главное правило, которое нужно запомнить: сведения о неполном рабочем времени в трудовую книжку вносятся исключительно по желанию работника.
Если сотрудник устраивается на работу на условиях неполного рабочего дня или недели и не просит об этом упомянуть в трудовой книжке, работодатель делает стандартную запись о приеме на работу, никак не выделяя особый график. Это связано с тем, что работа на таких условиях не влечет для работника каких-либо ограничений в продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска, исчислении трудового стажа и других трудовых правах.
Как правильно внести запись
Если работник изъявил желание зафиксировать режим неполного рабочего времени в своей трудовой книжке, кадровик должен сделать это корректно. Запись вносится в раздел «Сведения о работе».
Порядок внесения записи:
- Графа 1 — ставится порядковый номер записи (арабскими цифрами).
- Графа 2 — указывается дата внесения записи.
- Графа 3, делается запись о приеме на работу с обязательным указанием режима работы. Формулировка должна точно соответствовать трудовому договору.
- Графа 4 — указывается документ, на основании которого внесена запись (приказ или распоряжение работодателя), с датой и номером.
Примеры формулировок в графе 3:
- «Принят в отдел продаж на должность менеджера на условиях неполного рабочего времени (неполный рабочий день)».
- «Принят в бухгалтерию на должность кассира на условиях неполной рабочей недели (понедельник, среда, пятница)».
- «Принят на работу на должность оператора на условиях неполного рабочего дня (0,5 ставки)».
Особенности при переходе с полной ставки на неполную
Часто встречается ситуация, когда сотрудник уже работает в компании на полную ставку, а потом просит перевести его на неполное рабочее время (например, по семейным обстоятельствам). Как быть в этом случае?
Здесь действует то же самое правило: запись в трудовую книжку о переводе на режим неполного рабочего времени вносится только по просьбе работника. Если работник написал соответствующее заявление, в трудовую книжку вносится запись о переводе.
Пример записи о переводе:
В графе 3 указывается: «Переведен на работу на условиях неполного рабочего времени (неполный рабочий день) с оплатой труда пропорционально отработанному времени».
Если же позже сотрудник вернется на полный рабочий день и снова напишет заявление с просьбой отразить это в трудовой книжке, необходимо будет сделать еще одну запись: «Переведен на работу с нормальной продолжительностью рабочего времени».
Влияние на стаж и пенсию
Многие работники переживают, что работа на 0,5 ставки или неполная рабочая неделя не войдет в страховой стаж для начисления пенсии или социальных выплат. Эти опасения беспочвенны.
Трудовой кодекс РФ гарантирует, что работа на условиях неполного рабочего времени не влечет для работников каких-либо ограничений продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска, исчисления трудового стажа и других трудовых прав. В страховой стаж для назначения пенсии периоды работы на условиях неполного рабочего времени включаются на общих основаниях.
Электронная трудовая (СЗВ-ТД) и неполное рабочее время
С 2020 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (СЗВ-ТД). При подаче отчетов в Социальный фонд России (СФР, ранее ПФР) необходимо учитывать следующие нюансы:
- При приеме на работу или переводе на режим неполного рабочего времени работодатель обязан подать отчет СЗВ-ТД не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.
- В форме СЗВ-ТД есть специальное поле «Код выполняемой функции», а также графа «Причина увольнения/перевода», где при необходимости можно указать особенности режима рабочего времени.
- Даже если работник не просил внести запись о неполном времени в бумажную трудовую книжку, работодатель все равно отражает этот факт в кадровом учете и при необходимости в электронных отчетах.
Частые ошибки и как их избежать
- Внесение записи без заявления работника. Это нарушение. Если работник не просил об этом, запись делать не нужно.
- Использование неверных формулировок. Запись должна дословно соответствовать условиям трудового договора. Нельзя писать просто «на 0,5 ставки», если в договоре прописано «неполный рабочий день продолжительностью 4 часа в день».
- Забывают сделать запись о возврате на полный день. Если была сделана запись о переводе на неполное время, а затем сотрудник вернулся на полный график (и снова написал заявление), вторую запись нужно сделать обязательно, чтобы избежать разночтений в документации.
Оформление неполного рабочего времени — это стандартная кадровая процедура, которая не должна вызывать сложностей. Главное для работодателя — помнить о праве работника самому решать, стоит ли отражать этот факт в бумажной трудовой книжке. При наличии заявления от сотрудника, запись вносится четко, грамотно и в соответствии с трудовым договором, что позволяет избежать проблем как при проверках контролирующими органами, так и при расчете стажа для самого работника.