Вопрос о том, нужно ли заносить в трудовую книжку запись о получении благодарственного письма, часто вызывает путаницу у как работников, так и кадровиков. Ответ неоднозначен и зависит от правового статуса самого документа и внутренних правил организации. Давайте разберем все детально.
Ключевой принцип: запись вносится только на основании официального документа
Согласно Трудовому кодексу РФ и сложившейся кадровой практике, в трудовую книжку вносятся сведения только на основании официального распорядительного документа — приказа (распоряжения) работодателя.
Благодарственное письмо само по себе, даже подписанное руководством, не является таким основанием. Это просто вежливая форма признания заслуг. Чтобы оно имело силу для внесения записи, оно должно быть оформлено как часть официального поощрения.
Когда запись ВНОСИТСЯ?
Запись в трудовую книжку об объявлении благодарности вносится, если выполняется ОБА условия:
- Благодарность является формой официального поощрения. Это значит, что она предусмотрена:
- Локальными нормативными актами организации (Положением о поощрениях, Правилами внутреннего трудового распорядка и т.д.);
- Коллективным договором;
- Приказами министерств и ведомств для бюджетных учреждений;
- Уставом или положением о дисциплине.
- Имеется изданный на основании этих актов приказ (распоряжение) работодателя. В этом приказе должно быть прямо указано: «Объявить работнику [ФИО] благодарность с занесением в трудовую книжку» или аналогичная формулировка.
Когда запись НЕ ВНОСИТСЯ?
Запись в трудовую книжку не делается, если:
- Благодарность выдана в произвольной форме, без ссылки на локальный акт и без издания специального приказа;
- Это просто личная благодарность руководителя, не оформленная как корпоративное поощрение.
- Благодарность не входит в утвержденную систему поощрений и наград организации.
Важный нюанс: Если благодарственное письмо является частью государственной или ведомственной системы наград (например, награда от вышестоящего органа власти), то запись вносится на основании приказа о награждении, который и является тем самым обязательным документом.
Правила и порядок внесения записи
Если условия для внесения записи выполнены, действует стандартная процедура:
- Издается приказ (распоряжение) по организации/учреждению. В тексте приказа указывается:
- Дата и номер приказа;
- ФИО работника, его должность и структурное подразделение.
- Основание для поощрения (конкретные заслуги, достижения).
- Форма поощрения: «Объявить благодарность с занесением в трудовую книжку».
- Вручается работнику копия приказа под роспись.
- Вносится запись в трудовую книжку. Запись делается на основании этого приказа.
Образец записи в трудовую книжку
Текст записи должен быть кратким, четким и ссылаться на номер и дату приказа.
«За высокие показатели в работе и активное участие в общественной жизни коллектива
Приказом № 125-к от 15 мая 2025 г. объявлена благодарность».
Запись завершается: подписью руководителя (или уполномоченного лица), расшифровкой подписи, печатью организации и датой внесения.
Куда вносить запись: в саму книжку или во вкладыш?
Если это первая запись о поощрении/благодарности в карьере работника, ее вносят на последнюю свободную страницу самой трудовой книжки.
Если все страницы книжки уже заполнены, используется вкладыш. В этом случае на последней странице книжки делается отметка: «Дополнительные сведения внесены во вкладыш», а все последующие записи — во вкладыше.
Практические рекомендации и частые ошибки
- Не путайте «благодарственное письмо» и «почетную грамоту». Почетная грамота, это всегда официальный документ установленной формы, и запись о ней вносится на основании приказа о награждении почти автоматически.
- Уточняйте в своем коллективном договоре или Положении о поощрениях. Именно эти документы определяют, какие виды поощрения (благодарность, премия, грамота) подлежат занесению в трудовую книжку.
- Если сомневаетесь — изучите локальные акты. Отсутствие прямого указания в них на возможность внесения записи о благодарности — веское основание не делать этого.
- Не вносите записи «по собственному усмотрению». Это нарушение установленного порядка ведения трудовых книжек, которое может быть оспорено работником или проверяющими органами.
Благодарственное письмо вносится в трудовую книжку не само по себе, а только в том случае, если:
- Оно является частью системы официальных поощрений, прописанной в локальных актах вашей организации.
- На его основании издан соответствующий приказ (распоряжение) работодателя.
В противном случае получение благодарственного письма, это заслуга, которая может быть отмечена в личном деле, служебной характеристике или на портале компании, но не создает обязательства для внесения записи в трудовую книжку.
Важно: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных кадровых ситуаций всегда обращайтесь к тексту действующих локальных нормативных актов вашей организации и, при необходимости, консультируйтесь с юристом.