Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий все изменения в трудовой деятельности сотрудника: приём, переводы, повышения, увольнения и, что особенно важно, внесение сведений о высшем образовании․ В 2026 году вопрос о том, как правильно оформить запись о дипломах и других учебных достижениях, остаётся актуальным как для работодателей, так и для самих специалистов․
Почему запись о дипломах важна?
Диплом – это подтверждение уровня квалификации сотрудника․ Его наличие часто влияет на:
- выбор кандидата на вакансию;
- расчёт стартового уровня заработной платы;
- право на определённые льготы и надбавки;
- перспективы карьерного роста․
Поэтому в трудовой книжке запись о дипломах должна быть оформлена чётко, соответствовать требованиям трудового законодательства и внутренним нормативным актам организации․
Что именно вносится в трудовую книжку?
В соответствии с п․ 3 ст․ 66 ТК РФ в трудовую книжку вносятся сведения о:
- приёме на работу;
- переводах;
- увольнениях;
- наградных записках;
- оформлении отпусков;
- военных и иных специальных видах деятельности․
Запись о дипломах относится к разделу «Образование и (или) квалификация»․ В ней указываются:
- наименование учебного заведения;
- наименование специальности (или направления подготовки);
- год окончания обучения;
- уровень (бакалавр, специалист, магистр и т․д․);
- номер диплома (по желанию);
- присвоенная степень (если имеется)․
Как правильно оформить запись о дипломе?
Ниже приведён пример оформления записи вручную или в электронной форме:
Образование: Высшее профессиональное образование, специализация – Экономика и менеджмент,
Учебное заведение – Российский университет экономики,
Год окончания – 2021,
Специальность – 08․00․02 – «Экономика» (специалист),
Номер диплома – 12345678,
Степень – специалист․
Важно:
- Записывать сведения в том виде, в котором они указаны в официальных документах (дипломе, справке)․
- Не использовать сокращения, которые могут ввести в заблуждение․
- Указывать точный год окончания обучения – это помогает установить стаж работы․
- Если диплом имеет несколько степеней (например, бакалавр + магистр), каждую из них оформляют отдельной записью․
Нужно ли вносить запись о дипломах в электронные трудовые книжки?
С 2021 года в большинстве организаций используется электронный трудовой документ․ По рекомендациям Министерства труда, в электронных формах также допускается ввод сведений об образовании, однако:
- Формат ввода должен соответствовать шаблону, утверждённому в организации․
- Запись должна быть подтверждена сканом диплома или выпиской из реестра․
- Все изменения фиксируются в истории правок, что упрощает проверку при аудите․
Таким образом, даже в электронных трудовых книжках запись о дипломах обязательна, если она требуется для подтверждения квалификации сотрудника․
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли вносить запись о дипломах, если сотрудник уже имеет высшее образование?
Да․ Трудовая книжка фиксирует все уровни образования, независимо от того, уже есть ли у сотрудника предыдущий диплом․ Это важно для расчёта стажа, надбавок и профессионального роста․
Как оформить запись о дипломе заочного или дистанционного обучения?
Запись оформляется так же, как и о полномочном очном образовании․ Единственное отличие – в графе «Форма обучения» указывается «заочная» или «дистанционная»․
Что делать, если в оригинальном дипломе нет номера, а в справке он указан?
В трудovou книжку следует ввести данные, указанные в официальной справке (выдаваемой вузом)․ При этом в графе «Номер диплома» указывается номер из справки, а в примечании можно добавить «Номер не указан в оригинальном документе»․
Можно ли оформить запись о дипломах в электронном виде без подписи работодателя?
Нет․ Любая запись в трудовой книжке должна быть подписана уполномоченным представителем организации (руководителем или HR‑менеджером)․ В электронных системах подпись реализуется через цифровую подпись или подтверждение через рабочий email․
Практические рекомендации для HR‑специалистов
- Проверяйте документы перед вводом данных․ Сравните данные из диплома, справки и паспорта сотрудника․
- Сохраняйте копии оригиналов․ При вводе сведений в электронную форму сделайте скан или фото диплома и храните его в личном кабинете сотрудника․
- Устанавливайте сроки ввода информации․ Оформление записи о дипломах обычно производится в течение первой недели после приёма сотрудника․
- Обновляйте записи при получении новых дипломов․ Если сотрудник прошёл дополнительное образование (например, магистратуру), вносят новую запись, оставив прежние без удаления․
- Контролируйте соответствие законодательству․ Следите за изменениями в ТК РФ и рекомендациями Минтруда, особенно в части электронных форм․
Внесение сведений о дипломах в трудовую книжку – обязательный и важный процесс, который подтверждает уровень квалификации сотрудника и влияет на его дальнейшее трудоустройство и развитие в компании․ Правильное оформление такой записи требует внимания к деталям, соблюдения форматов и своевременного подтверждения данных․ Соблюдая указанные выше правила, работодатели обеспечивают прозрачность кадровых документов и минимизируют риск ошибок при аудите․
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению записей о дипломах или другим аспектам трудовой документации, рекомендуем обратиться к специалисту по персоналу или юридическому отделу вашей организации․