Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. При приёме на работу её оформление (или продолжение ведения) является обязательной процедурой для работодателя. Ниже представлен подробный гид по заполнению трудовой книжки нового образца, включающий актуальные изменения 2025‑2026 гг., примеры записей и рекомендации по избежанию типичных ошибок.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – регулирует ведение и хранение трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности» (в редакции от 2024 г.).
• Федеральный закон от № 439‑ФЗ о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК).
• Приказ Минтруда России от № 585н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения» (включает изменения количества разворотов).

Структура трудовой книжки (бумажная и электронная)

Бумажная трудовая книжка

Согласно актуальному образцу (Приказ № 585н) книжка состоит из следующих разделов:

1. Титульный лист – личные данные работника (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность).
2. Раздел «Сведения о работе» – 14 разворотов (увеличено с 10 до 14 в 2025 г.). Каждый разворот содержит графы:
   • 1 – дата приёма/перевода/увольнения;
   • 2 – наименование организации, её структурное подразделение;
   • 3 – должность, профессия, специальность;
   • 4 – основание (приказ, договор и т.д.);
   • 5 – подпись ответственного лица и печать организации.
3. Раздел «Сведения о награждениях» – 7 разворотов (уменьшено с 10 до 7).
4. Заключительный лист – запись о текущем месте работы («Работает по настоящее время»), подпись и печать.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК ведётся в Пенсионном фонде РФ (ПФР) и содержит те же разделы, но в электронном виде. При приёме на работу работодатель направляет сведения в ПФР через СМЭВ или личный кабинет работодателя. Основные отличия:

• Отсутствие необходимости в физическом бланке – данные хранятся в защищённой базе.
• Возможность оперативного обновления сведений (например, изменение должности).
• При переходе с бумажной на электронную форму делается запись о закрытии бумажной книжки и открытии ЭТК.

Как оформить запись о приёме на работу

Запись о приёме на работу вносится в первый свободный разворот раздела «Сведения о работе». Ниже – пошаговая инструкция.

Подготовка документов

• Трудовой договор (или соглашение о приёме).
• Приказ о приёме на работу (форма Т‑1 или Т‑1а).
• Документ, подтверждающий личность работника (паспорт).
• Если работник впервые устраивается – справка из учебного заведения или трудовая книжка предыдущего места работы (если есть).

Заполнение граф разворота

Пример записи (бумажная книжка)

 ООО «ТехноПлюс», отдел разработки ПО Инженер-программист Приказ № 123 от г. ___________________ (печать)

В электронной форме аналогичные данные передаются в ПФР в виде XML‑сообщения с теми же полями.

Особенности заполнения в 2025‑2026 гг.

Изменение количества разворотов

• В разделе «Сведения о работе» теперь 14 разворотов – это позволяет фиксировать более длительную трудовую историю без необходимости частой замены книжки.
• В разделе «Сведения о награждениях» оставлено 7 разворотов – достаточно для большинства случаев поощрений.

Возможность указания части статьи закона в графе 3

С 2025 г. в третьей графе (сведения о приёме) допускается записывать фрагмент нормативного акта, служащего основанием для приёма (например, «ст. 19 ТК РФ – приём на работу по срочному трудовому договору»). Это упрощает проверку соответствия записи трудовому законодательству.

Электронная трудовая книжка при приёме впервые

Если сотрудник никогда не имел трудовой книжки (первый job), работодатель:

1. Оформляет бумажную книжку (если сотрудник выбирает бумажный вариант) или сразу подаёт сведения в ПФР для создания ЭТК.
2. В бумажном варианте делает запись о приёме на работу, а также ставит отметку «Выдано впервые» на титульном листе.
3. В электронном варианте в ПФР формируется первая запись о трудовой деятельности.

Образец заполнения титульного листа и заключительного листа

Титульный лист

Фамилия: Иванов
Имя: Иван
Отчество: Петрович
Дата рождения: 
Образование: высшее
Профессия, специальность: инженер-программист
Серия и номер документа, удостоверяющего личность: паспорт 45 12 345678
Выдан: ОВД г. Москвы 
Код подразделения: 123-456

Заключительный лист (текущее место работы)

Работает по настоящее время
Подпись ответственного лица: ___________________
Печать организации: [печать]

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие даты или неверный формат. Всегда используйте ДД.ММ.ГГГГ и проверяйте соответствие дате приказа.
• Неполное наименование организации. Указывайте полное название как в Уставе; сокращения допускаются только если они закреплены в локальных нормативных актах.
• Отсутствие ссылки на основание. В графе 4 обязательно указывайте номер и дату приказа или трудового договора.
• Неподписанная запись или missing печать. Запись без подписи и печати считается недействительной.
• Смешивание разделов. Записи о работе помещаются только в раздел «Сведения о работе»; награждения – в отдельный раздел.
• Неучёт перехода на ЭТК. При переходе на электронную форму необходимо сделать запись о закрытии бумажной книжки и открытии ЭТК (в бумажном варианте – строка «Трудовая книжка закрыта, сведения переданы в ПФР»).

Рекомендации для кадровых служб

1. Используйте проверенные шаблоны (например, из системы «КонсультантПлюс» или «Гарант») – они уже учитывают последние изменения Приказа № 585н.
2. Автоматизируйте процесс заполнения через кадровые программы (1C:ЗУП, SAP SuccessFactors и т.д.) – это снижает риск опечаток.
3. Периодически проводите внутренний аудит трудовых книжек: проверяйте наличие всех обязательных записей, соответствие дат и подписей.
4. Обучайте сотрудников отдела кадров новым правилам (особенно изменениям в количестве разворотов и возможности указания статьи закона).
5. При работе с внешними совместителями и удалёнными сотрудниками сохраняйте копии приказов и трудовых договоров – они послужат основанием для записи в трудовую книжку.

Правильное оформление трудовой книжки при приёме на работу – важная часть кадрового документооборота, обеспечивающая законность трудовых отношений и защиту прав работника. С учётом последних нормативных изменений (увеличение числа разворотов до 14 в разделе о работе, уменьшение до 7 в разделе о награждениях, возможность указания части статьи закона) работодатели должны актуализировать свои шаблоны и инструкции. Следуя представленному выше алгоритму, используя образцы записей и избегая типичных ошибок, вы сможете вести трудовые книжки без замечаний со стороны контролирующих органов и обеспечить прозрачность трудовой истории каждого сотрудника.

Помните: актуальная информация всегда доступна на официальных сайтах Минтруда России и Пенсионного фонда РФ. Регулярно проверяйте обновления нормативных актов, чтобы ваша кадровая практика оставалась соответственной законодательству.