Вопрос ведения трудовой документации остается одним из самых важных для работодателей и работников. Часто возникает путаница: нужно ли фиксировать каждый выговор или замечание в главном документе о стаже? На основе актуальных данных Трудового кодекса РФ и разъяснений Минтруда России (включая письмо от № 14-6/ООГ-208), мы подробно разберем правила внесения записей о дисциплинарных проступках.
Главное правило: прямой запрет на внесение
Самое главное, что необходимо помнить: сведения о дисциплинарных взысканиях (замечание, выговор) в трудовую книжку не вносятся. Это установленный законом порядок, который действует и в 2026 году.
Работодатель не имеет права делать записи о применении к работнику мер дисциплинарного воздействия, таких как:
- Замечание;
- Выговор;
- Строгий выговор (если он предусмотрен уставами отдельных служб, но не ведет к увольнению).
Даже если локальные нормативные акты организации предусматривают какие-то внутренние формы учета, в саму трудовую книжку (бумажную или электронную) эти данные не попадают. Попытка внести такую запись будет считаться нарушением порядка ведения трудовых книжек.
Единственное исключение: увольнение
Существует только один случай, когда информация о дисциплинарном взыскании все же отражается в трудовой книжке. Это происходит тогда, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Однако и здесь есть важный нюанс. В графе «Сведения о работе» не пишется фраза «уволен за дисциплинарный проступок» или «наложен выговор с увольнением». Запись формулируется строго в соответствии с Трудовым кодексом РФ:
- Указывается причина увольнения со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 ТК РФ (например, п. 5 ч. 1 ст. 81, неоднократное неисполнение трудовых обязанностей; п. 6 ч. 1 ст. 81 — однократное грубое нарушение).
- Указывается номер и дата приказа об увольнении.
Таким образом, факт увольнения за нарушение дисциплины становится виден будущему работодателю, но сама процедура наложения взыскания (как промежуточный этап) в книжке не отражается.
Правовые основы: Статья 192 ТК РФ
Согласно статье 192 Трудового кодекса Российской Федерации, за совершение дисциплинарного проступка (неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей) работодатель имеет право применить следующие виды взысканий:
- Замечание;
- Выговор;
- Увольнение по соответствующим основаниям.
Законодатель четко разделяет эти меры. Если первые два вида наказаний остаются во внутренних документах организации (в приказе и личном деле), то третий вид (увольнение) требует обязательной записи в трудовой книжке с указанием статьи закона.
Срок действия взыскания и его снятие
Важно знать не только о запрете внесения записей, но и о сроках действия наказаний:
- Срок действия: Дисциплинарное взыскание действует в течение 12 месяцев со дня его применения.
- Автоматическое снятие: Если в течение года работник не совершит нового проступка, взыскание считается снятым автоматически. Никаких дополнительных приказов для этого не требуется.
- Досрочное снятие: Работодатель имеет право снять с работника взыскание досрочно по собственной инициативе, просьбе самого работника, его непосредственного руководителя или представительного органа работников.
Поскольку записи о замечании или выговоре в трудовую книжку не вносятся, то и записей об их снятии или истечении срока в ней также не появляется. Эти процессы регулируются внутренними приказами организации.
Частые ошибки работодателей
Несмотря на ясность законодательства, иногда встречаются ошибки, которые могут привести к проблемам при проверках или судебных спорах:
- Внесение выговора в графу «Сведения о награждении». Некоторые работодатели ошибочно полагают, что можно записать выговор в раздел о поощрениях. Это грубое нарушение. Раздел о поощрениях предназначен исключительно для положительных характеристик и наград.
- Формулировка «Уволен за выговор». При увольнении нужно ссылаться на конкретный пункт статьи 81 ТК РФ, а не на факт наличия выговора.
- Внесение записей о депремировании. Снижение премиальной части зарплаты также не отражается в трудовой книжке.
Информация актуальна на май 2026 года и основана на действующем законодательстве РФ.