С развитием гибких форм занятости и ростом количества удаленных сотрудников вопрос о том, как правильно вести трудовую книжку, становится актуальным для работодателей и кадровиков. В этой статье мы разберём юридические нюансы, алгоритм действий работодателя и права работника, а также разберём практические рекомендации по оформлению записей о дистанционной работе.

Правовая база

Вопрос о записи дистанционной работы в трудовой книжке регулируется Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и рядом нормативных актов. Основные положения:

• Статья 312.2 ТК РФ: «В случае, если работник работает удалённо, запись о его работе в трудовой книжке не обязательна, если иное не предусмотрено договором о работе».
• Статья 312.3 ТК РФ: «Если работник желает, чтобы сведения о дистанционной работе были внесены в трудовую книжку, работодатель обязан принять заявление и внести запись».
• Постановление Минтруда РФ от № 1120 «Об утверждении Положения о порядке ведения трудовой книжки» – уточняет порядок внесения записей о дистанционной работе.

Таким образом, запись о дистанционной работе в трудовой книжке не является обязательной, но обязательна, если работник настаивает на этом.

Когда запись обязательна, а когда – нет?

1. Обязательная запись – если работник запросил внесение сведений в трудовую книжку и предоставил её работодателю (самостоятельно или по почте). В таком случае работодатель обязан принять заявление и внести запись.
2. Необязательная запись – если в трудовом договоре или отдельном соглашении с работником прописано, что сведения о дистанционной работе не вносятся в трудовую книжку. В таком случае работодатель может не вносить запись, но обязан предоставить работнику справку о стаже по другим документам.
3. Если работник не имеет бумажной трудовой книжки (например, он работал в компании, где использовалась электронная трудовая книжка), запись в бумажной трудовой книжке не требуется.

Алгоритм действий работодателя при приёме удалённого сотрудника

1. Подготовка договора – в трудовом договоре указывается режим работы (удалённый, гибридный, офисный) и, при желании, пункт о внесении записей в трудовую книжку.
2. Получение заявления – работник, желающий, чтобы сведения о дистанционной работе были внесены в трудовую книжку, подаёт заявление работодателю.
3. Внесение записи – работодатель вносит запись в трудовую книжку в соответствии с форматом, предусмотренным ТК РФ. Запись выглядит так: «Принят на должность … (удалённый работник)».
4. Отчёт в ПФР – работодателю необходимо представить в территориальный орган Пенсионного фонда России (ПФР) отчет по форме СЗВ‑ТД о трудовой деятельности удалённого сотрудника.
5. Сохранение документов – копии договора, заявления и отчёта сохраняются в кадровом учёте.

Что делать, если работник отказался от внесения записи?

Если в трудовом договоре предусмотрено, что запись о дистанционной работе не вносится, и работник не желает её вносить, работодатель может оставить трудовую книжку без изменений. Однако важно:

• Подтвердить отказ письменно (например, в форме письма).
• Сохранить копию договора, в котором указано, что запись не вносится.
• Обеспечить работника справкой о стаже, если это требуется при переходе в другую компанию.

Практические рекомендации для кадровиков

• При оформлении удалённого сотрудника обязательно уточните его пожелания относительно трудовой книжки.
• Включайте в договор пункт о возможном внесении записи в трудовую книжку, если работник пожелает.
• Если работник предоставляет бумажную трудовую книжку, обязательно запросите её в течение 6 месяцев после заключения договора.
• Независимо от того, вносится ли запись, обязательно подавайте отчёт в ПФР по форме СЗВ‑ТД.
• Сохраняйте все документы в электронном виде в системе 1С или аналогичной, чтобы избежать потери информации.

Пример оформления записи в трудовой книжке

Внесение записи выглядит следующим образом:

Принят на должность: «Дизайнер-иллюстратор (удалённый работник)»
Дата приёма: 
Дата начала дистанционной работы: 
Дата окончания дистанционной работы (если известна): 
ФИО руководителя: Иванов И.И.
Подпись руководителя: ___________________

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли не вносить запись в трудовую книжку, если работник работает удалённо? – Да, если в договоре указано, что запись не вносится, и работник не просит об этом.
2. Что делать, если работник потерял трудовую книжку? – Работодатель может оформить справку о стаже и предоставить её работнику.
3. Нужна ли запись в трудовой книжке для расчёта пенсионных накоплений? – Нет, пенсионный стаж учитывается по другим документам, но запись может быть полезна при переходе в другую компанию.
4. Как оформить удалённого сотрудника, если у него нет бумажной трудовой книжки? – В таком случае запись в бумажной трудовой книжке не требуется, но необходимо вести электронный учёт.

Запись о дистанционной работе в трудовой книжке не является обязательной, но при желании работника она должна быть внесена. Работодатель обязан принять заявление, внести запись и предоставить отчёт в ПФР. При отсутствии желания работника и наличии соглашения о не внесении записи, работодатель может оставить трудовую книжку без изменений, но при этом сохранять все сопутствующие документы. Следуя приведённому алгоритму, вы избежите юридических рисков и обеспечите корректный учёт трудовой деятельности удалённых сотрудников.