Запись о должности и профессии в трудовой книжке (ТК) – один из ключевых элементов, подтверждающих трудовой стаж и квалификацию работника. Для бухгалтера важно соблюсти официальный формат, указать все обязательные реквизиты и, при необходимости, оформить запись в электронном виде. Ниже представлен пошаговый алгоритм заполнения записи о бухгалтере в бумажной и электронной трудовой книжке, актуальный на 2026 год.

Основные требования к записи в трудовой книжке

• Запись делается только от руки (черной или синей пастой) в бумажной ТК; в ЭТК – вводится через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в системе работодателя;
• Обязательные поля: дата (день, месяц, год), номер записи (последовательный номер в разделе «Сведения о работе»), наименование организации, должность, вид деятельности (при необходимости), основание (приказ, договор и т.д.), подпись лица, сделавшего запись и его должность, расшифровка подписи.
• Запись оформляется одной строкой в графе 3 («Сведения о работе») после отступа от предыдущей записи.
• Если запись делается в связи с увольнением, в графе 4 указывается причина прекращения трудового договора (например, «по собственному желанию», «по соглашению сторон»).

Пошаговая инструкция для бумажной трудовой книжки

1. Определите номер записи: посмотрите последнюю запись в разделе «Сведения о работе» и присвойте следующее число.

2. В графе 2 («Дата») укажите дату приема на работу (или дату перевода, если запись о переводе). Формат: DD.MM.YYYY.

3. В графе 3 запишите:

   • Наименование организации (полное, как в учредительных документах).
   • Должность: бухгалтер (можно уточнить – «бухгалтер по учету основных средств», «главный бухгалтер» и т.д.).
   • При необходимости – вид деятельности (например, «ведение бухгалтерского учета и отчетности»).
   • Основание: номер и дата приказа о приеме (или переводе) на работу.

4. Пример записи:

    12 ООО «Альфа‑Баланс» бухгалтер Приказ № 45 от 
   

5. После записи оставьте одну пустую строку, затем в графе 4 (если требуется) укажите причину увольнения или оставьте пустой при продолжении работы.

6. Подпись:

   • В графе 5 ставится подпись ответственного лица (кадровик, бухгалтер по кадровому учету, секретарь и т.д.).
   • Рядом указывается должность этого лица и расшифровка подписи (ФИО).

Особенности заполнения электронной трудовой книжки (ЭТК) в 2026 году

С 1 января 2026 года в России завершился переход на ЭТК. Все сведения о работе хранятся в Социальном фонде России (СФР) и доступны через личный кабинет на портале «Госуслуги».

Как внести запись о бухгалтере в ЭТК

1. Авторизуйтесь в личном кабинете работодателя (или работника) на gosuslugi.ru → раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка».
2. Нажмите кнопку «Добавить запись о работе».
3. Заполните поля формы:
   • Дата приема – выберите из календаря;
   • Наименование организации – введите полное название (система может подсказать из ЕГРЮЛ).
   • Должность – выберите из справочника professions или введите вручную «бухгалтер».
   • Вид деятельности – при необходимости укажите (например, «бухгалтерский учет и отчетность»).
   • Основание – номер и дата приказа, договор.
4. После заполнения нажмите «Сохранить». Система автоматически присвоит номер записи и сохранит подпись работодателя (ЭЦП).
5. Работник получает уведомление и может проверить запись в своем личном кабинете.

Преимущества ЭТК для бухгалтера

• Отсутствие риска повреждения или утери бумажного документа.
• Мгновенный доступ к выписке из трудовой книжки для подтверждения стажа при приеме на новую работу, получения кредита или оформления пенсии.
• Автоматическое ведение стажа и учет периодов работы в разных организациях.
• Возможность быстро получить справку о трудовой деятельности через «Госуслуги» без посещения отдела кадров.

Примеры записей для разных ситуаций

Прием на работу бухгалтером

Бумажная ТК:

 7 ИП Сидорова Е.В. бухгалтер Приказ № 12 от

ЭТК: дата приема – ; организация – ИП Сидорова Е.В.; должность – бухгалтер; основание – Приказ № 12 от .
Перевод на должность главного бухгалтера
Бумажная ТК:
 8 ООО «Глобал‑Финанс» главный бухгалтер Перевод по приказу № 23 от

ЭТК: дата перевода – ; должность – главный бухгалтер; основание – Приказ № 23 от .
Увольнение по собственному желанию
Бумажная ТК (запись в графе 4):
 9 ООО «Альфа‑Баланс» бухгалтер Уволен по собственному желанию. Приказ № 57 от

ЭТК: дата увольнения – ; причина – по собственному желанию; основание – Приказ № 57 от .
Что важно помнить бухгалтеру при оформлении записей

Все записи должны быть четкими, без исправлений. При необходимости исправить ошибку – зачеркнуть неправильный текст одной линией, написать верное выше и заверить подписью и датой.
В бумажной ТК запрещено использовать сокращения, не установленные законодательством (например, «гл. бух.» вместо «главный бухгалтер»).
При переходе на ЭТК бумажная ТК остается у работника как подтверждающий документ до момента получения первой выписки из ЭТК; после этого бумажный экземпляр можно хранить в личном деле.
Если организация ведет кадровый учет в специализированных системах (например, 1C:ЗУП, Контур.Экстерн), убедитесь, что экспорт данных в ЭТК настроен корректно – иначе записи могут не попасть в СФР.
При увольнении сотрудника, который отказывается переходить на ЭТК, работодатель обязан завершить бумажную ТК и выдать её на руки вместе с справкой о стаже.

Правильное оформление записи о профессии «бухгалтер» в трудовой книжке – это не только соблюдение формальных требований, но и гарантия защиты прав работника. В 2026 году, когда электронные трудовые книжки стали основным форматом, важно уметь работать как с бумажным, так и с электронным вариантом, знать последовательность заполнения полей, основания для записей и порядок заверения. Следуя представленной инструкции, бухгалтер сможет безошибочно вносить данные о своей трудовой деятельности, а кадровая служба – обеспечивать корректный учет и своевременную выдачу документов.