Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника. Несмотря на то, что сама по себе командировка не приводит к изменению места работы или должности, в определённых случаях в трудовой книжке делаются записи, связанные с направлением сотрудника в служебную поездку. Ниже подробно рассмотрено, когда и как вносить такие записи, какие документы необходимы для их оформления и какие изменения вступили в силу с 2026 года.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, ст. 166) – регулирует порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ от  № 1245 «О порядке ведения трудовых книжек» (с изменениями на 2026 год).
• Федеральный закон от  № 125‑ФЗ «О трудовой миграции в Российской Федерации» – касается зарубежных командировок.
• Приказ Минтруда России от  № 115 «Об утверждении образцов справок о направлении работника в командировку» (действует с ).

Согласно пункту 4.2 Постановления № 1245, запись в трудовой книжке делается только в случае, если командировка приводит к изменению трудовой функции (например, временный перевод на другую должность, совмещение, вахтовый метод) либо если работник получает новую специальность или квалификацию в ходе поездки. Обычная служебная поездка без изменения трудовой функции не требует внесения записи в трудовую книжку.

Когда делается запись о командировке

Запись вносится в следующих ситуациях:

1. Временный перевод на другую должность (например, сотрудник направляется в филиал для выполнения управленческих функций на срок более 5 рабочих дней).
2. Совмещение должностей во время командировки (работник выполняет обязанности своей основной должности и дополнительной – например, ведёт проект в другом городе).
3. Вахтовый метод работы – если командировка оформляется как вахта (работа в удалённом районе с последующим периодом отдыха).
4. Повышение квалификации или получение нового сертификата в ходе командировки (курсы, стажировки, конференции с выдачей документа об окончании).
5. Направление за пределы РФ с оформлением разрешения на работу за границей (в этом случае запись делается о работе за рубежом).

Если командировка носит чисто ознакомительный, инструктажный или краткосрочный характер (до 5 рабочих дней) и не влечёт за собой изменений в трудовой функции, запись в трудовой книжке не делается.

Как оформить запись в трудовой книжке

Запись оформляется в соответствии с образцом, утверждённым Приказом Минтруда № 115 от . Ниже приведён типовой шаблон.

Образец записи (графы трудовой книжки)

После заполнения граф ставится подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печать организации.

Пошаговая инструкция

1. Получить приказ о направлении в командировку (или о временном переводе).
2. Подготовить справку о направлении работника в командировку (образец – Приказ Минтруда № 115).
3. Внести запись в трудовую книжку согласно таблице выше.
4. По завершении командировки, если запись была с указанием срока, сделать отметку об окончании (в графе 5 указывается фактическая дата завершения).
5. Архивировать приказ и сопроводительные документы (путевые листы, чеки, справки о проживании) в личное дело сотрудника.

Документы, подтверждающие командировку

Для оформления записи необходимы документы, которые подтверждают факт направления и условия поездки. Основные из них:

• Приказ о направлении в командировку (или приказ о временном переводе).
• Служебная записка (если требуется детализировать цель, маршрут и результаты поездки).
• Путевой или маршрутный лист (подтверждает фактический путь следования).
• Билеты (ж/д, авиа, автобус) или квитанции об оплате проезда.
• Чеки и квитанции ККТ за проживание (гостиница, арендная квартира).
• Договор аренды/найма жилья (если проживание в съёмной квартире).
• Справка о проживании (выданная принимающей стороной).
• Отчёт о выполненных работах (если командировка связана с проектом).
• Документы о повышении квалификации (сертификаты, удостоверения, программы курсов).

Все перечисленные документы прикладываются к личному делу сотрудника и хранятся не менее 50 лет (в соответствии с требованиями к хранению кадровой документации).

Особенности оформления записей в 2026 году

С вступили в силу изменения, касающиеся:

• Электронного формата справки о направлении – теперь допускается выдача справки в электронном виде с ЭЦП, которая приравнивается к бумажному документу.
• Сокращения срока хранения приказов о краткосрочных командировках (до 3 лет) – если командировка не привела к записи в трудовой книжке, приказ можно уничтожить по истечении этого срока.
• Обязательного указания ИНН принимающей стороны в справке о проживании (для подтверждения расходов на проживание при налоговом учёте).
• Упрощённого порядка оформления вахтового метода – запись о вахте делается только один раз при первом выходе на вахту, а последующие смены фиксируются в табеле учёта рабочего времени.

Эти нововведения направлены на снижение бумажного оборота и повышение прозрачности учёта командировочных расходов.

Частые ошибки при внесении записей

• Запись о обычной командировке без изменения трудовой функции – приводит к несоответствию трудовой книжки реальному трудовому пути и может вызвать вопросы при проверке трудовой инспекции.
• Отсутствие ссылки на приказ – запись без указания номера и даты основания считается недействительной.
• Не указана продолжительность – если запись делается о временном переводе, обязательно нужно указать период действия.
• Использование устаревших бланков справок – после обязателен новый образец (Приказ Минтруда № 115).
• Несоответствие дат в приказе и в трудовой книжке – даты должны совпадать (или дата в трудовой книжке не может быть раньше даты приказа).

Для избежания ошибок рекомендуется использовать чек‑лист перед внесением записи:

1. Есть ли приказ о направлении/переводе?
2. Соответствует ли запись факту изменения трудовой функции?
3. Указаны ли все обязательные реквизиты (дата, номер приказа, должность, срок)?
4. Подпись и печать поставлены?
5. Приложены ли подтверждающие документы к личному делу?

Запись в трудовой книжке по командировке делается не при каждой служебной поездке, а только тогда, когда поездка приводит к изменению трудовой функции сотрудника (временный перевод, совмещение, вахта, повышение квалификации и т.д.). Оформление записи требует наличия приказа, справки о направлении и подтверждающих документов (путевые листы, чеки, договоры аренды и пр.). С 2026 года введены упрощённые электронные формы и уточнённые требования к содержанию справок, что позволяет сократить бумажный оборот и повысить точность учёта.

Соблюдение установленного порядка не только обеспечивает соответствие трудовому законодательству, но и защищает права работника при последующем подтверждении стажа, расчёте пенсии и при трудоустройстве в новую организацию.

Статья подготовлена на основе актуальной нормативной базы и информации из открытых источников на .