Ведение трудовой книжки — один из ключевых аспектов кадрового учета в России. Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника. Однако многие работодатели и сотрудники сталкиваются с вопросом: нужно ли и как вносить запись об очном обучении в трудовую книжку? В этой статье мы подробно разберем законодательные нормы, практические рекомендации и типичные ошибки.

Обязательно ли вносить запись об очном обучении?

Нет, запись об обучении в учреждениях высшего или среднего специального образования в дневной (очной) форме в трудовую книжку вносить не обязательно.

Это прямо установлено Постановлением Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей». В пункте 21 этих Правил перечислены только те сведения, которые подлежат внесению в трудовую книжку:

• сведения о работе (прием на работу, переводы, увольнение);
• награды и поощрения;
• направления на обучение за счет работодателя;
• сведения об образовании — только если это обучение проводилось за счет работодателя.

Таким образом, само по себе окончание вуза, колледжа или техникума в очной форме не является основанием для внесения записи в трудовую книжку. Это правило действует с 2003 года и сохраняется в актуальной редакции на 2026 год.

Когда запись об обучении вносится обязательно?

Запись о прохождении обучения в трудовую книжку вносится только в одном случае:

1. Обучение проводилось за счет работодателя — то есть работнику был предоставлен отпуск с сохранением заработной платы для прохождения обучения, и работодатель оплатил обучение (например, в рамках программы повышения квалификации, переподготовки или обучения по направлению).

В этом случае в трудовую книжку вносится запись по форме:

«Принят на работу» — затем, после записи о приеме, в отдельной строке:

«Прошел обучение по направлению работодателя в [наименование учебного заведения] с [дата] по [дата] по специальности [название] (на основании приказа № ___ от ___)».

Обязательно указываются:

• наименование учебного заведения;
• период обучения (даты начала и окончания);
• специальность или программа;
• номер и дата приказа работодателя о направлении на обучение.

Это требование закреплено в пункте 21 Правил № 225 и подтверждено разъяснениями Роструда.

Можно ли внести запись об очном обучении по инициативе работника?

Да, можно — но только по желанию работника и при наличии его письменного заявления.

Согласно пункту 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Минтрудом РФ), если работник хочет, чтобы в трудовой книжке была отражена информация об образовании, полученном в дневной форме (вуз, колледж), такая запись может быть внесена по его просьбе.

Порядок внесения:

1. Работник подает заявление на имя работодателя с просьбой внести запись об образовании.
2. К заявлению прилагается документ, подтверждающий получение образования — диплом, аттестат, выписка из приказа об окончании учебного заведения (с печатью и подписью).
3. Работодатель издает приказ о внесении записи (форма произвольная, но с указанием основания).
4. Запись вносится на ьном листе трудовой книжки в графу «Образование» или, если место закончилось — в разделе «Сведения о работе».

Важно! Запись вносится только после приема на работу. До приема на работу запись об образовании в трудовую книжку вносить нельзя, это нарушение порядка ведения.

Где именно вносить запись об образовании?

Запись об образовании вносится на ьном листе трудовой книжки в соответствующие строки:

• «Образование» — указывается уровень: высшее, среднее специальное, среднее общее и т.д.
• «Профессия, специальность» — указывается наименование специальности по диплому.

Если места на ьном листе не хватает, запись вносится в раздел «Сведения о работе», в отдельной строке, с указанием:

«Образование: высшее, по специальности «Экономика», окончил(а) [наименование вуза] в [год] (на основании диплома № ___ от ___)».

Вшивать вкладыш для этой цели не требуется! Вкладыш вшивается только при полном заполнении всех страниц раздела «Сведения о работе». Образование — это не работа, и для него не предусмотрено обязательное вшивание вкладышей.

Что насчет заочного, вечернего или очно-заочного обучения?

Запись об обучении в трудовую книжку не вносится даже при заочном или вечернем обучении, если оно не было организовано и оплачено работодателем.

Даже если работник получил диплом заочно — это не основание для записи в трудовой книжке. Исключение — только обучение по направлению работодателя (см. п. 2).

Ошибки, которых следует избегать

• Ошибка 1: Внесение записи об образовании до приема на работу — недопустимо. Запись возможна только после оформления трудовых отношений.
• Ошибка 2: Указание формы обучения (очная, заочная) в записи — необязательно. Это не требуется по закону, хотя иногда делается по традиции.
• Ошибка 3: Внесение записи на основании только диплома без заявления работника — неправомерно. Без заявления работника запись вносить нельзя, даже если у работодателя есть копия диплома.
• Ошибка 4: Использование вкладыша для записи об образовании — не требуется. Вкладыш вшивается только при заполнении раздела «Сведения о работе».

Почему важно правильно вносить запись об образовании?

Хотя запись об образовании не является обязательной, ее наличие может:

• упростить процесс трудоустройства в будущем — работодатели часто проверяют образование;
• помочь при оформлении пенсии — особенно если образование влияет на стаж (например, для педагогов, медработников);
• избежать споров при проверке трудовой книжки в органах соцзащиты, ПФР или суде.

Отсутствие записи не является нарушением закона, но может создать дополнительные трудности для работника.

Практический пример

Ситуация: Работник Иванов И.И. окончил МГУ по специальности «Юриспруденция» в 2024 году в очной форме. Он устроился на работу в ООО «Прогресс» в январе 2025 года. Он подал заявление о внесении записи об образовании.

Действия работодателя:

1. Получил заявление Иванова И.И. и копию диплома.
2. Издал приказ № 15 от «О внесении записи об образовании в трудовую книжку работника Иванова И.И;».
3. Внес запись на ьном листе трудовой книжки:

Образование: высшее

Профессия, специальность: Юриспруденция

На основании диплома о высшем образовании № 12345 от , выданного Московским государственным университетом им. М.В. Ломоносова.

Запись заверена печатью и подписью кадровика.

Запись об очном обучении в трудовую книжку — это не обязательное, но возможное действие. Она вносится:

• только по инициативе работника;
• только после приема на работу;
• на основании заявления и документа об образовании;
• на ьном листе или в разделе «Сведения о работе»;
• без указания формы обучения (очная/заочная — необязательно).

Если обучение было организовано и оплачено работодателем, запись обязательна. В остальных случаях, по желанию работника.

Важно помнить: Неверное внесение записей в трудовую книжку может привести к признанию документа недействительным, штрафам со стороны Государственной инспекции труда и проблемам при оформлении пенсии. Поэтому всегда действуйте строго по закону и с письменным согласием работника.

Если вы, работодатель — рекомендуем разработать внутренний регламент по внесению записей об образовании и обучении, чтобы избежать ошибок и унифицировать подход в кадровом отделе.

Если вы — работник — не стесняйтесь подавать заявление о внесении записи об образовании. Это ваше право, и оно может пригодиться в будущем.