Запись о награждении почетной грамотой в трудовой книжке работника является одним из видов сведений о поощрении за трудовые заслуги. Правильное оформление такой записи важно как для самого сотрудника (подтверждает его профессиональные достижения), так и для работодателя (выполняет требования трудового законодательства). Ниже подробно рассмотрен порядок внесения сведений о почетной грамоте, нормативная база, типичные ошибки и ответы на часто задаваемые вопросы.

Нормативная база

• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда РФ от № 69) – пункт 25 определяет, какие сведения о награждении подлежат внесению в трудовую книжку.
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (раздел 4) – содержит пошаговый алгоритм внесения записей о поощрении.
• Ответы Роструда (Онлайн‑инспекция.РФ) – например, вопрос 225558 от 10 июля 2025 г. подтверждает необходимость внесения сведений о почетных грамотах, нагрудных знаках, значках и дипломах.
• Письма и разъяснения Минтруда РФ о порядке оформления дубликата трудовой книжки при её утере (см. материал от 18 декабря 2025 г.).

Согласно пункту 25 Порядка, в трудовую книжку вносятся сведения о награждении за трудовые заслуги, включая:

1. почетные грамоты;
2. нагрудные знаки и значки;
3. дипломы;
4. иные поощрения, установленные нормативными актами работодателя.

Когда запись о почетной грамоте обязательна?

Запись вносится, если:

• грамота выдана за трудовые достижения (например, за выполнение производственного плана, внедрение рационализаторского предложения, длительную безупречную работу и т.п.);
• награждение проведено работодателем (текущим или предыдущим) либо иной организацией, но факт награждения подтверждается документально (приказ, распоряжение, постановление и т.д.);
• работник предоставил копию документа, подтверждающего факт награждения, заверенную текущим работодателем (или предыдущим, если грамота получена у другого работодателя).

Если грамота получена за участие в конкурсе, не связанном с трудовой деятельностью (например, «Мисс цеха»), запись в трудовую книжку не вносится, поскольку она не относится к трудовым заслугам.

Порядок внесения записи о почетной грамоте

Согласно разделу 4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, запись оформляется последовательно в следующих графах раздела «Сведения о награждении»:

Пример заполнения:

Графа 1: 7
Графа 2: 
Графа 3: Общество с ограниченной ответственностью «ТехноПром» (ООО «ТехноПром»)
Графа 4: Почетная грамота № 45 от за внедрение энергосберегающей технологии
Графа 5: За значительный вклад в снижение энергопотребления производства на 15 %

Если у работника несколько наград (например, почетная грамота и памятная медаль), каждая награда оформляется отдельной записью с собственным порядковым номером.

Особенности и типичные ошибки

• Отсутствие приказа. Если грамота вручена без формального приказа (например, только вручена грамотой на торжественном мероприятии), запись всё равно возможна, но необходимо приложить копию грамоты, заверенную работодателем, и указать в графе 4 номер и дату самой грамоты.
• Неправильная нумерация. Номер записи должен следовать за последней уже внесённой записью в разделе «Сведения о награждении». Начинать numeration с «1» каждый раз – ошибка.
• Смешивание разделов. Сведения о награждении вносятся только в раздел «Сведения о награждении»; запись в разделе «Сведения о работе» недопустима.
• Незаверенные копии. Копия документа, подтверждающего награждение, должна быть заверена подписью уполномоченного лица и печатью организации (если таковая имеется).
• Отказ работника. Трудовое законодательство не запрещает работнику отказаться от внесения записи о награждении, однако такая запись считается правомерной и полезной для трудовой истории; отказ не влечёт юридических последствий для работодателя, но может быть зафиксирован в личном деле сотрудника.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вносить запись о почетной грамоте, если работник уволился?

Да. Запись вносится в трудовую книжку до момента её выдачи на руки работнику (или до отправки дубликата). После увольнения запись всё равно остаётся в книжке.

Нужно ли ставить печать организации в графе 3?

Печать ставится не в графе, а в заверяющей надписи к копии документа, подтверждающей награждение. Сама запись в трудовой книжке печати не требует.

Что делать, если грамота получена от отраслевого союза, а не от работодателя?

Если грамота связана с трудовыми достижениями (например, за высокие показатели в отрасли), её можно внести, предоставив копию документа от союза, заверенную текущим работодателем.

Можно ли использовать электронную трудовую книжку для такой записи?

В электронной трудовой книжке (ЕТК) сведения о награждении вносятся в соответствующий раздел по тем же правилам, что и в бумажную форму.

Внесение записи о почетной грамоте в трудовую книжку – это не просто формальность, а важный элемент документирования профессиональной карьеры сотрудника. Соблюдение порядка, установленного Порядком ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по их заполнению, гарантирует законность записи и защищает права как работника, так и работодателя.

Основные шаги:

1. Получить копию документа, подтверждающего награждение (приказ, грамота и т.д.).
2. Завершить копию у текущего работодателя (при необходимости).
3. Определить порядковый номер следующей записи в разделе «Сведения о награждении».
4. Заполнить графы 1‑5 согласно образцу.
5. Проверить правильность заполнения и, при наличии сомнений, проконсультироваться с кадровой службой или юристом.

Следуя этим рекомендациям, вы избежите типичных ошибок и обеспечите корректное отражение трудовых достижений в трудовой книжке ваших сотрудников.