Запись о награждении (поощрении) в трудовую книжку — это важный документ, подтверждающий заслуги работника․ Неправильное оформление может привести к тому, что запись не будет иметь юридической силы․ В этой статье разберем, как и где вносить такие сведения, на основании каких документов и как исправлять ошибки․
Где вносятся сведения о награждениях?
В трудовой книжке существует специальный раздел — «Сведения о награждениях» (или «Сведения о поощрениях»)․ Он расположен после раздела «Сведения о работе»․
В электронные трудовые книжки (ЭТК) информацию о награждениях не заносят․ Данный раздел заполняется только в бумажных трудовых книжках тех сотрудников, которые подали письменное заявление о сохранении бумажного формата․ Для остальных информация об награждениях хранится в личных делах, но не отражается в ЭТК․
На основании какого документа вносится запись?
Запись делается только на основании официального документа, которым работник был награжден․ Это может быть:
- Приказ (распоряжение) работодателя (организации);
- Указ Президента РФ;
- Постановление Правительства РФ;
- Приказ федерального или регионального органа власти;
- Иной нормативный правовой акт․
Копия этого документа должна быть приложена к личному делу работника․
Структура записи: как заполнять каждую графу
В разделе «Сведения о награждениях» есть четыре графы․ Заполняются они следующим образом:
Графа 1: Порядковый номер
Проставляется номер записи в этом разделе․ Первая запись — №1, вторая — №2 и т․д․․ Нумерация ведется непрерывно․
Графа 2: Дата внесения записи
Указывается дата, когда запись фактически вносится в книжку․ Это может быть дата приказа о награждении или более поздняя дата, когда работник предъявил документ․ Формат: ДД․ММ․ГГГГ․
Графа 3: Сведения о награждении
Это самая важная графа․ В ней нужно указать:
- Кто наградил: полное наименование организации (например, «Общество с ограниченной ответственностью «Вектор»»), а также его сокращенное название, если оно есть (например, «ООО «Вектор»»)․
- За что наградили: краткое и точное указание вида награждения и основания․ Например: «Награжден Почетной грамотой за многолетнюю безупречную работу и высокие производственные показатели»․
Графа 4: Наименование и номер документа, на основании которого внесена запись
Указываются все реквизиты документа-основания:
- Вид документа (Приказ, Указ, Постановление);
- Номер документа;
- Дата документа;
- Название организации/органа власти, его выпустившего․
Пример: «На основании Приказа ООО «Вектор» от № 145-к»․
Пример заполнения раздела «Сведения о награждениях»:
| № п/п | Дата внесения | Сведения о награждении | Наименование и номер документа |
|---|---|---|---|
| 1 | ООО «Вектор» наградил Почетной грамотой за внедрение новой системы учета, повысившей эффективность отдела на 15%․ | Приказ ООО «Вектор» от № 145-к | |
| 2 | Министерство труда и социальной защиты РФ объявило Благодарность за активное участие в профессиональном конкурсе «Лучший кадровик-2023»․ | Благодарность Минтруда России от |
Особые случаи и типичные ошибки
Награждение, которое не внесли вовремя (например, в 1993 году)
Если награждение было получено давно, но запись в трудовую не была сделана, работодатель вправе внести ее в настоящее время․
Порядок действий:
- Найти копию документа-основания (приказа, удостоверения и т․д․)․
- Внести новую запись под следующим порядковым номером после последней существующей записи в разделе «Сведения о награждениях»․
- В графе 3 указать полные данные о награждении, как описано выше․
Не нужно делать ссылку на старую невнесенную запись․ Просто добавляете новую, актуальную запись на основании имеющегося документа․
Как оформить исправление ошибочной или недействительной записи
Если в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» уже есть неверная или недействительная запись (например, о награждении, которое было отменено), ее не зачеркивают и не исправляют․
Правильный порядок:
- После последней правильной записи вносится новая запись с следующим порядковым номером․
- В графе 3 пишут: «Запись за номером [X] недействительна»․
- Далее, следующим порядковым номером, вносят новую, верную запись об этом же или другом награждении (если оно действительно)․
Таким образом, в книжке сохраняется история изменений, и видно, какая запись утратила силу․
Какие награждения обязательно заносятся?
В раздел «Сведения о награждениях» заносятся все официальные государственные и ведомственные награды (ордена, медали, знаки отличия, почетные звания, грамоты, благодарности высокого уровня)․
Коллективный договор или локальный нормативный акт организации может предусмотреть и другие меры поощрения (например, «Лучший сотрудник месяца»), которые также подлежат обязательной записи в этот раздел, если они оформлены соответствующим приказом․
Правильное оформление записи о награждении в трудовой книжке — это забота как работодателя, так и самого работника․ Такая запись является официальным подтверждением заслуг и может учитываться при назначении льгот, повышении квалификации или трудоустройстве․ Всегда помните о необходимости документального основания (приказ/указ) и четком следовании структуре четырех граф․ При наличии ошибок, используйте механизм внесения записи о недействительности, а не зачеркивания․