Вопрос о том, можно ли оформить награждение работника в трудовой книжке задним числом, часто возникает у работодателей и кадровиков. В статье рассмотрим правовую основу, порядок внесения записей в бумажную и электронную трудовую книжку, а также ограничения, связанные с «задним» датированием.

Общие положения

Трудовая книжка (бумажная или электронная) – документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника. В ней могут отражаться:

• даты приема и увольнения;
• перемещения по должностям;
• выплаты и удержания;
• награждения, грамоты, благодарности и другие поощрения.

Запись о награждении вносится по инициативе работодателя на основании официального документа (приказа, указа, грамоты и т.п.).

Нормативно‑правовая база

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 71, 72) – определяет порядок ведения трудовой книжки.
2. Приказ Минтруда России № 3‑н от – вводит электронную трудовую книжку (ЭТК) и регламентирует её заполнение;
3. Постановление Правительства РФ № 381 от – перечень сведений, подлежащих внесению в трудовую книжку, включая сведения о награждениях.
4. Методические рекомендации «Заполнение раздела «Сведения о награждении» (КонсультантПлюс, 2023).

Важный момент: запись задним числом допускается только в случае, если дата награждения действительно предшествует дате внесения записи и документ, подтверждающий награждение, был выдан ранее. Фальсификация дат считается нарушением трудового законодательства.

Какие награждения вносятся в трудовую книжку?

В раздел «Сведения о награждении» (раздел 6) вносятся:

• почётные грамоты;
• наградные знаки, медали, ордена;
• благодарственные письма;
• другие официальные поощрения, предусмотренные нормативными актами предприятия.

Не включаются:

• неофициальные благодарности (например, «Спасибо» от руководителя без официального документа);
• награждения, выданные после увольнения (в этом случае запись делается в момент получения награды, но с указанием даты её получения).

Порядок внесения записи в бумажную трудовую книжку

1. Подготовка документа – приказ, решение, указ Президента, грамота и т.п. Дата и номер документа фиксируются.
2. Определение порядкового номера записи – в графе 1 ставится номер, следующий за последним в книге.
3. Заполнение графов (по образцу ГОСТ Р 7.0.97‑2016):
   • Графа 1 – порядковый номер записи;
   • Графа 2 – дата награждения (дд.мм.гггг);
   • Графа 3 – наименование организации‑наградодателя (полное и, при наличии, сокращённое);
   • Графа 4 – наименование награды и основание (указывается документ, на основании которого произведено награждение, с датой и номером).
4. Подпись работодателя – в графе 5 ставится подпись (должностное лицо, уполномоченное вносить записи) и печать организации;
5. Контроль – работник подписывает запись в графе «Подпись работника» (если это предусмотрено формой).

Внесение записи в электронную трудовую книжку (ЭТК)

ЭТК ведётся в системе Госуслуги и обновляется через Личный кабинет работодателя. Процедура аналогична бумажной, но имеет свои особенности:

• Запись вносится только уполномоченным лицом (директор, главный бухгалтер, специалист по кадрам).
• Для каждой награды необходимо загрузить скан или PDF оригинального документа (приказ, грамота).
• Дата награждения указывается в поле «Дата награждения», а дата внесения – автоматически фиксируется системой.
• Электронная система не позволяет «изменить» уже внесённую запись; исправление возможно только через запрос на корректировку с приложением подтверждающих документов.

Возможность записи задним числом: что разрешено, а что запрещено

Разрешено:

• Указать реальную дату награждения, если она предшествует дате внесения записи (например, награда выдана , а запись делается ).
• Внести запись в ЭТК после получения награды, но с указанием её фактической даты.

Запрещено:

• Фиксировать награждение, которое фактически не происходило (фальсификация).
• Указывать дату, предшествующую дате начала трудового стажа (это нарушает порядок хронологического ведения книги).
• Изменять уже внесённую запись без официального приказа о корректировке.

Нарушение может привести к дисциплинарной ответственности работодателя и признанию записи недействительной.

Пошаговая инструкция «записать награждение задним числом»

1. Убедитесь в наличии оригинального документа (приказ, грамота) с датой награждения.
2. Сформируйте приказ работодателя о внесении записи в трудовую книжку (в случае ЭТК – запрос в системе).
3. Определите порядковый номер записи – он должен быть следующим после последней записи в разделе «Сведения о награждении».
4. Заполните графы:
   • Графа 1 – номер записи;
   • Графа 2 – дата награждения (реальная, а не дата внесения);
   • Графа 3 – полное (и сокращённое) наименование организации‑наградодателя;
   • Графа 4 – название награды и ссылка на документ (например: «Приказ № 45 от »).
5. Подпишите запись (руководитель/уполномоченное лицо) и поставьте печать.
6. В случае ЭТК – загрузите скан документа и подтвердите запись в системе.
7. Сохраните копию приказа и подтверждающих документов в личном деле работника.

Образцы записей

Бумажная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка (пример формы в системе)

{
 "recordNumber": 7,
 "awardDate": "2024-03-15",
 "awardingOrganization": "ОАО «Северный металлургический завод» (ОАО «СМЗ»)",
 "award": "Почётная грамота «За выдающиеся достижения в производственной работе»",
 "basisDocument": {
 "type": "Приказ",
 "number": "45",
 "date": "2024-03-15",
 "file": "prikaz_45_20240315.pdf"
 }, "enteredBy": "Директор",
 "entryDate": "2024-04-20"
}

Последствия ошибок и способы их исправления

• Опечатка в дате – необходимо оформить поправочный приказ и внести новую запись с указанием «заменить запись № X».
• Пропуск записи (не внесли награждение) – можно добавить запись позже, указав реальную дату награждения, но с пометкой «добавлено после окончания трудового периода».
• Неправильный номер записи – исправление также производится через приказ о корректировке.
• В ЭТК корректировка производится через запрос в службу поддержки с приложением оригиналов документов.

Практические рекомендации

1. Всегда храните оригиналы документов о награждении в личном деле сотрудника.
2. Согласуйте с бухгалтерией и юридическим отделом приказ о внесении записи, чтобы избежать конфликтов.
3. При работе с ЭТК проверяйте, что загружаемый файл соответствует требованиям (PDF, не более 2 МБ, читаемый).
4. Не используйте «заднее» датирование для создания «плюсов» в стаже – это может быть квалифицировано как мошенничество.
5. Регулярно проводите аудит трудовых книжек (раз в полгода) для выявления пропусков и ошибок.

Запись о награждении в трудовой книжке может быть внесена задним числом, но только при условии, что дата награждения действительно предшествует дате внесения записи* и есть подтверждающий документ*. В бумажной форме запись делается вручную по установленному образцу, в электронной – через портал Госуслуг с загрузкой сканов. Любые попытки фальсификации дат запрещены законом и могут повлечь дисциплинарные и юридические последствия.

Соблюдая нормативные требования и следуя приведённым рекомендациям, вы сможете корректно оформить награждения сотрудников, не нарушая трудовое законодательство.

Дата публикации:  г. 18:05