С 2022 года в России действует Порядок ведения и хранения трудовых книжек, который регулирует переход работников на электронную трудовую книжку (ЭТК)․ Возникает вопрос: нужно ли вносить запись в бумажную трудовую книжку о таком переходе и как правильно оформить эту запись, чтобы она была признана законной?
Правовая основа
- Статья 66․1 Трудового кодекса РФ – работник имеет право получать сведения о своей трудовой деятельности в электронном виде․
- Постановление Правительства РФ от № 2079 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» (далее – Порядок) детализирует процедуру перехода и требования к записям в бумажных трудовых книжках․
- При отсутствии записи в бумажной трудовой книжке органы контроля (Трудовая инспекция, Фонд соцстрахования) могут признать действия работодателя нарушающими ТК РФ․
Почему запись обязательна?
Запись в бумажной трудовой книжке служит:
- Документальным подтверждением того, что работник официально запросил перевод сведений в электронный формат․
- Защитой интересов работника – в случае споров он может доказать, что переход был согласован и оформлен надлежащим образом․
- Контрольным элементом для проверяющих органов – без записи могут возникнуть вопросы о правильности ведения кадрового учета․
Как правильно оформить запись в трудовой книжке
Последовательность действий (для работодателя)
- Получить от работника письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (по статье 66․1 ТК РФ)․
- Зарегистрировать заявление в журнале учёта заявлений (указывается дата, номер регистрации)․
- Внести запись в бумажную трудовую книжку согласно образцу, указанному в Порядке․
- Подписать запись лицом, ответственным за ведение трудовых книжек, и поставить печать организации (если она предусмотрена внутренними регламентами)․
- Выдать работнику подтверждение о переходе (копию заявления, запись в книжке) и обеспечить доступ к ЭТК через портал Госуслуги или иной уполномоченный сервис․
Содержание записи
В соответствии с Порядком 2022 года запись должна включать четыре графы:
| Графа 1 | Графа 2 | Графа 3 | Графа 4 |
|---|---|---|---|
| Порядковый номер записи | Дата выдачи (или дата перехода) | Текст записи: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации» | Дата и номер регистрации заявления работника |
Подпись и печать
Запись обязательно заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек (обычно руководитель отдела кадров) и ставится печать организации (если у работодателя есть печать)․ Без подписи и печати запись может быть признана недействительной․
Образец записи в трудовой книжке
Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации․ Заявление № 2026‑04‑001 от г․ Подпись ______________________ (ответственный за ведение ТК) Печать ________________________
Подача заявления работником
- Заявление должно быть письменным (можно в электронном виде, если работодатель принимает такие документы)․
- В заявлении указываются ФИО, должность, подразделение, а также просьба о переводе сведений в электронный формат․
- Работник сохраняет копию заявления и получает подтверждение о его регистрации (регистрационный номер)․
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Отсутствие подписи ответственного лица | Запись может быть признана недействительной при проверке․ | Обязательно подпишите запись и поставьте печать․ |
| Неправильный текст записи | Несоответствие требованиям Порядка, возможные штрафы․ | Используйте точный формулировочный шаблон из Порядка․ |
| Не указать номер и дату заявления | Отсутствие ссылки на документ, затруднённый контроль․ | Записывайте номер и дату регистрации заявления․ |
| Не выдать работнику копию записи | Работник может не знать, что переход оформлен․ | Передайте копию записи вместе с подтверждением о переходе․ |
Возврат к бумажной трудовой книжке
По желанию работника, оформленного в соответствии с Порядком, возможен возврат к бумажному формату․ Процедура аналогична:
- Работник подаёт заявление о возврате к бумажной трудовой․
- Работодатель вносит в книжку запись о прекращении использования ЭТК и выдаёт бумажную книжку․
- Запись заверяется подписью и печатью, как и при переходе на электронный формат․
Важно помнить, что в период двойного учёта (и в ЭТК, и в бумажной книжке) работодатель обязан вести обе формы до полного завершения перехода․
Согласно действующему законодательству и Порядку ведения трудовых книжек, запись в бумажной трудовой книжке о переходе на электронную трудовую обязательна․ Она подтверждает законность перехода, защищает интересы работника и упрощает контроль со стороны надзорных органов․ Правильное оформление записи (полный текст, подпись, печать, указание номера заявления) позволяет избежать штрафов и споров․
Если ваш работодатель ещё не вносил такую запись, настоятельно рекомендуется обратиться в отдел кадров и потребовать её оформления в соответствии с вышеописанными требованиями․
Дата публикации: