С 1 января 2021 года в России действует порядок ведения электронных трудовых книжек (ЭТК). При этом бумажная трудовая книжка (ТК) остаётся обязательным документом, который работник получает на руки при увольнении. Вопрос о необходимости внесения записи о переходе на ЭТК в бумажную ТК при увольнении часто возникает у кадровых специалистов и бухгалтеров. Ниже – подробный разбор нормативной базы, практических рекомендаций и образцов оформления.

Нормативная база

• Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О трудовой книжке» – вводит понятие электронной трудовой книжки и регулирует порядок её ведения.
• Постановление Правительства РФ № 1512 от «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» (в редакции от  г. – Письмо Минтруда России № 14-2/В-150).
• Письмо Минтруда России от  № 14-2/В-150 – содержит разъяснения по оформлению записи о переходе на ЭТК.
• Приказ Минтруда России от  № 543н – уточняет сроки подачи сведений в Социальный фонд РФ (СФР) при переходе на ЭТК.

Когда требуется запись в бумажной ТК?

Согласно пункту 3 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (Постановление № 1512), при переходе работника на электронную форму ведения сведений о трудовой деятельности работодатель обязан:

1. Внести в бумажную трудовую книжку запись о подаче заявления работника о предоставлении сведений в электронном виде (или о самом переходе, если заявление подано заранее).
2. Выдать эту трудовую книжку работнику не позднее дня увольнения (или в день подачи заявления, если оно подано менее чем за три рабочих дня до увольнения).
3. Заверить запись подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек (кадровика, руководителя отдела кадров) и печатью работодателя (при наличии).

Таким образом, запись в бумажной ТК обязательна независимо от того, увольняется работник или продолжает работать у того же работодателя. При увольнении запись служит подтверждением того, что сведения о трудовой деятельности до момента перехода были оформлены на бумажном носителе, а дальнейшее ведение будет осуществляться в электронном виде.

Особенности оформления при увольнении

Сроки подачи заявления

• Если заявление о переходе на ЭТК подано за три и более рабочих дня до дня увольнения – запись вносится в обычном порядке, а трудовая книжка выдаётся в день увольнения.
• Если заявление подано менее чем за три рабочих дня до увольнения – запись всё равно делается, но трудовая книжка должна быть выдана не позднее дня увольнения (то есть в тот же день);

Содержание записи

Запись оформляется в соответствии с образцом, приведённым в Письме Минтруда России № 14-2/В-150. Основные элементы:

• Дата подачи заявления (или дата перехода, если заявление подано заранее).
• Формулировка: «В соответствии с заявлением работника от ___.__.____ г. о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде внесена запись о переходе на электронную трудовую книжку».
• Подпись ответственного лица и печать организации.

<p><b> г.</b> – В соответствии с заявлением работника Иванова Ивана Ивановича от г. о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде внесена запись о переходе на электронную трудовую книжку.</p>
<p><b>Подпись</b>: _____________________ / Петров П.П. (ответственный за ведение ТК)</p>
<p><b>Печать организации</b>: [печать]</p>

Что делать, если работник уже выбрал ЭТК при приёме на работу?

Если при приёме на работу сотрудник сразу указал желание вести трудовую книжку в электронном виде, запись о переходе всё равно делается в момент первого увольнения (или при первом запросе о выдаче бумажной ТК). В этом случае в бумажной ТК будет только одна запись – о переходе на ЭТК, а все последующие сведения о приёмах, переводах и увольнениях будут отражаться исключительно в электронном виде.

Ответственность за нарушение порядка

Несвоевременное или отсутствующее внесение записи о переходе на ЭТК может повлечь:

• административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб. для организаций);
• проблемы при назначении пенсии и социальных выплат, поскольку СФР получает сведения о трудовой деятельности из электронного реестра, а отсутствие подтверждающей записи в бумажной ТК может вызвать вопросы при проверке стажа.

Практический алгоритм для кадровой службы при увольнении

1. Получить заявление работника о переходе на ЭТК (если оно ещё не подано).
2. Внести запись в бумажную трудовую книжку согласно образцу (см. выше).
3. Заверить запись подписью ответственного лица и печатью организации.
4. Выдать трудовую книжку работнику не позднее дня увольнения.
5. В течение трёх рабочих дней после подачи заявления направить в СФР форму ЕФС‑1 о переходе на электронную трудовую книжку (Письмо Минтруда от  № 543н).
6. Обеспечить дальнейшее ведение сведений о трудовой деятельности исключительно в электронном виде (через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через ЭТК‑оператора).

Да, при переходе на электронную трудовую книжку обязательно необходимо сделать запись в бумажной трудовой книжке, включая случаи увольнения. Эта запись подтверждает факт перехода, обеспечивает преемственность между бумажным и электронным учётом трудовой деятельности и защищает как работника, так и работодателя от возможных споров и штрафных санкций. Соблюдение установленного порядка (сроки, содержание записи, заверение подписью и печатью, своевременная подача сведений в СФР) является ключевым условием корректного оформления перехода на ЭТК.

Статья актуальна на 22 мая 2026 года. Для уточнения отдельных положений рекомендуется сверяться с текущими редакциями нормативных актов и официальными разъяснениями Минтруда России.