В течение трудовой деятельности часто происходит переименование должностей – в результате изменения профстандарта, реорганизации подразделения, а иногда и по инициативе руководства. Чтобы сведения в трудовой книжке соответствовали текущим кадровым документам, необходимо внести соответствующую запись. В статье подробно рассматриваются правовые основы, порядок действий работодателя и работника, а также готовые образцы записей.
Правовая база
Оформление записей в трудовой книжке регулируется следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 57, 66) – определяет порядок ведения и хранения трудовых книжек.
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утверждён приказом Минтруда России от № 320н) – регламентирует форму записей, порядок их внесения и требования к документам‑основания.
- Федеральный закон «О профессиональных стандартах» – изменения в профстандарте могут стать основанием для переименования должности.
- Коллективный договор или локальные нормативные акты организации – могут уточнять порядок переименования.
Когда требуется запись о переименовании должности?
Запись в трудовую книжку обязательна, если:
- В справочнике должностей или в профстандарте изменилось официальное наименование должности.
- Организация провела реорганизацию (слияние, разделение, переименование подразделения), в результате чего изменилось название должности.
- Руководство изменило название должности по собственному усмотрению, но только с согласия работника (по соглашению сторон).
Если же изменение названия лишь косметическое и не отражается в официальных документах (приказах, штатных расписаниях), запись в книжку не требуется.
Кто инициирует внесение записи?
Инициатива исходит от работодателя. По статье 57 ТК РФ работодатель обязан вести трудовую книжку работника, вносить в неё все изменения, связанные с трудовыми отношениями, и обеспечивать их достоверность.
Пошаговый алгоритм внесения записи
Шаг 1. Подготовка приказа (или иного документа‑основания)
В приказе должны быть указаны:
- Номер и дата приказа (или решения, распоряжения).
- Наименование организации‑работодателя.
- Ссылка на нормативный акт, в котором изменено название должности (профстандарт, штатное расписание и т.п.).
- Точное формулирование старого и нового названия должности.
- Подпись руководителя и печать организации.
Шаг 2. Согласование с работником
Переименование должности допускается только по соглашению сторон (ст. 81 ТК РФ). Работнику предоставляют копию приказа, разъясняют, что изменение не влечёт изменения условий оплаты труда, графика и пр.
Шаг 3. Заполнение граф в трудовой книжке
Запись вносится в графу 4 («Записи о переменах в трудовых отношениях»). Формат записи:
Дата № приказа Должность (старое название) → Должность (новое название) Основание
Пример:
Приказ № 45‑2026 Медицинская сестра палатная → Медицинская сестра отделения Приказ № 45‑2026 от «О переименовании должностей в отделении терапии».
Шаг 4. Подпись работника
Работник ставит подпись в графе «Подпись работника», подтверждая согласие с записью.
Шаг 5. Архивирование документов
Копию приказа и согласие работника помещают в личное дело сотрудника; Это необходимо для подтверждения правомерности внесения записи.
Образцы записей
Переименование должности в соответствии с новым профстандартом
Запись в трудовой книжке:
Приказ № 12‑2026 Оператор колл‑центра → Специалист по клиентскому обслуживанию Приказ № 12‑2026 от «О внедрении нового профстандарта для сотрудников колл‑центра».
Переименование должности в результате реорганизации отдела
Приказ № 78‑2025 Инженер‑технолог → Инженер‑технолог по автоматизации Приказ № 78‑2025 от «О реорганизации отдела технологического обеспечения».
Переименование по инициативе руководства (с согласия работника)
Приказ № 33‑2024 Специалист по продажам → Менеджер по работе с клиентами Приказ № 33‑2024 от «О переименовании должностей в отделе продаж».
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1. Можно ли не вносить запись, если работник не согласен?
Нет. По статье 81 ТК РФ изменение названия должности возможно только по взаимному согласию. Если работник отказывается, должность сохраняется в прежнем виде, а переименование не оформляется.
Вопрос 2. Влияет ли переименование на стаж и пенсионные начисления?
Нет. Переименование – лишь изменение названия должности, а не её содержания. Стаж, тарифные ставки и пенсионные начисления остаются прежними, если не изменились условия труда.
Вопрос 3. Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись о приёме на работу с прежним названием?
Запись о переименовании делается отдельной строкой в графе 4. Старая запись о приёме сохраняется, а новая фиксирует изменение названия.
Ошибки, которых следует избегать
- Отсутствие ссылки на документ‑основание (номер и дата приказа).
- Неправильный порядок слов: следует указывать «старое название → новое название», а не наоборот.
- Не ставить подпись работника – запись считается недействительной.
- Заполнять запись в графе 3 (дата приёма) вместо графы 4.
- Не хранить копию приказа в личном деле – в случае проверки это будет нарушением.
Практический чек‑лист для работодателя
- Убедиться, что изменение названия должности зафиксировано в официальных документах организации.
- Подготовить приказ/распоряжение с указанием всех реквизитов.
- Получить согласие работника (подписать согласие).
- Внести запись в графу 4 трудовой книжки согласно образцу.
- Поставить подпись работника в графе «Подпись работника».
- Сохранить копию приказа и согласия в личном деле.
Переименование должности – обычная практика, но без правильного оформления запись в трудовой книжке может привести к несоответствию данных в кадровой документации, а в случае проверки – к штрафным санкциям для работодателя. Следуя описанному алгоритму, используя образцы записей и соблюдая требования Трудового кодекса и Порядка ведения трудовых книжек, вы гарантируете законность и прозрачность кадровых изменений.
Если у вас остались вопросы, рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации.