В процессе хозяйственной деятельности юридические лица нередко сталкиваются с необходимостью изменения своего наименования. Это может быть связано с реорганизацией, сменой организационно-правовой формы (например, из ЗАО в АО), ребрендингом или другими причинами. Поскольку трудовая книжка является основным документом, подтверждающим стаж и трудовую деятельность работника, любое изменение наименования работодателя должно_find_find_find_find_find_find_find_find_find_find_be в обязательном порядке отражено в этом документе.
В данной статье мы подробно разберем, как правильно внести запись о переименовании предприятия в бумажную трудовую книжку, какие графы заполнять, нужно ли ставить печать и допускается ли использование штампов.
Нормативная база
Основным документом, регламентирующим порядок ведения и хранения трудовых книжек, в настоящее время является Приказ Минтруда России от № 320н. Согласно пункту 10 данного Порядка, если за время работы сотрудника наименование организации изменяется, этот факт должен быть зафиксирован в его трудовой книжке.
Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЕФС-1), у многих работников сохраняются бумажные варианты. Поэтому кадровикам и бухгалтерам важно строго соблюдать актуальные правила их заполнения.
Когда вносить запись?
Запись о смене наименования компании вносится только после того, как новое название будет официально отражено в уставных документах организации и внесено в ЕГРЮЛ (Единый государственный реестр юридических лиц).
Основанием для внесения записи в трудовую книжку служит приказ (распоряжение) работодателя или иное решение (например, протокол общего собрания учредителей), изданное в связи с переименованием. Датой переименования в записи будет считаться дата вступления в силу соответствующих изменений в учредительных документах.
Пошаговая инструкция: как заполнить трудовую книжку
Согласно правилам, запись о переименовании вносится отдельной строкой после последней из имеющихся записей в разделе «Сведения о работе». Разберем заполнение по графам:
- Графа 1 (№ записи): Проставляется порядковый номер записи в продолжение сквозной нумерации; Например, если последняя запись о приеме на работу была под номером 5, то запись о переименовании будет номер 6.
- Графа 2 (Дата): Указывается дата переименования (дата государственной регистрации изменений в ЕГРЮЛ) арабскими цифрами. Формат: ДД.ММ.ГГГГ.
- Графа 3 (Сведения о работе): Вносится сама формулировка. Строго рекомендуется использовать следующий шаблон:
«Организация (старое наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)».
Пример 1: ЗАО «Весна» с 23 мая 2024 г. переименовано в АО «Весна».
Пример 2: ООО «Прометей» с 10 февраля 2026 г. переименовано в ООО «Прометей-Плюс». - Графа 4 (Основание): Проставляется реквизиты документа-основания, приказ (распоряжение) работодателя или иное решение, его дата и номер.
Пример: Приказ от № 24-к.
Важные нюансы заполнения
- Запись о переименовании не заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации. Заверяются только записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу.
- В графе 3 не нужно повторять должность сотрудника или его ФИО. Вносится информация исключительно о смене наименования юридического лица.
- Если в организации произошла не просто смена названия, а смена профиля деятельности (это также отражается в ЕГРЮЛ), запись делается по аналогичному принципу.
Использование штампа при массовом переименовании
Что делать, если численность персонала сменившей название организации велика, и вносить запись от руки во все бумажные трудовые книжки физически сложно? Законодательство допускает использование специального штампа.
Если организация изготавливает штамп с текстом переименования (например: «ООО «Строй-Инвест» с переименовано в ООО «Строй-Групп»»), то кадровый работник может просто проставить оттиск этого штампа в графе 3 отдельной строкой. Это значительно экономит время и минимизирует риск описок при ручном вводе. Порядковый номер и дату в графу 1 и 2, а также реквизиты приказа в графу 4 в этом случае необходимо внести от руки.
Что делать, если запись о переименовании пропущена?
На практике иногда встречаются ситуации, когда организация сменила название, а кадровый работник забыл внести соответствующую запись в трудовую книжку сотрудника. Ошибка может обнаружиться спустя месяцы или даже годы, когда работник увольняется или выходит на пенсию.
В таком случае пропущенную запись необходимо обязательно внести. Если работник все еще трудится в этой компании, запись вносится текущей датой, но с указанием фактической даты переименования и реквизитов старого приказа в графе 4. Если работник уже уволен, но запись не внесена, исправить ситуацию можно по месту работы, где произошло переименование, или по новому месту работы на основании официального документа (архивной справки, копии приказа) от прежнего работодателя.
Электронная трудовая книжка (ЕФС-1)
Не стоит забывать, что с 2021 года работодатели обязаны сдавать отчет ЕФС-1 в Социальный фонд России (СФР). При переименовании организации работодатель также должен своевременно передать актуальные сведения о смене наименования в электронном виде. Это гарантирует, что электронная трудовая книжка сотрудника будет соответствовать реальному положению дел, и пенсионный стаж будет учтен корректно.
Переименование предприятия — это юридический факт, который напрямую влияет на трудовой стаж сотрудников. Грамотное и своевременное отражение этих изменений в трудовой книжке исключает проблемы при назначении пенсии, подтверждении стажа или трудоустройстве на новое место. Главное правило — вносить запись отдельной строкой в графу 3 раздела «Сведения о работе» по утвержденному шаблону, не забывая указывать основание в графе 4.