Перевод сотрудника на другую должность — это важный кадровый процесс, который требует строгого соблюдения трудового законодательства. Одним из ключевых этапов этого процесса является правильное внесение записи в трудовую книжку работника. Ошибки в этом документе могут привести к проблемам с расчетом стажа и подтверждением трудовой истории. В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить перевод на должность в бумажной трудовой книжке, какие существуют виды переводов и на что обязательно нужно обратить внимание.
Что такое перевод и чем он отличается от перемещения?
В Трудовом кодексе РФ четко описано такое понятие, как перевод. Перевод, это перемещение работника внутри организации, в которой он работает, а также в другую организацию, без потери трудового стажа. Инициатором перевода может выступать как сам работник (по собственному заявлению), так и работодатель.
Очень важно отличать перевод от перемещения. Если должность работника не меняется, а меняется только его рабочее место (например, сотрудник переходит в другой кабинет или отдел при той же должности), закон квалифицирует это как перемещение. Запись о перемещении в трудовую книжку работника не вносят!
Виды переводов и особенности их оформления
Согласно ст. 66 ТК РФ, соответствующая запись о переводе на должность в трудовой книжке должна присутствовать только при условии, что новая работа является постоянной. Постоянные переводы условно можно разделить на два вида:
- Внутренний перевод — оформляется путем изменения условий рабочего контракта в пределах одного работодателя.
- Внешний перевод — переход работника в другую организацию.
Внутренний постоянный перевод
При внутреннем переводе сотрудник остается работать в той же компании, но на другой должности или в другом структурном подразделении. Для этого необходимо:
- Получить письменное согласие работника.
- Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.
- Издать приказ о переводе по форме работодателя.
- Внести запись в трудовую книжку.
Внешний перевод (в другую организацию)
При оформлении перевода работника из одной организации в другую трудовой договор заключается с первого рабочего дня, следующего за днем увольнения с предыдущей работы, если соглашением сторон не было предусмотрено иное. В этом случае:
- Прежний работодатель делает запись о прекращении трудового договора (например: «Уволен в связи с переводом на постоянную работу в организацию «Колосок», пункт 5 части первой статьи 77 ТК РФ»);
- Новый работодатель вносит запись о приеме на работу (например: «Принят на должность инженера в порядке перевода из организации «Заря»»).
Даже если работник переходит с одного предприятия на другое, за ним сохраняется право на переход на электронную трудовую книжку (ЭТК). Если работник решит вести ее в электронной форме, работодатель должен оформить бумажную трудовую книжку соответствующим образом (поставить отметку о подаче заявления о переходе на ЭТК и выдать бумажную на руки).
Правила внесения записи в трудовую книжку
Согласно пункту 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока.
Пошаговое заполнение граф в разделе «Сведения о работе»:
- Графа 1 (№ записи): Проставляется порядковый номер записи.
- Графа 2 (Дата): Указывается дата перевода арабскими цифрами (например, ).
- Графа 3 (Сведения о работе): Указывается место работы и должность, на которые был переведен сотрудник. Запись должна звучать так: «Переведен на должность [название должности] [название отдела, если необходимо]».
- Графа 4 (Основание): Указывается ссылка на приказ о переводе с датой и номером (например: «Приказ от № 45-к»).
Особенности перевода руководителя
Руководитель также может быть принят переводом из другой организации. В этой ситуации при оформлении трудовой книжки делается стандартная запись о приеме на работу, но с обязательным указанием того, что это перевод. Например, в графе 3 пишется: «Принят на должность директора в порядке перевода из ООО «Старта»».
Временный перевод: нужно ли вносить запись?
Часто возникает вопрос о временном переводе, например, для замещения временно отсутствующего работника. В этом случае оформляется согласие замещающего сотрудника на временный перевод, дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ о таком переводе. Работодатель также направляет уведомление работнику об окончании временного перевода. Однако запись о временном переводе в трудовую книжку не вносится! Помните, что записи делаются только о постоянных переводах.
Правильное оформление перевода на должность в трудовой книжке — это гарантия чистого трудового стажа сотрудника и отсутствие штрафов для работодателя. Главное правило: запись делается только при постоянном переводе, на основании приказа, и в строго установленные сроки (в течение недели). Чтобы при постоянном переводе оформить все необходимые документы правильно, рекомендуется использовать проверенные образцы документов и инструкции, а также специальные кадровые сервисы.