Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ Любое изменение в трудовых отношениях, включая перевод на другую должность, должно быть в ней отражено точно и в соответствии с действующими правилами․ С 1 января 2023 года в России действует новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда России от № 320н), который немного изменил правила заполнения․

В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить запись о переводе на другую должность в трудовой книжке, приведем актуальные образцы на 2026 год и ответим на ключевые вопросы․

Общие правила внесения записи о переводе

Запись о переводе на другую постоянную работу вносится в раздел «Сведения о работе» (раздел II) трудовой книжки․ Важно помнить несколько обязательных условий:

• Запись делается на основании приказа (распоряжения) работодателя, который является основанием для перевода․
• В записи должны быть указаны: порядковый номер записи, дата перевода (дата издания приказа), наименование новой должности и реквизиты приказа (дата и номер)․
• Запись должна быть свободной от исправлений, помарок и подчисток․
• Запись подписывается работником кадровой службы (или иным уполномоченным лицом) и скрепляется печатью организации․

Что указывать в графах записи?

В соответствии с формой трудовой книжки (вкладыша) записи о работе ведутся в таблицу со следующими графами:

1. № п/п — порядковый номер записи (указывается автоматически, в соответствии с предыдущей записью)․
2. Дата — дата издания приказа о переводе (день, когда сотрудник фактически приступил к новым обязанностям)․
3. Сведения о работе — здесь указывается суть изменения․ При переводе пишется: «Переведен(а) на должность․․․» и указывается полное наименование должности в соответствии со штатным расписанием․
4. Номер и дата документа, на основании которого внесена запись — указываются номер и дата приказа (распоряжения) о переводе․

Особенности оформления в разных ситуациях

Перевод в том же структурном подразделении (отдел)

Если сотрудник переводится на другую должность, но остается в том же отделе (например, из инженера в старшего инженера того же отдела), запись оформляется просто․

Образец записи:

1 | | Переведен на должность Старшего инженера отдела разработки | Приказ № 45-к от 
 

Перевод в другое структурное подразделение (отдел)

Если перевод сопровождается переходом в другой отдел, цех или управление, в графе 3 обязательно указывается и новое структурное подразделение․ Обычно сначала пишут наименование подразделения, а затем должность․

1 | | Переведен в Отдел маркетинга на должность Менеджера по рекламе | Приказ № 45-к от 
 

Перевод с изменением условий трудового договора

Если перевод связан с изменением существенных условий трудового договора (например, режим работы, место работы в другой населенный пункт), помимо записи о переводе, дополнительно оформляется запись об изменении условий договора или заключается новое соглашение․ В записи об этом также указывается номер и дата соответствующего приказа․

Временный перевод vs․ Постоянный перевод

Это ключевое различие, которое напрямую влияет на оформление записи․

Постоянный перевод

Это перевод на другую должность без ограничения срока․ Оформляется единой записью в трудовой книжке, как описано выше․ Трудовая книжка остается у работника, и новая запись заменяет старую․

Временный перевод

Это перевод на срок, не превышающий одного года (за исключением случаев, когда временный перевод осуществляется для замещения отсутствующего работника)․ Временный перевод не влечет изменения трудового договора․

Как это отражается в трудовой книжке? Запись о временном переводе не вносится в раздел «Сведения о работе»․ Информация о нем может быть отражена в вкладыше к трудовой книжке (если он ведется) или в личной карточке работника (форма Т-2)․ После окончания срока временного перевода сотрудник возвращается на прежнюю должность, и в трудовой книжке никаких изменений не происходит․

Важно! Если временный перевод по истечении срока превращается в постоянный, то в трудовую книжку вносится новая запись о постоянном переводе на эту же или иную должность с указанием даты, с которой он стал постоянным, и номера приказа․

Перевод при реорганизации организации

Если перевод осуществляется в связи с реорганизацией (смена наименования организации, слияние, разделение и т․д․), в записи указывается не только новая должность, но и новое наименование организации (если она изменилась)․

1 | | В связи с реорганизацией переведен в ООО "Новая Компания" на должность Руководителя проекта | Приказ № 45-к от 
 

Перевод к другому работодателю (ст․ 72․1 ТК РФ)

Это особый случай, когда трудовой договор переходит от одного работодателя к другому (например, при смене собственника имущества организации)․

Оформление: В трудовую книжку вносится запись об увольнении с предыдущего работодателя (по п․ 5 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ или по соглашению сторон) и запись о приеме на работу у нового работодателя․ Прямой записи «Переведен к другому работодателю» не делается․ Стаж сохраняется, но работодатель меняется․

Типичные ошибки при оформлении

• Неточное указание должности․ Должность должна быть указана полностью и точно в соответствии со штатным расписанием (например, «Ведущий специалист отдела продаж», а не просто «Специалист»)․
• Отсутствие ссылки на приказ․ Без номера и даты приказа запись считается неоформленной․
• Указание причины перевода в графе 3․ В графе 3 указывается только новая должность/подразделение․ Причина («в связи с․․․») может быть указана в графе 4 вместе с реквизитами приказа или вообще не указываться․
• Неверная дата․ Указывается дата издания приказа о переводе, а не дата фактического начала работы на новой должности (если они различаются)․
• Оформление временного перевода как постоянного․ Это ведет к искажению трудового стажа и условий труда․

Образец заполнения трудовой книжки (фрагмент) при переводе

Представим фрагмент раздела «Сведения о работе» для наглядности:

Правильное оформление записи о переводе в трудовой книжке — это залог юридической чистоты документа и защита прав как работника, так и работодателя․ Всегда сверяйтесь с действующим Порядком ведения трудовых книжек (Приказ Минтруда № 320н) и внутренними локальными актами организации․ При наличии сомнений консультируйтесь с юристом по трудовому праву․

Примечание: В статье использованы актуальные на 2026 год нормы и образцы․ При работе с конкретным случаем всегда проверяйте даты и номера нормативных актов․