Ведение трудовой книжки — одна из ключевых обязанностей работодателя в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ); Особое внимание следует уделять правильному оформлению записей о переводе работника на другую должность. Неправильно оформленная запись может привести к юридическим спорам, штрафам со стороны трудовой инспекции и нарушению прав сотрудника при оформлении пенсии, трудоустройстве или других кадровых процедурах.

Когда необходимо вносить запись о переводе?

Запись о переводе в трудовую книжку вносится только в случае постоянного перевода работника на другую должность у того же работодателя. Это регулируется пунктом 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утверждённой Приказом Минтруда России от № 69.

Важно понимать разницу между:

• Постоянным переводом, изменение должности, структурного подразделения или характера работы на постоянной основе (с внесением записи в трудовую книжку);
• Временным переводом — например, при замещении отсутствующего сотрудника, на срок до одного месяца (или до 6 месяцев по соглашению сторон — ст. 72.2 ТК РФ). Запись в трудовую книжку при временном переводе НЕ вносится!

Пример: Если сотрудник-бухгалтер временно замещает начальника отдела на 3 месяца — запись в трудовую книжку не делается. Но если после этого он официально переходит на должность начальника отдела — запись обязательна.

Основания для перевода

Перевод на другую должность возможен только при наличии:

1. Письменного согласия работника — за исключением случаев, предусмотренных ст. 72.2 ТК РФ (например, временный перевод по производственной необходимости, но не более месяца);
2. Дополнительного соглашения к трудовому договору — в котором указываются новые условия труда (должность, структурное подразделение, обязанности, оклад);
3. Приказа работодателя (форма № Т-5 или унифицированная форма по организации) — на основании которого вносится запись в трудовую книжку.

Как правильно оформить запись в трудовой книжке?

Запись вноситься в разделе «Работа по месту основной работы» в хронологическом порядке. Формат записи строго регламентирован:

Структура записи:

1. Номер записи — по порядку (следующий после предыдущей записи о приеме или предыдущем переводе);
2. Дата перевода — дата, указанная в приказе (не ранее даты подписания дополнительного соглашения);
3. Содержание записи — формулировка по образцу;
4. Основание — номер и дата приказа.

Образец записи:

№ 15 — 15 апреля 2026 года переведён с должности бухгалтера по учёту на должность главного бухгалтера в отдел бухгалтерского учёта, в соответствии с дополнительным соглашением к трудовому договору № 3 от и приказом № 45-к от .

Важно:

• Не используйте сокращения (например, «гл. бухг.» — только полное наименование должности);
• Указывайте точное наименование структурного подразделения (например, не «отдел», а «отдел бухгалтерского учёта и отчётности»);
• Если должность входит в ЕКС (Единый квалификационный справочник), можно указать код должности — это необязательно, но желательно для унификации;
• Запись должна быть подписана ответственным лицом (кадровиком или руководителем) и скреплена печатью организации (если она используется).

Что делать, если работник переводится в другое подразделение, но на ту же должность?

Если сотрудник остаётся на той же должности, но меняет структурное подразделение (например, с «бухгалтерия» на «финансовый отдел»), запись в трудовую книжку вносится, так как меняется место работы (условия труда). Формулировка будет такой:

№ 16, 20 апреля 2026 года переведён из подразделения «Бухгалтерия» в подразделение «Финансовый отдел» на должность бухгалтера по учёту, в соответствии с дополнительным соглашением к трудовому договору № 5 от и приказом № 52-к от .

Особые случаи

Перевод дистанционного работника

Если работник был принят на дистанционную работу, а затем переводится на офисную должность (или наоборот), запись в трудовую книжку вносится по общим правилам, с письменного согласия и на основании приказа и дополнительного соглашения.

Перевод с одновременным изменением системы оплаты

Если при переводе меняется система оплаты труда (например, с оклада на оклад + премии), это также фиксируется в дополнительном соглашении, а в трудовую книжку вносится только запись о новой должности. Детали оплаты не указываются в книжке — они отражаются в трудовом договоре.

Перевод из временного в постоянный

Если сотрудник был временно переведён, а затем его перевод стал постоянным, в трудовую книжку вносится одна запись о постоянном переводе с указанием даты, когда он стал постоянным. Запись о временном переводе не вносится и не аннулируется, так как её изначально не было.

Что НЕ нужно вносить в трудовую книжку?

• Записи о временных переводах (до 1 месяца или до 6 месяцев по соглашению);
• Информацию о повышении квалификации, курсах, аттестациях, это не перевод;
• Сведения о замещении должности в рамках должностных обязанностей (например, «временно исполняющий обязанности»);
• Переводы на другую организацию, это увольнение и приём на новую работу, а не перевод!

Что будет, если запись внесена неправильно?

Нарушение правил внесения записей в трудовую книжку может повлечь:

• Штрафы от Государственной инспекции труда (до 50 000 рублей для организации, до 5 000 рублей для должностного лица — ст. 5.27 КоАП РФ);
• Споры при оформлении пенсии — Пенсионный фонд может не засчитать период работы на новой должности;
• Проблемы при трудоустройстве, новый работодатель не сможет верно оценить квалификацию и опыт сотрудника;
• Исковые требования работника о восстановлении прав и компенсации морального вреда.

Рекомендации кадровому специалисту

1. Всегда требуйте письменное согласие работника на перевод — даже если он «сам хочет».
2. Составляйте дополнительное соглашение к трудовому договору, это основной юридический документ, на основании которого вносится запись.
3. Издавайте приказ до или в день перевода — он должен быть подписан и доведён до сведения работника под роспись.
4. Проверяйте формулировку записи по образцу Инструкции — не допускайте вольных толкований.
5. Сохраняйте копии всех документов (соглашение, приказ, согласие) не менее 75 лет — это требование законодательства о хранении трудовых книжек.
6. Не вносите записи от руки — если трудовая книжка бумажная, запись должна быть сделана печатным способом (шариковой ручкой чёрного цвета) или с использованием печатного устройства. Ручная запись допускается только при отсутствии технической возможности — и только в случае, если она читаема и не содержит исправлений.

Правильное оформление записи о переводе на другую должность — это не формальность, а важный элемент защиты прав работника и соблюдения трудового законодательства. Каждая запись в трудовой книжке — это юридически значимый документ, который может использоваться в суде, при оформлении пенсии, при проверке трудовой инспекцией.

Помните: «Перевод — это не просто смена должности, это изменение условий трудового договора». И любое изменение условий требует письменного согласия, документального оформления и точной фиксации в трудовой книжке.

Соблюдайте правила — и вы защитите себя, свою организацию и сотрудников от ненужных рисков и конфликтов.

Важно! С 10 июня 2026 года в Украине бумажные трудовые книжки полностью заменяются электронными. В России же на 2026 год бумажные трудовые книжки остаются обязательными, если работник не подал заявление о ведении электронной трудовой книжки (ст. 66.1 ТК РФ). Уточняйте предпочтения сотрудника при приёме на работу!