Дата актуализации:  г.

Содержание

1. Законодательная база и новые правила (с 1 сентября 2021 г.)
2. Когда обязательна запись о переводе?
3. Виды переводов: постоянный vs временный
4. Пошаговый порядок оформления
5. Образец записи в трудовую книжку
6. Электронные трудовые книжки (ЭТК)
7. Типичные ошибки и как их избежать
8. Часто задаваемые вопросы

Законодательная база и новые правила (с 1 сентября 2021 г.)

С 1 сентября 2021 г. все записи в трудовой книжке‚ в т.ч. запись о переводе‚ вносятся по новому Порядку ведения и хранения трудовых книжек‚ утверждённому приказом Минтруда России № 320н от  г.

Ключевые положения:

• Запись делается не позднее пяти рабочих дней со дня фактического начала работы в новом подразделении (п. 9 Порядка).
• Для постоянного перевода обязательна запись в раздел «Сведения о работе»; для временного – запись не требуется‚ но может быть сделана по желанию сторон.
• Запись в трудовую книжку должна базироваться на приказе работодателя (или распоряжении) и‚ при необходимости‚ на дополнительном соглашении к трудовому договору.

Когда обязательна запись о переводе?

Запись в трудовую книжку обязательна‚ если перевод соответствует одному из следующих критериев:

1. Перевод на другую постоянную должность (ст. 66 ТК РФ).
2. Перевод в другое структурное подразделение организации с изменением функций‚ даже если название должности осталось тем же.
3. Перевод в другую организацию в рамках реорганизации (слияния‚ присоединения) – запись делается со ссылкой на решение реорганизации.

Если перевод временный (например‚ замещение отсутствующего сотрудника) и срок не превышает одного года‚ запись в книжку не требуется‚ однако рекомендуется оформить внутренний приказ и‚ при желании‚ внести запись в ЭТК.

Виды переводов

3.1 Постоянный перевод

Сотрудник переходит на новую должность или в другое подразделение без указания конечного срока. Стаж сохраняется‚ а запись в книжку обязательна.

3.2 Временный (замещение) перевод

Перевод делается для выполнения конкретных задач (замещение‚ проектная работа). Запись в книжку не делается‚ но необходимо оформить приказ и‚ при желании‚ дополнительное соглашение.

3.3 Превращение временного перевода в постоянный

Если срок временного перевода истёк‚ а сотрудник продолжает работать в новом месте‚ необходимо оформить новый приказ о постоянном переводе и внести запись в книжку. Датой начала новой работы считается дата начала временного перевода.

Пошаговый порядок оформления перевода

1. Подготовка документов
   • Дополнительное соглашение к трудовому договору (если меняются условия труда‚ оклад‚ график).
   • Приказ (или распоряжение) работодателя о переводе.
   • Согласие работника (подписанное в дополнительном соглашении).
2. Утверждение приказа – согласование с руководителями подразделений и‚ при необходимости‚ с профсоюзом.
3. Подписание документов обеими сторонами (работодатель и работник).
4. Внесение записи в трудовую книжку
   • Запись делается в раздел «Сведения о работе» (стр. 3).
   • Заполняются поля: дата начала работы в новом месте‚ наименование организации‚ подразделения‚ должность‚ основание (приказ № … от …).
   • Запись вносится не позднее пяти рабочих дней после начала работы.
5. Обновление электронных сведений (ЭТК) – в случае наличия электронной трудовой книжки запись делается в системе в тот же срок.
6. Информирование сотрудника – предоставить копию приказа и‚ при необходимости‚ нового трудового договора.

Образец записи в трудовую книжку

Пример оформления записи о постоянном переводе в другое подразделение (по новому Порядку 2021 г.)

Важно: в графе «Основание» указывается точный номер и дата приказа‚ а также его название.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 1 января 2020 г. в России активно внедряется система электронных трудовых книжек. Оформление перевода в ЭТК происходит так же‚ как и в бумажной форме‚ но запись вносится в государственную информационную систему через:

• Личный кабинет работодателя в Госуслуги;
• Систему Электронный трудовой документ (ЭТД) от Минтруда;
• Сервисы сторонних провайдеров (Сбербанк‚ Тинькофф и др.)‚ если они интегрированы с ФГИС «Трудовая книжка».

Сроки внесения записи в ЭТК такие же – не позднее пяти рабочих дней с даты начала работы в новом месте.

Типичные ошибки и как их избежать

• Запись сделана позже установленного срока.
  Последствия: возможные споры о стаже‚ задержка в начислении пособий.
• Отсутствие ссылки на приказ.
  Запись считается неполной и может быть оспорена Пенсионным фондом.
• Неправильный формат даты (дд.мм.гггг).
  Используйте только официальный формат.
• Запись в новую страницу без указания номера предыдущей записи;
  Это усложняет проверку хронологии.
• Отсутствие подписи работника.
  Для постоянного перевода подпись обязательна.
• Запись о временном переводе в книжку.
  Это может привести к неверному учёту стажа.

Для контроля рекомендуется вести журнал кадровых перемещений и проводить ежеквартальную проверку записей в трудовых книжках.

Часто задаваемые вопросы

8.1 Нужно ли вносить запись‚ если перевод происходит внутри одного и того же подразделения‚ но меняются только функции?

Да. Если изменяется обязанность или квалификация‚ а не только временно‚ запись обязательна‚ так как это считается новым видом работы.

8.2 Как оформить перевод‚ если сотрудник переходит в другую юридическую форму (например‚ из ИП в ООО той же группы компаний)?

Требуется закрыть запись о работе в прежнем работодателе (увольнение) и оформить новый прием в новой организации. Запись о переводе в этом случае не делается.

8.3 Можно ли оформить перевод без дополнительного соглашения к трудовому договору?

Если перевод не меняет условия труда (оклад‚ график‚ место работы)‚ достаточно приказа. При изменении условий – обязательное дополнительное соглашение.

8.4 Что делать‚ если запись уже внесена с ошибкой?

Необходимо оформить поправку – приказ о внесении исправлений‚ подписать обе стороны и внести запись в новую страницу с указанием «исправление» и ссылки на оригинальную запись.

8.5 Как отразить в трудовой книжке перевод в другую организацию в рамках реорганизации?

Записывается реорганизационный приказ (например‚ «Перевод Иванова И.И. в ООО «Новый Партнер» в связи с реорганизацией ЗАО «Старый Партнер»»). При этом сохраняется непрерывность стажа.

Оформление перевода на новую работу в трудовой книжке – важный процесс‚ от которого зависят сохранность стажа‚ начисление пенсии и социальные выплаты. С 2021 года действуют новые правила‚ требующие точного соблюдения сроков и формулировок. Следуйте пошаговому алгоритму‚ используйте образцы записей и проверяйте документы на наличие типичных ошибок – и ваш кадровый процесс будет безупречным.

Помните: правильная запись в трудовой книжке – это гарантия прав работника и уверенность работодателя в законности кадровых действий.