Ведение трудовой книжки – важный элемент кадрового документооборота. Одна из самых частых записей в разделе «Сведения о работе» – это перевод сотрудника. В статье подробно рассмотрены правила оформления такой записи, типовые формулировки и готовые образцы, которые можно использовать в 2026 году.

Общие требования к записи о переводе

Согласно приказу Минтруда № 320н и последующим рекомендациям, запись о переводе должна содержать:

1. Порядковый номер записи (в графе 1).
2. Дата фактического начала исполнения новых обязанностей (в графе 2).
3. Наименование нового структурного подразделения, должность (профессию, специальность, квалификацию) (в графе 3).
4. Номер и дата приказа (распоряжения) о переводе (в графе 4).
5. При необходимости – указание основания (например, «на основании приказа № 123‑2025 от »).

Важно: запись делается в единственном экземпляре – в трудовой книжке сотрудника. При временном переводе запись делается только в случае, если перевод признаётся постоянным (см. раздел 3.3).

Порядок оформления записи

Запись вносится от руки (чёрной чернильной ручкой) в специально отведённые графы «Сведения о работе». Формат записи выглядит так:

Графа 1 – № записи: 5
Графа 2 – Дата начала: 
Графа 3 – Наименование: ООО «Технополис», отдел разработки, инженер‑программист
Графа 4 – Приказ: № 78‑2026 от 

Если перевод осуществляется в другую организацию (перевод в порядке перевода), в графе 3 указывается также название прежнего работодателя.

Типовые примеры записей о переводе

Перевод внутри одной организации (на другую должность)

Пример записи, когда сотрудник переводится из отдела «Техподдержка» в отдел «Разработка»:

6ООО «Альфа», отдел разработки, старший разработчик (специалист по Java)
Приказ № 45‑2026 от 

Перевод в другое подразделение той же компании (в другую местность)

7
ООО «Альфа», филиал г. Новосибирск, отдел продаж, менеджер по работе с клиентами
Приказ № 52‑2026 от 

Временный перевод, ставший постоянным

Сначала делается временный перевод без записи в трудовую книжку (оформляется допсоглашением). При признании постоянным вносим запись:

8
ООО «Бета», отдел логистики, координатор грузоперевозок
Приказ № 63‑2026 от 

Перевод в другую организацию (перевод в порядке перевода)

9
ЗАО «Гамма», отдел маркетинга, специалист по рекламе (перевод из ООО «Альфа», отдел продаж)
Приказ № 71‑2026 от 

Перевод на сокращённый рабочий день (временный перевод)

Для временного перевода на сокращённый график запись в трудовую книжку не требуется. Достаточно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ о сокращённом рабочем времени.

Часто задаваемые вопросы

• Нужна ли запись о переводе, если сотрудник переходит в другое подразделение без изменения должности? – Да. В графе 3 указывается новое подразделение, даже если должность осталась прежней.
• Можно ли использовать сокращённые формулировки типа «переведён в отдел X»? – Формулировка должна быть полной: «переведён в ООО «…», отдел …, должность …».
• Что делать, если приказ о переводе ещё не подписан? – Запись вносится только после подписания приказа; до этого в трудовой книжке фиксируется только запись о приёме на работу.
• Как оформить перевод, если сотрудник одновременно меняет квалификацию? – В графе 3 указываются обе новые характеристики: «инженер‑технолог (повышенная квалификация)».

Где скачать готовые образцы

Для удобства можно воспользоваться готовыми шаблонами, размещёнными в официальных ресурсах:

• Система «Кадры» – образы записей о переводе (обновлено 2026 г.)
• Портал Минтруда – раздел «Трудовая книжка. Образцы записей» (PDF, DOCX)
• Сайт trud-book.ru – бесплатные шаблоны с инструкциями.

Скачанные образцы можно распечатать и использовать как подсказку при заполнении трудовой книжки.

Запись о переводе в трудовой книжке – обязательный элемент кадрового документооборота, который влияет на страховой стаж и будущие пенсионные выплаты. Правильное оформление записи (полные данные, номер и дата приказа) гарантирует, что перевод не приведёт к потере трудового стажа.

Помните, что любые изменения в трудовой книжке должны быть подтверждены официальным приказом или распоряжением, а запись делается от руки чёрной чернильной ручкой. При соблюдении всех требований ваш сотрудник будет защищён в вопросах трудовых прав и социальных гарантий.