Обновлено: 21 мая 2026 года
Важно! Запись о поощрении работника в трудовую книжку — это не просто формальность, а важный документ, который подтверждает профессиональные достижения сотрудника.
Правильное оформление такой записи защищает права работника и обеспечивает прозрачность трудовых отношений.
Что говорит законодательство?
Согласно части 4 статьи 50 Трудового кодекса РФ, в трудовую книжку вносятся следующие сведения:
- о работнике;
- о выполняемой им работе;
- о переводах на другую постоянную работу;
- об увольнении работника и основаниях прекращения трудового договора;
- о награждениях и поощрениях за успехи в работе;
- иные сведения.
Основанием для внесения записи о поощрении является приказ (распоряжение) работодателя.
Какие виды поощрений вносятся в трудовую книжку?
В трудовую книжку заносятся следующие виды поощрений:
- Благодарность с занесением в трудовую книжку;
- Присвоение звания «Лучший по профессии»;
- Награждение почетной грамотой;
- Награждение ценным подарком;
- Награждение почетным знаком;
- Объявление благодарности;
- Другие виды поощрений, предусмотренные коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка.
Важно! Устные благодарности и поощрения, не оформленные приказом, в трудовую книжку не вносятся.
Порядок внесения записи о поощрении
Подготовка приказа
Работодатель издает приказ о поощрении работника. Приказ должен содержать:
- ФИО работника;
- Наименование поощрения;
- Основание для поощрения;
- Дата издания приказа;
- Подпись руководителя.
Поиск трудовой книжки
Сотрудник отдела кадров находит трудовую книжку работника в личном деле, которое хранится в сейфе.
Внесение записи
Запись вносится в специальный раздел трудовой книжки, который называется «Сведения о награждении (поощрении)».
Проверка и подпись
После внесения записи сотрудник отдела кадров и работник расписываются в трудовой книжке.
Как правильно оформить запись в трудовой книжке?
Запись о поощрении вносится в следующем порядке:
Пример записи:
В графе 1 проставляется порядковый номер записи (нарастающим итогом).
В графе 2 указывается дата поощрения (дата издания приказа).
В графе 3 указывается:
- Полное наименование организации;
- Сокращенное наименование организации (если имеется);
- Наименование поощрения (например, «Объявлена благодарность за добросовестный труд и высокие производственные показатели»).
Пример заполнения:
ООО «Современный бизнес»
Объявлена благодарность за добросовестный труд и высокие производственные показатели
Типичные ошибки при внесении записи
При оформлении записи о поощрении часто допускаются следующие ошибки:
- Отсутствие приказа — запись вносится без соответствующего распоряжения работодателя;
- Неправильная формулировка — запись не соответствует приказу;
- Отсутствие подписи — работник не расписывается в трудовой книжке;
- Неправильная нумерация — номера записей не следуют по порядку;
- Отсутствие даты — не указана дата поощрения;
- Неправильное наименование организации — не указано полное или сокращенное наименование.
Важно! Все записи в трудовой книжке должны быть внесены чернилами синего, фиолетового или черного цвета. Исправления и подчистки не допускаются.
Особенности внесения записи в электронную трудовую книжку
С 2020 года в России внедряется электронная трудовая книжка. Запись о поощрении вносится в электронный документ аналогично бумажной версии:
- На основании приказа;
- С соблюдением всех правил оформления;
- С обязательной фиксацией даты и подписи работника.
Работодатель обязан:
- Внести запись в электронную трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с момента издания приказа;
- Обеспечить доступ работника к его электронной трудовой книжке;
- Своевременно обновлять информацию.
Что делать, если запись внесена неправильно?
Если в трудовую книжку внесена неправильная запись о поощрении, необходимо:
- Обратиться к работодателю с заявлением об исправлении ошибки;
- Представить копию приказа, на основании которого была внесена запись;
- Получить новое корректное оформление записи.
Если работодатель отказывается исправлять ошибку, можно обратиться:
- В государственную инспекцию труда;
- В суд;
- В профсоюз (при наличии).
Образец приказа о поощрении
Общество с ограниченной ответственностью «Современный бизнес»
ПРИКАЗ
№ 45-к
г. Москва
15 мая 2026 г.
О поощрении Иванова Ивана Ивановича
На основании представления начальника отдела продаж Ивановой О.П. и в соответствии с Положением о поощрениях
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Объявить благодарность Иванову Ивану Ивановичу, менеджеру отдела продаж, за добросовестный труд и высокие производственные показатели;
- Внести соответствующую запись в трудовую книжку Иванова И.И.;
- Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Генеральный директор ________________ Петров П.С.
Запись о поощрении работника в трудовую книжку — это важный документ, который подтверждает профессиональные достижения и стимулирует дальнейшую работу. Правильное оформление записи защищает права работника и обеспечивает прозрачность трудовых отношений.
Для корректного внесения записи необходимо:
- Издать приказ о поощрении;
- Найти трудовую книжку работника;
- Внести запись в специальный раздел;
- Обеспечить подписание записи работником;
- Соблюдать все правила оформления.
Помните! Устные благодарности и поощрения без приказа не вносятся в трудовую книжку. Все записи должны быть оформлены в соответствии с законодательством.