Запись о поощрении в трудовую книжку – обязательный процесс, регулируемый Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утверждёнными Постановлением Правительства РФ от № 225. Ниже подробно рассматриваются все аспекты внесения сведений о награждениях и поощрениях.

Правовая основа

Нормативные акты

• Пункт 24 и 25 Правил ведения трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ от № 225;
• Ст. 105 ТК РФ (поощрения, премии, благодарности).

Что именно заносится?

В раздел «Сведения о награждении (поощрении)» вносятся только те виды поощрений, которые предусмотрены законодательством РФ и которые являются поощрением, а не частью заработной платы. К ним относятся:

• Государственные награды (ордена, медали, почётные звания).
• Награды Президента РФ, Правительства РФ, федеральных и региональных органов.
• Поощрения профсоюзов, органов местного самоуправления.
• Почетные грамоты, благодарственные письма, если они оформлены как официальное поощрение.

Записи о премиях, включаемых в заработную плату, в трудовую книжку не вносятся (см. разъяснение Минтруда от ).

Порядок внесения записи

Где находится нужный раздел

В любой форме трудовой книжки (бумажной или электронной) предусмотрен раздел «Сведения о награждении (поощрении)». Именно в этом разделе фиксируются сведения о поощрениях.

Как оформляется запись

1. полное название организации, в которой произведено поощрение.
2. Наименование поощрения: тип награды (например, «Почетная грамота», «З «За выдающиеся трудовые достижения»).
3. Основание: ссылка на приказ, решение или иной документ, подписанный руководителем.
4. Краткое описание заслуг: указание, за что именно работник был поощрен.

Пример заполнения

ООО «Пример» 
Почетная грамота Президента РФ
За выдающиеся результаты в реализации проекта
«Инновационный технопарк» (приказ № 123 от )

Особенности и распространённые ошибки

• Отсутствие свободного места. Если в разделе закончилось место, в книжке допускается дополнительный лист с отметкой «Приложение к разделу Сведения о награждении».
• Неправильный тип поощрения. Записи о премиях, являющихся частью заработной платы, не вносятся.
• Отсутствие документа‑основания. Без приказа или решения запись считается недействительной.
• Неправильная нумерация. В электронных книжках необходимо сохранять порядок хронологически.

Электронные трудовые книжки

С 2020 года многие организации переходят на электронные формы. В них процесс внесения записей аналогичен бумажной версии, однако:

• Запись о поощрении оформляется в специальном модуле «Награждения».
• Все изменения фиксируются в журнале правок, что упрощает контроль.
• Возможность автоматически генерировать отчёты о всех поощрениях за год.

Что даёт работнику запись о поощрении?

Включение сведений о поощрениях в трудовую книжку имеет несколько важных преимуществ:

• Подтверждение профессионального роста. При трудоустройстве в новой организации работодатель может увидеть официальные награды.
• Повышение доверия со стороны руководства. Официальные записи служат доказательством высоких результатов.
• Упрощение расчёта пенсии и других выплат. При расчёте страхового стажа и надбавок учитываются только официально зафиксированные поощрения.

Внесение записи о поощрении в трудовую книжку – обязательная процедура, регулируемая Правилами ведения трудовых книжек. Правильное оформление обеспечивает:

• Соответствие законодательству.
• Прозрачность и проверяемость всех наград.
• Доказательство профессиональных достижений сотрудника.

При соблюдении указанных правил и внимательном заполнении раздела «Сведения о награждении (поощрении)» работодатель и работник получают полную и достоверную информацию о всех видах поощрений, что способствует более эффективному управлению персоналом.