Трудовая книжка — это основной документ работника, который подтверждает его стаж, периоды работы и профессиональные достижения. Одним из важных разделов этого документа является внесение сведений о поощрениях. Правильное оформление записей о наградах и премиях не только повышает престиж сотрудника, но и может существенно повлиять на размер его будущей пенсии или присвоение почетных званий.
В данной статье мы подробно разберем, как правильно вносить записи о поощрениях в трудовую книжку в 2026 году, опираясь на актуальные нормативные акты (включая Приказ Минтруда России № 320н) и правила ведения трудовых книжек.
Какие поощрения вносятся в трудовую книжку?
Согласно действующему законодательству РФ, далеко не каждое поощрение должно быть отражено в трудовой книжке. В раздел «Сведения о награждении» вносятся только следующие виды записей:
- Государственные награды: ордена, медали, почетные звания РФ и СССР.
- Поощрения от имени Президента РФ, Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти: грамоты, дипломы, другие виды поощрений.
- Поощрения от имени органов власти субъектов РФ и органов местного самоуправления: если это предусмотрено законодательством соответствующего региона.
- Поощрения от работодателя: но только в случаях, когда это прямо предусмотрено коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка или отраслевыми соглашениями.
Важно! Обычные ежемесячные или квартальные премии, выплачиваемые всем сотрудникам, а также материальная помощь, как правило, не вносятся в трудовую книжку, если коллективным договором не установлено иное. Чаще всего в этот раздел попадают записи о награждении «Лучший работник года», «За высокие достижения в труде» и т.п.
Правила заполнения раздела «Сведения о награждении»
Записи в этот раздел вносятся на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя или нормативного акта государственного органа. Оформление должно строго соответствовать тексту документа-основания.
Основные требования к заполнению:
- Все записи вносятся чернилами черного, синего или фиолетового цвета (или печатным способом).
- Запрещено использовать сокращения (кроме общепринятых, таких как РФ, г., ул.).
- Даты указываются арабскими цифрами (день, месяц — двузначными, год — четырехзначными).
- Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (или кадровой службы).
Образец заполнения записи о поощрении
Рассмотрим конкретный пример. Предположим, что в ООО «Вектор» приказом генерального директора от 15 мая 2026 года № 45-к сотрудник Петров Иван Сергеевич награжден почетной грамотой и денежной премией за высокие производственные показатели.
В разделе «Сведения о награждении» (раздел 4 бланка трудовой книжки) запись будет выглядеть следующим образом:
| Графа 1 (№ записи) | Графа 2 (Дата) | Графа 3 (Сведения о награждении) | Графа 4 (Основание) |
|---|---|---|---|
| 1 | Награжден почетной грамотой и денежной премией за высокие производственные показатели по итогам работы за 2025 год. | Приказ от № 45-к |
В графе 3 указывается полное наименование награды и причина поощрения. В графе 4 — реквизиты приказа, на основании которого произведено награждение.
Алгоритм действий кадровика при внесении записи
Чтобы избежать ошибок и необходимости исправлений, следуйте пошаговой инструкции:
- Получите документ-основание. Это может быть копия приказа о награждении или выписка из него.
- Проверьте полномочия. Убедитесь, что данный вид поощрения предусмотрен локальными нормативными актами вашей организации для внесения в трудовую книжку.
- Заполните графу 1. Проставьте порядковый номер записи (сквозная нумерация в разделе).
- Заполните графу 2. Укажите дату издания приказа о награждении.
- Заполните графу 3. Впишите текст о награждении дословно или в сокращенном, но понятном виде, сохраняя суть.
- Заполните графу 4. Укажите наименование документа, его номер и дату.
- Заверьте запись. Ответственное лицо (инспектор по кадрам или руководитель) ставит свою подпись. При наличии печати организации (или отдела кадров) она также проставляется.
Частые ошибки и как их избежать
При заполнении раздела о поощрениях часто допускаются следующие ошибки:
- Внесение записей о премиях, не предусмотренных коллективным договором. Это может привести к признанию записи недействительной.
- Использование сокращений. Например, writing «пр-каз» вместо «приказ» запрещено.
- Отсутствие подписи или печати. Без заверения запись не имеет юридической силы.
- Несоответствие дат. Дата в трудовой книжке должна совпадать с датой приказа.
Если ошибка все же допущена, ее нельзя зачеркивать или замазывать корректором. Необходимо внести новую запись с указанием, что предыдущая запись под таким-то номером является недействительной, и затем (при необходимости) внести правильную запись.
Правильное ведение раздела о поощрениях в трудовой книжке, это признак высокой корпоративной культуры и уважения к достижениям сотрудников. В 2026 году, когда многие процессы переходят в цифровой формат (ЭТК), бумажные трудовые книжки сохраняют свою значимость, особенно для подтверждения стажа и особых заслуг перед государством или отраслью. Внимательно следуйте инструкциям, используйте актуальные бланки и образцы, чтобы документация вашего сотрудника была в идеальном порядке.
Помните: любая запись в трудовой книжке должна быть подтверждена соответствующим приказом организации.