Трудовая книжка, главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. Несмотря на постепенный переход на электронные форматы (ЕФС-1)‚ бумажная трудовая книжка по-прежнему остается актуальной и требует строгого соблюдения правил ведения‚ хранения и учета. Прием трудовой книжки от нового сотрудника — ответственная процедура‚ от правильности которой зависит достоверность стажа и отсутствие проблем при оформлении пенсии.
В 2026 году актуальные требования к работе с трудовыми книжками регулируются Приказом Минтруда России от № 320н‚ а также Постановлением Правительства РФ от № 1250. Старая Инструкция‚ утвержденная Постановлением Минтруда от № 69‚ утратила силу.
Основные нормативные документы
Прежде чем приступить к описанию процедуры приема‚ важно помнить‚ что все действия опираются на актуальную нормативную базу:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (устанавливает базовые права и обязанности);
- Правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ № 1250);
- Порядок заполнения трудовых книжек (утвержден Приказом Минтруда № 320н).
Шаг 1: Прием трудовой книжки от сотрудника
Когда новый работник приходит в организацию‚ он обязан предъявить трудовую книжку (если это не его первое место работы или если он не отказался от ее ведения в пользу электронной). Прием документа включает несколько важных этапов:
Проверка бланка и состояния
Кадровый специалист должен внимательно осмотреть документ:
- Целостность: страницы не должны быть порваны‚ разрисованы‚ залиты жидкостью так‚ что текст невозможно прочитать.
- Соответствие бланка образцу: бланки трудовых книжек менялись (образцы 1938‚ 1973‚ 2003 годов‚ а также вкладыши). Если сотрудник предъявляет бланк старого образца‚ он является действующим‚ и отказать в приеме нельзя.
- Защитные элементы: проверка на подлинность (особенно актуально для бланков 2003 года: серия‚ водяные знаки‚ шов).
Проверка имеющихся записей
Необходимо проверить все записи на предмет соответствия правилам заполнения:
- Даты‚ должности‚ названия организаций;
- Наличие порядковых номеров записей;
- Наличие подписей и печатей предыдущих работодателей (особенно записи об увольнении с последнего места работы — она должна быть закрыта).
Важно: Если в трудовой книжке есть незаверенные исправления‚ зачеркнутые записи (которые нельзя зачеркивать‚ например‚ в разделе «Сведения о работе»)‚ пустые строки между записями‚ об этом следует составить акт и уведомить сотрудника.
Шаг 2: Оформление трудовой книжки впервые
Если работник устраивается на работу впервые‚ обязанность по оформлению трудовой книжки лежит на работодателе. Согласно актуальным Правилам:
Оформление трудовой книжки работнику‚ принятому на работу впервые‚ осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
Бланк приобретается работодателем‚ работник возмещает его стоимость (если иное не предусмотрено локальными актами или коллективным договором).
Шаг 3: Внесение записи о приеме на работу
Запись о приеме на работу вносится в раздел «Сведения о работе» строго в соответствии с Приказом Минтруда № 320н.
Структура записи:
- Графа 1: Порядковый номер записи (сквозная нумерация).
- Графа 2: Дата приема на работу (арабскими цифрами: ДД.ММ.ГГГГ).
- Графа 3: В заголовке (без номера и даты) — полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под ним вносится запись о приеме с указанием структурного подразделения‚ должности‚ профессии‚ специальности‚ квалификации.
- Графа 4: Ссылка на документ‚ на основании которого внесена запись (обычно это приказ или распоряжение работодателя‚ его дата и номер).
Особенности заполнения при разных обстоятельствах:
- Прием в порядке перевода: В графе 3 обязательно делается отметка: «Принят(а) в порядке перевода из [наименование прежнего работодателя]».
- Срочный трудовой договор: При приеме по срочному договору в трудовой книжке не указывается‚ что работа временная. Запись делается по общим правилам.
- Присвоение нового разряда/квалификации: Вносится как новая запись в раздел «Сведения о работе» с указанием нового разряда‚ профессии или квалификации.
Шаг 4: Учет и хранение принятых трудовых книжек
Принятые от сотрудников трудовые книжки (а также чистые бланки) подлежат строгому учету. Для этого работодатель обязан вести:
- Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
- Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
В книгу учета вносятся данные о каждом принятом от работника документе: ФИО владельца‚ серия и номер книжки‚ должность‚ дата приема‚ реквизиты приказа. При увольнении работника в книге ставится его подпись‚ подтверждающая получение документа на руки.
Правила хранения:
- Трудовые книжки должны храниться в сейфах‚ металлических шкафах или специальных помещениях‚ исключающих доступ посторонних лиц и обеспечивающих сохранность от пожара и порчи.
- Выдача трудовой книжки на руки работнику в период действия трудового договора не допускается (за исключением случаев‚ когда оригинал нужен для предоставления в Социальный фонд России по заявлению работника).
- Уволенным работникам трудовые книжки выдаются в день увольнения (последний рабочий день) под роспись в книге учета и личной карточке.
Ответственность работодателя
За нарушение правил ведения‚ учета и хранения трудовых книжек работодатель несет ответственность:
- Материальная: Если по вине работодателя трудовая книжка была утеряна или испорчена‚ работодатель обязан выдать дубликат. Если это привело к потере стажа и невозможности оформить пенсию‚ работодатель возмещает работнику недополученный пенсионный доход.
- Административная: Нарушение трудового законодательства (в т.ч. правил ведения трудовых книжек) влечет штраф по ст. 5.27 КоАП РФ (для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей).
Правильный прием трудовой книжки — это не просто формальность. Это гарантия того‚ что стаж сотрудника будет учтен корректно‚ а работодатель избежит штрафов и судебных исков. В 2026 году строго следуйте Приказу Минтруда № 320н: не зачеркивайте неверные записи в разделе о работе‚ не оставляйте пустых строк‚ своевременно вносите записи о приеме и обязательно обеспечьте надежное хранение и учет документов в специальных книгах.