Запись о повышении квалификации работника – один из важных элементов трудовой книжки, который подтверждает профессиональный рост сотрудника и может влиять на карьерный рост, размер заработной платы и право на получение различных льгот. Ниже представлен пошаговый алгоритм действий, основанный на действующей Инструкции о порядке ведения трудовых книжек (Инструкция № 40) и официальных разъяснениях государственных органов (письмо Роструда ПГ/23192‑6‑1 от ).

Нормативная база

• Инструкция № 40 – основной нормативный акт, регулирующий ведение трудовых книжек.
• Письмо Роструда ПГ/23192‑6‑1 – разъясняет порядок внесения записей о повышении квалификации, в т.ч. при присвоении более высокого разряда, класса, категории.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 66) – устанавливает obligation работодателя вести трудовую книжку и вносить в неё сведения о работе и профессиональной подготовке.
• Постановление Правительства РФ № 320н (от ) – уточняет, что с запись о времени обучения на курсах повышения квалификации не является обязательной, однако запись о присвоении нового разряда/категории остаётся обязательной.

Таким образом, на текущую дату 22 мая 2026 г. обязательными являются:

1. Запись о присвоении нового квалификационного разряда, класса, категории, классного чина или уровня.
2. Ссылка на документ, подтверждающий повышение квалификации (приказ, сертификат, диплом и т.п.).

Когда запись вносится?

Запись вносится в следующих случаях:

• Работник прошёл курс повышения квалификации и получил новый разряд/категорию (например, с 3‑го на 4‑й разряд).
• Присвоение квалификационного уровня по профессиональному стандарту (например, «специалист 1‑й категории»).
• Если работник имеет трудовую книжку старого образца (до 1995 г.), в которой отсутствует раздел «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке» – сведения вносятся в раздел «Сведения о работе» по аналогии.

Если повышение квалификации не привело к изменению разряда/категории, запись о самом факте обучения не является обязательной (пояснение Роструда от и Письмо от ). Однако работодатель может внести такую запись по своему усмотрению, если считает её полезной для внутреннего учёта.

Какие документы необходимы?

Для внесения записи требуется:

1. Приказ (распоряжение) нанимателя о присвоении нового разряда, категории, уровня или о направлении на повышение квалификации.
2. Документ, подтверждающий прохождение обучения и результат:
   • Сертификат о повышении квалификации;
   • Диплом о присвоении квалификации;
   • Выписка из протокола аттестационной комиссии;
   • Иной документ, установленный образовательной организацией.
3. Трудовая книжка работника (или её вкладыш, если используется электронный формат).

Порядок внесения записи

1. Подготовка – кадровик проверяет наличие всех необходимых документов и сверяет данные (ФИО, дата рождения, номер трудовой книжки).
2. Определение места записи:
   • Если книжка нового образца (после 1995 г.) – в раздел «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке».
   • Если книжка старого образца – в раздел «Сведения о работе» (строка, следующая за последней записью о трудовой деятельности).
3. Формулировка записи – запись состоит из нескольких обязательных реквизитов:
   • Дата внесения записи (текущая дата).
   • Основание – номер и дата приказа (распоряжения) о присвоении разряда/категории.
   • Наименование документа, подтверждающего повышение квалификации (например, «Сертификат № 12345 от о повышении квалификации по программе «Управление проектами»»).
   • Содержание – указание присвоенного разряда, категории, уровня или квалификации.
4. Внесение записи – запись делается чернилами чёрного, синего или другого тёмного цвета (по новому порядку от допускаються световодостойкие чернила). Запись делается аккуратно, без исправлений; при необходимости ошибочную запись следует аннулировать актом об аннулировании записи.
5. Подпись и печать – запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печатью организации (если предусмотрено внутренними нормативными актами).

Пример записи в трудовую книжку

2026.05.22 Основание: Приказ № 45 от «О присвоении квалификационного разряда».
 Документ: Сертификат № 789012 от о повышении квалификации по программе
 «Современные технологии обработки данных» (80 академических часов).
 Присвоен разряд: 4‑й (повышен с 3‑го).

<p><strong>2026.05.22</strong> Основание: Приказ №<b>45</b> от «О присвоении квалификационного разряда».</p>
<p>Документ: Сертификат №<b>789012</b> от о повышении квалификации по программе
«Современные технологии обработки данных» (80 академических часов).</p>
<p>Присвоен разряд: <b>4‑й</b> (повышен с 3‑го).</p>

Особенности для трудовой книжки старого образца

Если у работника трудовая книжка выдана до 1995 г. и в ней отсутствует раздел «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке», то:

• Запись вносится в раздел «Сведения о работе» сразу после последней записи о трудовой деятельности.
• Формулировка остаётся той же: указывается основание, документ и присвоенный разряд/категория.
• Важно не смешивать записи о работе и о повышении квалификации в одной строке – каждая запись должна начинаться с новой строки и иметь собственный номер пункта (если ведётся нумерация).

Что делать, если запись не внесена?

Согласно разъяснениям Роструда (письмо от ), отсутствие записи о повышении квалификации не является нарушением трудового законодательства, если:

• Повышение квалификации не привело к изменению разряда/категории;
• Работник не предоставил документ, подтверждающий прохождение обучения.

Однако, если работник считает, что отсутствие записи ущемляет его права (например, при аттестации или при назначении на более высокую должность), он может:

1. Предоставить в отдел кадров копию документа о повышении квалификации;
2. Требовать внесения записи в соответствии с п. 50 Инструкции № 40;
3. При refusе обратиться в трудовую инспекцию или суд с требованием восстановить нарушённое право.

Электронные трудовые книжки

С в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЕТК). В ЕТК запись о повышении квалификации вносится в соответствующий раздел через личный кабинет работника на портале «Госуслуги» или через систему кадрового учёта работодателя. Порядок заполнения аналогичен бумажному варианту:

• Указывается дата события;
• Указывается номер и дата приказа;
• Прикрепляется скан документа о повышении квалификации;
• Указывается присвоенный разряд/категория.

После сохранения запись автоматически подписывается электронной подписью уполномоченного лица и становится доступной для просмотра работником и государственными органами.

Внесение записи о повышении квалификации в трудовую книжку – процедура, регламентированная Инструкцией № 40 и подтверждённая официальными разъяснениями Роструда. Основные моменты, которые необходимо помнить:

1. Обязательной является запись только при присвоении нового разряда, категории, уровня или классного чина.
2. Для записи требуются приказ о присвоении и документ, подтверждающий прохождение обучения.
3. Место записи зависит от образца трудовой книжки (раздел «Сведения о подготовке…» или «Сведения о работе»).
4. Запись делается чётко, без исправлений, заверяется подписью и печатью (или ЭП в случае ЕТК).
5. Если повышение квалификации не изменило разряд, запись не обязательна, но допускается по инициативе работодателя.

Соблюдение указанных правил обеспечит корректное ведение трудовой книжки, защитит права работника и упростит взаимодействие с государственными органами при подтверждении профессионального стажа и квалификации.

---

Информация актуальна на 22 мая 2026 года.