Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, его стаж, должности и причины прекращения трудовых отношений. Неправильное или неполное внесение записи о прекращении трудового договора может привести к серьёзным последствиям: отказу в назначении пенсии, невозможности трудоустройства на новое место, спорам с бывшим работодателем. В этой статье мы подробно разберём, как правильно вносить запись о прекращении трудового договора в трудовую книжку, какие основания для увольнения существуют, как формулировать записи и избегать типичных ошибок.

Правовая основа внесения записей в трудовую книжку

Все правила ведения и заполнения трудовых книжек регулируются:

• Трудовым кодексом РФ (статьи 66, 77, 81, 84.1);
• Положением о трудовой книжке, утверждённым Постановлением Правительства РФ от № 225;
• Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утверждённой Минтрудом России № 69.

Согласно ст. 84.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день прекращения трудового договора. При этом в неё вносится запись о причине увольнения с указанием пункта статьи ТК РФ, на основании которого произошло расторжение договора.

Основания прекращения трудового договора и соответствующие записи

Запись в трудовой книжке должна точно соответствовать причине увольнения. Ниже приведены наиболее распространённые основания и правильные формулировки записей.

Увольнение по инициативе работника (ст. 77 п. 3 ТК РФ)

Работник подал заявление об увольнении по собственному желанию. Запись должна быть сформулирована однозначно:

1. Графа 1 (номер записи): 15
2. Графа 2 (дата увольнения):
3. Графа 3 (основание): Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Важно! Не допускаются сокращения вроде «уволен по собственному» или «по желанию». Также нельзя указывать дату подачи заявления — только дату увольнения.

Увольнение по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ)

Это наиболее сложная категория, так как существует множество подпунктов. Примеры:

• Сокращение штата (п. 2 ст. 81): Уволен в связи с сокращением численности или штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
• Несоответствие должности (п. 3 ст. 81): Уволен по причине несоответствия занимаемой должности вследствие недостаточной квалификации, подтверждённой результатами аттестации, пункт 3 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
• Однократное грубое нарушение (п. 5 ст. 81): Уволен за однократное грубое нарушение трудовых обязанностей, пункт 5 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Важно! Всегда указывайте конкретный пункт статьи. Не допускается запись вида «уволен по инициативе работодателя» — это недопустимо и может быть признано нарушением.

Истечение срока трудового договора (ст. 77 п. 2 ТК РФ)

Это частый случай при работе по срочному договору. Запись должна быть точной:

1. Графа 1: 16
2. Графа 2:
3. Графа 3: Трудовой договор прекращён по истечении срока действия, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Важно! Не указывайте дату издания приказа или дату внесения записи — только дату окончания срока договора. Также не пишите «договор не продлён» — это не законная формулировка.

Прекращение договора по соглашению сторон (ст. 77 п. 1 ТК РФ)

Работник и работодатель пришли к взаимному согласию. Запись:

1. Графа 1: 17
2. Графа 2:
3. Графа 3: Трудовой договор прекращён по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Призыв на военную службу или в рамках частичной мобилизации (ст. 83 п. 1 ТК РФ)

В этом случае трудовой договор прекращается, а не приостанавливается. Запись:

1. Графа 1: 18
2. Графа 2:
3. Графа 3: Трудовой договор прекращён в связи с призывом на военную службу, пункт 1 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации

Важно! Некоторые работодатели ошибочно вносят запись о приостановлении договора — это неправильно. При призыве договор прекращается, а не приостанавливается. Приостановление — это временная пауза, а призыв — основание для окончательного расторжения.

Общие правила внесения записей

• Запись должна быть полной и точной. Нельзя сокращать формулировки, использовать разговорные выражения или аббревиатуры.
• Указание нормы закона обязательно. Без ссылки на статью и пункт ТК РФ запись считается недействительной.
• Дата, это дата увольнения. Не дата приказа, не дата подачи заявления, не дата внесения записи в книжку, только дата окончания трудовых отношений.
• Запись вносится на основании приказа об увольнении. Приказ должен быть оформлен до внесения записи, и его номер и дата должны совпадать с данными в книжке.
• Запись делается чётко, разборчиво, без помарок. Исправления в трудовой книжке допускаются только в строго установленном порядке (с указанием недействительной записи, новой записи и подписи ответственного лица).
• Запись заверяется печатью организации. Если организация не имеет печати — достаточно подписи руководителя и заверения печатью кадрового отдела (если она есть).

Ошибки, которые могут сделать кадровики

На практике чаще всего встречаются следующие ошибки:

1. Не указана ссылка на статью ТК РФ — запись признаётся недействительной.
2. Указана дата приказа вместо даты увольнения.
3. Использованы неофициальные формулировки: «уволен по собственному», «уволен по инициативе», «договор не продлён».
4. Запись о приостановлении договора при призыве — вместо прекращения.
5. Отсутствие подписи ответственного лица или печати.
6. Запись внесена не в день увольнения, нарушение срока выдачи трудовой книжки (ст. 84.1 ТК РФ).

Одна неверная строчка может привести к тому, что стаж не будет учтён при назначении пенсии, а работник — лишится права на пособие по безработице.

Что делать, если запись внесена неправильно?

Если ошибка обнаружена до выдачи трудовой книжки — её можно исправить, зачеркнув неверную запись и внесённой новой с указанием:

• «Запись № X недействительна»;
• Новая корректная запись;
• Дата исправления;
• Подпись ответственного лица (кадровика или руководителя);
• Печать организации.

Если книжка уже выдана — работнику необходимо обратиться к бывшему работодателю с просьбой о внесении исправлений. Работодатель обязан это сделать в течение трёх рабочих дней.

Особенности электронных трудовых книжек

С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). В них записи вносятся автоматически работодателем через систему ФСС или через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ. Правила внесения записей те же, что и для бумажных книжек. Главное отличие — отсутствие ручного заполнения и печатей. Все записи подтверждаются электронной подписью работодателя.

Работник может проверить свою ЭТК через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте ПФР.

Запись в трудовой книжке — это не просто формальность. Это юридически значимый документ, влияющий на:

• Начисление пенсии;
• Получение пособия по безработице;
• Приём на новую работу;
• Признание стажа для льгот и компенсаций;
• Защиту прав работника в суде.

Неверная запись может стоить человеку десятков тысяч рублей и нескольких лет стажа. Поэтому работодатели и кадровые службы обязаны соблюдать все требования законодательства с максимальной точностью.

Рекомендация: Всегда сверяйте формулировку записи с Инструкцией Минтруда № 69 и ТК РФ. Если сомневаетесь — проконсультируйтесь с юристом или в региональном управлении Трудовой инспекции.

Правильно оформленная трудовая книжка — залог спокойной карьеры и достойного будущего для каждого работника.