Переименование предприятия и изменение его организационно‑правовой формы — частый случай в бизнес‑практике. В России такие изменения требуют официального отражения в трудовых документах сотрудников‚ в частности в трудовой книжке. Ниже приведена подробная инструкция‚ как правильно оформить запись о переходе от закрытого акционерного общества (ЗАО) к открытому акционерному обществу (АО).
Что нужно знать о правовой основе
- Согласно статье 77 Трудового кодекса РФ‚ при изменении названия или организационно‑правовой формы работодателя работодатель обязан внести запись в трудовую книжку.
- Согласно приказу Минтруда № 123 от ‚ запись должна содержать полное название организации до и после изменения‚ а также дату перехода.
- При переходе от ЗАО к АО необходимо оформить протокол об изменении устава и получить решение о реорганизации от уполномоченного органа (например‚ от Совета директоров).
Необходимые документы
- Протокол об изменении устава (от 2026‑05‑01‚ если переход произошёл в 2026 году).
- Приказ о переходе от ЗАО к АО (с указанием даты перехода).
- Согласие сотрудника (письмо с подписью).
- Сведения о работе сотрудника (первый непустой ряд в разделе «Сведения о работе»).
- Если используется электронная трудовая книжка‚ необходимо подать заявление EFС‑1.
Пошаговый процесс внесения записи
Подготовка
Соберите все документы‚ подтверждающие переход. Убедитесь‚ что в них указана точная дата перехода и новое название организации.
Оформление приказа
Приказ должен содержать:
- Наименование организации до и после перехода.
- Дата перехода.
- Согласование с руководством и уполномоченными органами.
Запись в трудовой книжке
Внесите запись в третий столбец первой незаполненной строки раздела «Сведения о работе» (см. образец ниже). Запись должна выглядеть так:
Организация «ЗАО Весна» (преобразована в ОАО Весна) —
Важные детали:
- В строке «Наименование организации» укажите полное название до и после перехода.
- В столбце «Дата начала работы» укажите дату перехода.
- Подпишите запись ответственным за ведение трудовых книжек и сотрудником.
Обновление личной карточки
В личной карточке сотрудника также необходимо внести запись о смене названия организации. Это важно для корректного расчёта стажа и начисления отпусков.
Уведомление ФНС и Минтруда
Если переход сопровождается изменением юридического адреса или других существенных данных‚ необходимо уведомить ФНС и Минтруд. Для этого подайте заявление EFС‑1 (если используется электронная трудовая книжка) или заполните бумажный вариант.
Пример записи в трудовой книжке
| Наименование организации | Дата начала работы | Дата окончания работы | Подпись |
|---|---|---|---|
| Организация «ЗАО Весна» (преобразована в ОАО Весна) | — | ___________________ |
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли внести запись о переходе в трудовую книжку позже‚ чем через 30 дней после перехода? Да‚ но рекомендуется сделать это в течение 30 дней‚ чтобы избежать конфликтов с бухгалтерией и налоговыми органами.
- Нужно ли менять кодекс в электронном виде? При использовании электронных трудовых книжек необходимо подать EFС‑1.
- Что делать‚ если сотрудник уже получил отпуск после перехода? В разделе «Сведения о работе» укажите дату начала работы в новой форме организации‚ а в разделе «Сведения о стаже» — общее количество лет работы.
Где найти образцы и формы
- КонсультантПлюс – образцы записей в трудовой книжке‚ протоколы об изменении устава;
- МойДело – бесплатные шаблоны в формате Word и PDF.
- Минтруд – официальные инструкции по заполнению трудовых книжек.
Смена ЗАО на АО требует внимательного подхода к документам и своевременного отражения изменений в трудовой книжке. Соблюдение всех пунктов инструкции поможет избежать штрафов и конфликтов с сотрудниками. Если возникнут вопросы‚ обратитесь к юристу или в кадровую службу вашего предприятия.
Дата публикации: 23 Май 2026 г.