Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника․ При приёме на работу работодатель обязан внести в неё запись о начале трудовых отношений․ Ниже представлен подробный алгоритм, обязательные требования и готовый образец записи․
Когда делается запись о приёме на работу?
- При первом трудоустройстве гражданина (если у него ещё нет трудовой книжки)․
- При приёме на работу у нового работодателя (в случае перехода с одного места на другое)․
- При заключении срочного трудового договора, если продолжительность работы превышает пять дней․
Запись делается в день выхода сотрудника на работу (или в первый рабочий день после подписания трудового договора)․
Обязательные требования к оформлению записи
- Запись производится чернилами синего или чёрного цвета (не карандашом, не гелевой ручкой, если не разрешено внутренним регламентом)․
- Текст должен быть разборчивым, без исправлений и зачёркиваний․ При необходимости исправления делаются согласно правилам: ошибочная запись зачёркивается одной горизонтальной линией, рядом пишется правильный вариант, ставится подпись и дата исправления․
- В конце записи ставится подпись уполномоченного лица (обычно руководителя отдела кадров или директора) и печать организации (если она имеется)․
- Дата записи указывается в формате ДД․ММ․ГГГГ․
Структура записи о приёме на работу
Запись состоит из нескольких обязательных реквизитов:
- Номер записи – последовательный номер в трудовой книжке (например, 1, 2, 3 …)․
- Дата – день, месяц и год внесения записи․
- Информация о работодателе – полное наименование организации (как указано в учредительных документах) и её ИНН/КПП (по желанию, но часто указывается)․
- Должность – точное название занимаемой должности согласно штатному расписанию․
- Подразделение – отдел, служба, филиал (если предусмотрено внутренней структурой)․
- Вид трудового договора – срочный или бессрочный (указывается только если договор срочный)․
- Основание для приёма – номер и дата трудового договора, либо приказ о приёме на работу․
Образец записи в трудовой книжке
Ниже представлен типовой вариант оформления записи о приёме на работу․ Вы можете скопировать его и адаптировать под свою организацию․
Принят на работу в ООО «Ромашка» (ИНН 7701234567, КПП 770101001) Должность: инженер‑программист 1‑й категории Подразделение: отдел разработки программного обеспечения Трудовой договор № 45‑2026 от (бессрочный) Приказ № 12‑к от о приёме на работу Подпись: ___________________ /Иванов И․И․/ М․П․ (печать организации)
Примечание:
- Если трудовой договор срочный, после пункта 5 добавляется фраза «срочный трудовой договор на срок до »․
- В случае отсутствия печати организации ставится только подпись уполномоченного лица․
- Все поля разделены пробелом или дефисом для лучшей читаемости․
Особенности оформления при первом трудоустройстве
Если у сотрудника ещё нет трудовой книжки, работодатель обязан:
- Выдать новую трудовую книжку (бланк формы ТД‑1)․
- Заполнить ьный лист: ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность․
- Сделать первую запись о приёме на работу согласно образцу выше․
- Поставить подпись и печать организации․
После этого трудовая книжка передаётся сотруднику на руки (или хранится у работодателя, если ведётся электронный учёт)․
Особенности при переводе внутри организации
При переводе сотрудника на другую должность внутри той же организации запись о приёме не делается․ Вместо этого вносится запись о переводе (пункт «Переведён» с указанием новой должности, подразделения, даты и основания – приказа о переводе)․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года в России функционирует система электронных трудовых книжек․ При приёме на работу:
- Если сотрудник выбрал ведение ЭТК, работодатель передаёт сведения в ПФР через СЗВ‑ТД․
- Запись в бумажную трудовую книжку не делается (если сотрудник не запросил её ведение)․
- Если сотрудник ведёт обе формы (бумажную и электронную), то в бумажную вносится запись как обычно, а сведения одновременно направляются в ПФР․
Образец электронного извещения (СЗВ‑ТД) включает те же реквизиты, что и бумажная запись: дата приёма, должность, подразделение, номер и дата трудового договора․
Частые ошибки при оформлении записи и как их избежать
- Отсутствие номера записи – приводит к путанице при последующих внесениях․ Всегда начинайте с номера 1 и продолжайте последовательно․
- Неправильная дата – используйте фактический день выхода на работу, а не дату подписания договора, если они различаются․
- Сокращения без расшифровки – например, «инж․» вместо «инженер»․ Лучше писать полное наименование должности․
- Отсутствие печати или подписи – делает запись недействительной в случае спора․
- Исправления без оформления – любые изменения должны быть оформлены согласно правилам (зачёркнута одна строка, подпись, дата)․
Правильное оформление записи о приёме на работу в трудовой книжке – это не только формальность, но и гарантия законности трудовых отношений․ Следуя представленному алгоритму и используя приведённый образец, вы сможете избежать ошибок, обеспечить прозрачность документооборота и защитить интересы как работодателя, так и сотрудника․
Если у вас остались вопросы по конкретным ситуациям (например, приём на работу иностранного гражданина, оформление совместительства или работа по договору ГПХ), рекомендуется обратиться к локальным нормативным актам и консультироваться с юристом по трудовому праву․
Статья актуальна на май 2026 года․